zarządzanie komunikacją w projekcie - poprawa komunikacji w firmie Limpol

[Case study] Poprawa komunikacji w zespole projektowym – firma Limpol

Dobra komunikacja w zespole jest istotna szczególnie w przypadku gdy mówimy o komunikacji w zespole projektowym. Wdrożenie nowego produktu trwa kilka tygodni i angażuje większość działów firmy, a kiedy komunikacja między nimi jest nieskuteczna, obniża się efektywność całego procesu. Z takim wyzwaniem (usprawnienie komunikacji w zespole projektowym) zgłosiła się do nas  firma Limpol.

Spis treści
    Add a header to begin generating the table of contents

    Limpol działa na rynku od 25 lat i jest częścią polskiej grupy kapitałowej, w skład której wchodzą firmy z branży spożywczej, budowlanej i logistycznej. Jest jednym z większych i bardziej rozpoznawalnych importerów branży spożywczej w Polsce. Główną działalnością firmy jest bezpośredni import, eksport oraz handel artykułami spożywczymi. W plebiscycie Diamenty Miesięcznika Forbes, Limpol otrzymał tytuł laureata. Firma realizuje projekty, polegające na wdrażaniu nowych produktów do największych sieci spożywczych w Polsce, takich jak: Biedronka, Netto, Carrefour, Stokrotka i inne.

    Komunikacja w zespole projektowym - wyzwanie firmy Limpol

    Wdrożenie nowego produktu do sprzedaży to przynajmniej kilkutygodniowy cykl, który angażuje większość działów w organizacji. Konieczna jest komunikacja w zespole, ale też pomiędzy osobami z różnych działów oraz dostawcami zewnętrznymi.

    Brak jednej struktury realizowania projektu i rozproszenie komunikacji w firmie i poza nią powodowało zmniejszenie jej efektywności. Obniżało też potencjał zespołu zaangażowanego w produkt. Naszym celem było usprawnienie procesu zarządzania projektem wdrażania nowego produktu oraz zarządzania bieżącymi produktami.

    komunikacja w zespole projektowym - case study firmy Limpol

    Do tej pory komunikacja w zespole projektowym oraz przekazywanie informacji dostawcom odbywało się przy wykorzystaniu następujących narzędzi:

    • Wiadomości e-mail
    • Załączniki do wiadomości (pdf, xlsx i inne)
    • MS Sharepoint
    • Wewnętrzny chat firmowy
    • Spotkania osobiste
    • Wideokonferencje
    • Telefony

    Ta mnogość narzędzi pokazała nam potrzebę optymalizacji. Skuteczna komunikacja w zespole projektowym oraz pozostałymi osobami zaangażowanymi w projekt stała się naszym celem. Zdefiniowaliśmy go jako największe wyzwanie.

    Skuteczne zarządzanie komunikacją w projekcie - plan działania

    Pierwszy etap prac nad wprowadzeniem dobrej komunikacji w zespole to stworzenie planu i prace przygotowawcze.

    Zaczęliśmy prace nad optymalizacją komunikacji z poniższym planem:

    Plan projektu

    1. Prace przygotowawcze.
      • Szkolenie z metodyk zarządzania projektami i narzędzi do cyfrowej komunikacji interpersonalnej
      • Powołanie zespołu roboczego
      • Wyłonienie lidera / liderki projektu
    2. Mapowanie obecnego procesu wdrażania nowego produktu
    3. Analiza docelowego stack-u narzędziowego 
    4. Prace projektowe (pierwsza iteracja)
    5. Analiza efektów i zaplanowanie kolejnych kroków optymalizacji procesów biznesowych w firmie

    W pierwszym kroku rozpoczęliśmy kompletowanie zespołu roboczego. Wspólnie z managerami wyłoniliśmy listę potencjalnych uczestników projektu i sprawdziliśmy czy są zainteresowani wzięciem udziału w tej inicjatywie. Dla wielu osób była to pierwsza okazja do pracy w tak dużym, interdyscyplinarnym zespole. Finalny zespół był dość zdywersyfikowany. Udało nam się przekonać pracowników z różnych działów, pracujących w firmie kilka, a nawet kilkanaście lat i mających różne doświadczenia z projektami digital.

