Jak zaprojektować system premiowy, który sprawi, że pracownicy będą zmotywowani do działania? Jaka premia sprawi, że zaczną pracować z większą efektywnością i zaangażowaniem?
W artykule zebrałem najważniejsze informacje przydatne przy tworzeniu systemu premiowego oraz dobre praktyki, z których korzystamy na co dzień w naszej pracy. Możesz z powodzeniem wykorzystać je przy tworzeniu własnego systemu premiowego w firmie.
Systemy premiowania pracowników w firmach — badania
Badania Sedlak & Sedlak z 2021 roku przeprowadzone na próbie 75 przedstawicieli firm z obszaru HR pokazało, że w 27% firm obowiązują systemy premiowe uznaniowe, w 24% system oparty na celach, a w 17% nagrody roczne. Z kolei w 15% obowiązuje system prowizyjny, a w 11% premiowany jest udział w projektach.
Mówiąc o premiach uznaniowych warto wspomnieć o badaniu European Bonus & Sales Compensation Survey (Aon Hewitt). Płyną z niego wniosku, że premie nie działają, kiedy są uznaniowe, zasady ich przyznawania są niejasne, a beneficjentami jest wąska grupa osób.
System premiowania oparty na celach to bardzo popularna metoda w wielu firmach, zwłaszcza tych większych. Jednak zarządzanie przez cele, czyli tak zwane MBO (Management by Objectives) rodzi też pewne ryzyka i niekoniecznie sprawdzi się na każdym stanowisku. W przypadku stanowisk specjalistycznych lepiej premiować na przykład za konkretne zadania.
Jeśli natomiast chodzi o system prowizyjny — prowizję najczęściej można spotkać jako premie pracowników działu handlowego lub działu sprzedaży.
Rodzaje premii
Podział premii będzie różny zależnie od tego, jakie przyjmiemy kryteria, jednak na liście najczęściej spotykanych rodzajów premii znajdują się:
| premia uznaniowa | Kiedy premia ma charakter uznaniowy, decyzja o tym, czy wypłacać premię zależy każdorazowo od osoby zarządzającej (pracodawcy, managera). Zwykle jej wysokość i częstotliwość przyznawania nie jest konkretnie określona. |
| premia okolicznościowa | To dodatek przyznawany z okazji ważnych dla firmy wydarzeń (np. jubileusz) lub innych okoliczności (np. z okazji Bożego Narodzenia). |
| premia zadaniowa | Jej wysokość zależy od efektów działań pracownika i wypełnienia przez niego przyjętych kryteriów premiowania. |
|
dodatek funkcyjny (lub dodatek stażowy) |
W tym przypadku premia wynika z funkcji, jaką pełni pracownik (zwykle ma to zastosowanie w przypadku wysokich stanowisk w organizacji i wiąże się z szerokim zakresem odpowiedzialności) lub stażu pracy w firmie. |
| premia indywidualna | To docenienie indywidualnych wyników pracy pracowników. Jest uzależniona na przykład od realizacji założonego celu (cele indywidualne) lub określonych zadań. |
| premia zespołowa | W tym przypadku wysokość premii jest uzależniona od wyniku zespołu. Przyznawana jest za osiągnięcie określonych celów. |
Benefity okołofinansowe to na przykład:
- karty podarunkowe do konkretnych miejsc,
- system kafeteryjny,
- wszelkie wyjazdy i wycieczki,
- dodatkowy budżet na rozwój.
Wśród benefitów pozapłacowych można wymienić na przykład:
- dodatkowe dni urlopu,
- lepsze narzędzia do pracy (lepszy telefon, samochód, laptop),
- praca hybrydowa (lub praca zdalna),
- workation.
Warto pamiętać też o bieżącym docenianiu pracy i starań pracownika np. chwaląc go. To pomaga rozwijać relacje i pozytywnie wpływa na motywację pracownika.
Planujesz wdrożyć system premiowy do swojej firmy?