    Następnie przeprowadziliśmy szkolenie z podstaw metodyk projektowych oraz narzędzi do cyfrowego zarządzania projektami i komunikacji. Omawialiśmy podstawy metody agile w zarządzaniu projektem oraz oraz metodyki waterfall. Zdecydowaliśmy się działać iteracyjnie, w dużej mierze bazując na zwinnych metodykach, jednak w formie dość uproszczonej, aby framework nie przysłonił nam celu projektu. Zaraz po szkoleniu omawialiśmy dobre praktyki zarządzania projektami, aby zainspirować się do pracy.

    Podczas pierwszych spotkań roboczych naturalnie wyłoniła nam się liderka projektu, Magda – Manager Działu ds. Znakowania i Opakowań. Było to szczególnie pomocne, ponieważ Dział ds. Opakowań jest zaangażowany w proces praktycznie od samego początku. Kolejne kroki w projekcie realizowaliśmy już wspólnie z Magdą.

    Zależało nam na stworzeniu narzędzia, które odwzoruje schemat działania poszczególnych procesów, ułatwi komunikację wewnętrzną, ograniczy ilość wiadomości e-mail. Będzie bazą danych dla wszystkich pracowników, w jasny i logiczny sposób pokaże poszczególnym osobom niezależnie od etapu projektu, jakie są kolejne kroki procesu. Ułatwi przekazywanie zadań podczas urlopów oraz wdrażanie nowych pracowników w poszczególnych działach.

    Magdalena Cebula Senior Labelling & Packaging Manager, Limpol

    Wnioski z pierwszego etapu optymalizacji procesu zarządzania projektem

    Po pierwszym etapie prac potwierdziły się nasze obserwacje z analizy wstępnej – wyzwaniem była nieustrukturyzowana komunikacja w zespole, a wybór używanych narzędzi w dużej mierze zależał od zespołu który realizował wdrożenie danego produktu.

    Zauważyliśmy też, że obecne narzędzia do komunikacji w zespole projektowym nie były wykorzystywane w sposób, który wspiera efektywność komunikacji zespołowej i poprawia skuteczność pracy. Jednak pozytywną informacją było to, że mimo dużych wyzwań w codziennych projektach, pracownicy byli bardzo zmotywowani, żeby zmienić status quo i usprawnić sposób przekazywania informacji.

    W pierwszej kolejności w ramach zespołu roboczego zajęliśmy się procesem wprowadzania produktu na rynek, aby poznać silne strony procesu oraz te wymagające poprawy. Pracowaliśmy w relatywnie szerokiej grupie roboczej. Cały proces mapowaliśmy korzystając z podejścia BPMN (Business Process Model and Notation) w Miro podczas warsztatów, które odbywały się w formule spotkań. Projekt rozpoczęliśmy jeszcze przed pandemią. Zablokowanie możliwości spotkań na żywo nie wpłynęło na dynamikę naszego projektu.Bardzo szybko cały zespół przestawił się na model pracy zdalnej. 

    Kiedy zdefiniowaliśmy modelowy proces wprowadzania produktu, przeszliśmy do kolejnego kroku. 

    Umów się na rozmowę

    Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!

    Tomasz Nalewajk
    CONSULTANT

    Lepsza komunikacja w zespole - narzędzia do zarządzania projektami i nowy system komunikacji w firmie

    Przystępując do zarządzania komunikacją w projekcie ustaliśmy, że eliminacja komunikacji e-mailowej była ważnym punktem dla uczestników grupy projektowej. Systematycznie narastające zaległości na skrzynce e-mail zaliczali do czynników utrudniających skuteczną komunikację. Na zespół działało to bardzo demotywująco.

    Rezygnacja z wiadomości e-mail i przejście na model tworzenia zadań w narzędziu do zarządzania projektami miały też zmniejszyć ilości komunikacji skierowanej „do wszystkich” i zawęzić ją jedynie do poszczególnych członków zespołu zaangażowanych w projekt.

    Dopiero gdy mieliśmy poczucie, że struktura projektowa, którą mamy jest gotowa do pierwszej iteracji, zaczęliśmy szukać narzędzi. Na tym etapie wybór narzędzia nie był jeszcze wiążący. Pierwszy typem była Asana, jednak po dalszym researchu zdecydowaliśmy się dodać do listy mniej znaną platformę do zarządzania projektami online – Clickup.

    Ostatecznie wybór padł właśnie na Clickup, ze względu na możliwość praktycznie dowolnego dopasowania narzędzia do własnych potrzeb oraz atrakcyjny cennik. Jakie kryteria wyboru przyjęliśmy? Zależało nam na szybkości wdrożenia oraz skalowalności cennika przy wdrożeniu w całej organizacji. Podjęliśmy decyzję, aby korzystać z następującego zestawu:

    • Clickup – narzędzie do zarządzania projektami. To tam miały znaleźć się wszystkie informacje o projekcie
    • MS Sharepoint – źródło plików dla Clickup
    • MS Teams & spotkania – doraźna komunikacja członków zespołu

    Dużym wyzwaniem było zaplanowanie pracy nad projektem oraz zmotywowanie wszystkich do działania w terminach. Ponieważ była to nowa forma zarządzania projektami w organizacji wymagało to dużego nakładu dodatkowej pracy, zaangażowania, otwartości i cierpliwości od zespołu testowego. Wszystkim zależało na stworzeniu produktu, który będzie odpowiadał każdemu działowi w firmie, które często mają inną organizację pracy. Oczywiście w trakcie pracy pojawiały się wątpliwości czy uda się stworzyć produkt, który będzie odpowiedni dla wszystkich, ważne w tych momentach było zaangażowanie i chęć dalszego testowania. Starałam się motywować zespół pokazując zalety, korzyści z produktu oraz jak pozytywnie wpłynie to w późniejszym etapie na naszą pracę. Ponieważ było to dla mnie nowe doświadczenie bardzo pomocna była współpraca z konsultantem. Pokazanie schematu działania, jak pracować z zespole oraz wsparcie w trudnych momentach ułatwiło przejście pierwszego etapu pracy który był najbardziej skomplikowany i decydował, czy projekt będzie kontynuowany.

    Magdalena Cebula Senior Labelling & Packaging Manager, Limpol

    Efektywne zarządzanie projektem wdrożenia nowego produktu

    W kolejnym kroku razem z zespołem projektowym, opracowaliśmy pierwszą iterację modelowej struktury realizowanego projektu. Do tej pory informacje o danym produkcie krążyły w różnych kanałach, w dużej mierze jakość komunikacji i jej skuteczność zależała od nadawcy. Naszym celem było ustrukturyzowanie procesu wymiany informacji w środowisku pracy i poprawa komunikacji między członkami zespołu. Konieczne było stworzenie spójnego systemu nazewnictwa oraz kategoryzowania produktów, aby zarządzanie pięcioma produktami było równie wygodne i przejrzyste jak pięćdziesięcioma produktami.

    Wspólnie z zespołem stworzyliśmy prosty schemat, który pozwalał efektywnie zarządzać produktami w ramach platformy Clickup: 

    1. [produkt][sezon] – poziom SPACE
      1. [brand/whitelabel] – poziom FOLDER
        1. [nr.zamówienia] – poziom LIST

    Taka organizacji pozwoliła na efektywne zarządzanie projektami, prostą nawigację oraz skalowalność struktury. Każde narzędzie ma trochę inne podejście do organizowania treści, więc warto dobrze to przemyśleć, ponieważ zmiany struktury w trakcie trwania projektu są dość problematyczne.