Pobierz za darmo e-book o tworzeniu systemu premiowego w organizacji “7 kroków do stworzenia skutecznego systemu premiowego”.
Jak stworzyć system premiowy?
W toku projektów realizowanych dla naszych klientów wypracowaliśmy praktyki i zasady, o których warto pamiętać przy budowaniu systemu premiowego.
Kierujemy się nimi zawsze, niezależnie od tego czy tworzymy system premiowy od zera, czy ulepszamy istniejący.
Pierwszym krokiem do stworzenia dobrze działającego systemu premiowania jest uznanie, że musi on wspierać realizację strategii firmy i dawać zwrot z inwestycji.
Celem dobrego systemu jest motywowanie pracowników na przykład do:
- realizacji celów istotnych dla firmy,
- osiągania lepszych wyników,
- popełniania mniejszej ilości błędów,
- postępowania zgodnie z ustalonymi zasadami.
I tutaj ważna uwaga. Premia powinna wpływać pozytywnie na wynik firmy, w takim rozumieniu, że realizacja celów czy zadań, powinna zwiększać wyniki firmy i tym samym, w planie minimum, pokrywać koszty premii. Żeby premia realnie się opłacała, jej koszty powinny być wyższe niż zyski wywołane z jej wprowadzenia.
Oczywiście nie zawsze da się dokładnie zmierzyć wpływ każdego aspektu pracy na wynik firmy, ale powinniśmy do tego dążyć.
Pierwszy krokiem przy projektowaniu nowego systemu premiowania powinno być określenie, które cele firmy nasz system premiowania ma wspierać. Brak jasno określonego celu sprawia, że każdy dział koncentruje się tylko na swoich obszarach.
Pracownicy chcą wiedzieć, za co konkretnie dostają premię i mieć możliwość wpływania na jej wysokość swoją pracą. Z psychologicznego punktu widzenia: jeżeli biegnę wyścigu, to chcę wiedzieć ile mam przebiec, gdzie jest meta i co mnie czeka na tej mecie.
Kiedy natomiast ktoś przychodzi i mówi: “Słuchaj, możesz dostać premię, ale ta premia zależy od tego, jak pracujesz, jak idzie w organizacji, od wyników innych pracowników działu. Raz na kwartał to ja decyduję, ile tej premii dostaniesz”. Wtedy w odczuciu pracownika otrzymanie premii jest trudne, być może uzna nawet, że wręcz niemożliwe. W takiej sytuacji pracownik nie wie też, gdzie dokładnie ma się starać i co zwiększy jego szanse na otrzymanie premii.
Zasady premiowania muszą być jasno określone. Cele (lub zadania do wykonania) muszą być zrozumiałe dla pracownika oraz mierzalne. Tak, aby wiedział, co konkretnie ma robić i w jaki sposób może zwiększyć swoją szansę na otrzymanie premii.
Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz naszemu konsultantowi. Podczas takiej rozmowy opowiemy w jaki sposób pracujemy i jak rozwiązaliśmy podobne wyzwaniami. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!
Warto jasno określić jaka jest podstawa premii. Jaka jest premia minimalna, a jaka maksymalna. Jeśli chodzi o podstawę to można spotkać kilka modeli:
- Podstawa to % wynagrodzenia (np. 20% wynagrodzenia rocznego).
- Podstawa to konkretna kwota.
- Podstawa to kwota uzależniona od np. wyniku firmy.
- Podstawa to % budżetu premiowego przewidzianego na cały dział czy zespół.
Dobór podstawy zależy od specyfiki danej firmy czy zespołu. Zawsze bezpiecznym rozwiązaniem jest opcja pierwsza. Dobre praktyki sugerują, że nie powinno być to mniej niż 10% wynagrodzenia.
Jak często ma być przyznawana premia? Miesięcznie, kwartalnie, rocznie? To zależy od kilku czynników.