    W pierwszej kolejności do projektu zaangażowaliśmy kilka działów, które wykazywały największe zainteresowanie oraz miały największy „pain” w ramach obecnego procesu. Wybraliśmy jeden nowy produkt, który niedługo miał zostać wdrożony u klienta i na jego przykładzie przeszliśmy cały proces zarządzania wdrożeniem. 

    Zdecydowaliśmy się na regularne spotkania statusowe i dzielenie się w ramach grupy roboczej pojawiającymi się wyzwaniami, aby adresować je na bieżąco i rozwijać projekt w sposób iteracyjny.

    Rozpoczynając projekt ważne jest aby wyrównać poziom wiedzy o zagadnieniu w ramach którego się poruszamy wśród wszystkich uczestników projektu. W naszym wypadku były to:

    optymalizacja procesów biznesowych w firmie -komunikacja w zespole projektowym
    • Metody zarządzania projektami oraz dobre praktyki
    • Korzystanie z cyfrowych narzędzi do komunikacji w zespole i w firmie

    Warto też pamiętać, że zmiana sposobu realizowania utrwalonych przez lata czynności zajmuje czas. Musimy mieć świadomość, że nie jest to projekt na kilka tygodni, ale na kilka miesięcy. Dodatkowo istotne jest zaangażowanie lidera projektu. Bez niego narzędzie do zarządzania projektami albo skutecznej komunikacji z zespołem zostaje tylko narzędziem i bardzo szybko wracamy do starych nawyków.

    Retro team meeting - czyli spotkanie podsumowujące etap projektu optymalizacji procesu biznesowego

    Po przejściu całego cyklu spotkaliśmy w gronie projektowym, aby podsumować pierwszy sprint. Podczas spotkania retro team, pojawiło się bardzo wiele wartościowych informacji zwrotnych płynących z zespołu.

    Na tej podstawie przygotowaliśmy kilka przydatnych wskazówek:

    • Systematyczność i elastyczność – regularne spotkania projektowe i obecność lidera projektu jest kluczowa. To daje członkom zespołu motywację w trudnych chwilach. Projekt bez lidera jest skazany na porażkę
    • Wsparcie w korzystaniu z nowego narzędzia – każde nowe narzędzie wdrażane w zespole ma pociągać za sobą dokładne  wdrożenie całego zespołu i indywidualnego podejścia. 
    • Wspólny cel – poczucie wspólnego celu i silny leadership wspierały zaangażowanie w projekt. 
    • Akceptowanie niepowodzeń – wizja celu oraz upór pomagały nie zniechęcać się drobnymi niepowodzeniami i realizować cel. W naszym przypadku było to: usprawnienie procesu zarządzania projektem i efektywna komunikacja w zespole.
    • Dobrze zdefiniowany problem – wszystkich denerwował brak zasad skutecznej komunikacji i nieefektywne komunikowanie się w ramach projektu. Zespół chciał to zmienić za wszelką cenę. 

    Wspólnie z zespołem zdefiniowaliśmy też obszary do poprawy, które były punktem startowym do kolejnego sprintu projektu.

    • Integracja z innymi używanymi narzędziami – czyli zautomatyzować powtarzalne zadania, tak, żeby więcej czynności było wymuszonych przez proces i działo się w tle bez angażowania pracowników.
    • Wyeliminowanie martwych obszarów procesu – jeżeli coś nie jest stosowane i nie wpływa na jakość projektu to trzeba to wyeliminujemy z procesu szybciej i zdecydowanie.
    • Szybsza dystrybucja wiedzy i dobrych praktyk – opracowanie sposobu na lepszy przepływ informacji i dzielenie się wiedzą oraz dobrymi praktykami  w ramach zespołu i organizacji. To duży krok w kierunku poprawy efektywności pracy zespołu.
    • Otwarty feedback – mówienie wprost, że coś nie jest dobrym pomysłem przyznawanie się do błędów i w razie konieczności powrót do poprzedniego stanu. Świadome eksperymentowanie i wyciąganie wniosków, czyli otwarta komunikacja i przekazywanie informacji zwrotnej, które jest ważnym elementem komunikacji. Zespołowi zależało na wprowadzeniu metod i zasad dobrej komunikacji.

    Efekty optymalizacji procesu biznesowego

    Podczas współpracy naszym celem była optymalizacja procesów biznesowych – usprawnienie zarządzania projektem wdrożenia nowego produktu i poprawa komunikacji w zespole, czyli wsparcie efektywnej pracy zespołu.  Dzięki efektywnej komunikacji członkowie zespołu pracują skutecznej i czują się lepiej w zespole oraz swoim miejscu pracy.

    Obecnie projekt jest w kolejnej fazie i organizacja realizuje go już bez naszego wsparcia. To było nasze założenie od początku współpracy. Stworzyć taką strukturę po stronie klienta, która będzie wspierać samodzielną realizację i zarządzanie projektem w zespole.

    Wdrożenie produktu było skuteczne i znacząco ułatwiło pracę w prawie wszystkich działach w firmie, które korzystają z produktu. Komunikacja dotycząca projektów w większości została przeniesiona do ClickUp. Praca nad produktem cały czas trwa, dodawane są nowe elementy. Co jakiś czas testujemy bieżące rozwiązania i zastanawiamy się nad aktualizacjami. Chcemy aby produkt cały czas się rozwijał i dostosowywał do naszej pracy. Dzięki współpracy z Qmatch udało się rozpocząć projekt i skutecznie kontynuować pracę nad produktem. Szkolenia, spotkania oraz wsparcie w trudnych momentach były bardzo pomocne i znaczące dla projektu.

    Magdalena Cebula Senior Labelling & Packaging Manager, Limpol

    Optymalizacja procesów biznesowych, w tym procesu komunikacji w zespole projektowym, zarządzania komunikacją w projekcie oraz w firmie w ogóle to część naszej codziennej pracy w ramach Qmatch. Jeśli komunikacja w zespole w Twojej firmie wymaga usprawnienia, umów się na bezpłatne spotkanie z naszym konsultantem.

    Umów się na bezpłatną konsultację
    Tomasz Nalewajk
    Consultant
    tomasz.nalewajk@qmatch.pl
    +48 783 338 700

    Jeśli w kalendarzu nie widzisz pasującego terminu, skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy poniżej.

    Napisz do nas

      Wyrażam zgodę na wysłanie moich danych w celu przetworzenia zapytania. Akceptuję fakt, iż podanie danych jest dobrowolne, oraz że przysługuje mi prawo do dostępu do swoich danych, możliwości ich poprawienia, żądania zaprzestania ich przetwarzania. Twoje dane przetwarzane będą przez QM Tomasz Pietrzak, ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa., która będzie przetwarzać Twoje dane wyłącznie w celu przeprocesowania Twojego zapytania i odpowiedzi na wszystkie nurtujące Cię pytania dotyczące naszej działalności.

      Psycholog organizacji, ekspert w zakresie zwiększania efektywności organizacji i zaangażowania zespołów – w obszarach twardych i miękkich. Trener, moderator i facylitator, który ma na koncie ponad 500 godzin warsztatów. Doradza zarówno zespołom, managerom, jak i C-level. Ponad 15 lat doświadczenia w biznesie na stanowiskach kierowniczych. Współzałożyciel Qmatch oraz platformy HR Tech mindoapp.io. Dodatkowo prowadzi prywatną praktykę psychoterapeutyczną.

      Realizował projekty dla takich marek jak BP Polska, CD Projekt, PAYBACK, Real Hypermarkets, BZ WBK, Google, Dekpol, 7R, Geotest, Limpol, Douglas.

      Przewiń do góry