- stanowisko i poziom zaszeregowania — najczęściej pracownicy na wyższych szczeblach większą część premii mają wypłacaną w dłuższych okresach. To dlatego, że mają istotniejszy wpływ na wyniki całej firmy, a ich wkład jest często widoczny w dłuższym okresie. Z drugiej strony pracownicy fizyczni najlepiej reagują na premię miesięczną.
- wysokość podstawy — jeśli mamy do dyspozycji wysoką podstawę to możemy ją rozdzielić na mniejsze porcje.
- postawione cele czy zadania — to jakie zostały wyznaczone cele i zadania i jak często są rozliczane, także wpływa na okres premiowania. Niektóre zadania muszą trwać pół roku, a niektóre są na tyle codzienne, że można je rozliczać co miesiąc.
Warto też pamiętać o psychologii postrzegania wartości pieniądza.
Poniższy przykład pokazuje, że w przypadku 20% podstawy, kwota miesięczna także wygląda atrakcyjnie, natomiast premia kwartalna to konkretny zastrzyk gotówki dla pracownika. W przypadku 10% podstawy premia miesięczna to kwota, która może mieć mniejszy potencjał motywacyjny, dlatego lepiej przyznać ją kwartalnie, a nawet rocznie.
| Wynagrodzenie | Podstawa | Podstawa | Premia miesięczna | Premia kwartalna | Premia półroczna | Premia roczna |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
84,000 rocznie / 7,000 miesięcznie |
20% wynagrodzenia rocznego |
16,800 | 1,400 | 4,200 | 8,400 | 16,800 |
|
84,000 rocznie / 7,000 miesięcznie |
10% wynagrodzenia rocznego |
8,400 | 700 | 2,100 | 4,200 | 8,400 |
Bardzo często premia jest przyznawana na przykład co kwartał, a potem na zakończenie roku. Sprawdza się to szczególnie w przypadku kadry zarządzającej.
Każdy pracownik, niezależnie od stanowiska, powinien mieć szansę, aby otrzymać wynagrodzenie premiowe adekwatne do swojego wkładu w sukces firmy.
Najczęściej premiowane są działania działów sprzedaży. Dla działów handlowych relatywnie łatwo jest znaleźć konkretne mierniki, które pomogą określić warunki przyznawania premii od sprzedaży (chociaż i tutaj diabeł tkwi w szczegółach).
Premie pracowników działu administracyjnego, czy działu marketingu) muszą być oparte na innych wskaźnikach. Ich znalezienie jest trudniejsze, ale jak najbardziej możliwe.
Warto stworzyć system premiowy dla pracowników wszystkich działów. Na rozwój i sukces organizacji wpływa znacznie więcej czynników niż sama sprzedaż np. tempo fakturowania, ściągania należności czy odpowiednia jakość produktów.
Wynagradzanie tylko menedżerów lub tylko działu sprzedaży tworzy podział na „lepszych i gorszych” pracowników. To wpływa negatywnie na współpracę i wzmacnia silosy.
Szczególnie w przypadku działów sprzedaży (ale nie tylko), dobrze działa system, w którym pracownik otrzymuje wyższą premię, gdy przekroczy oczekiwania. Należy tutaj zadbać z jednej strony o realność oczekiwań bazowych, a z drugiej o takie zbudowanie progów ponad 100% realizacji, aby były one ambitne i jednocześnie możliwe do realizacji.
Wskaźniki, czyli to za co premiujemy, muszą być tak dobrane, aby z jednej strony miały realne znaczenie dla biznesu, a z drugiej strony były czymś na co pracownik ma wpływ.
Dlatego też sugerowaliśmy, aby znaleźć inny wskaźnik zbliżony do wskaźnika typu North Star. W ciągu kilku tygodniu udało się stworzyć odpowiednie lejki sprzedażowe na stronie tak, aby śledzić konwersję ruchu i ustawić cele marketingu na konwersję. Dzięki temu można było skupić się na tworzeniu leadów i rozliczaniu z nich w systemie premiowym.
Niestety często spotykamy także systemy prowizyjne oparte o nieadekwatne wskaźniki, czyli takie, które nie wskazują faktycznej rentowności funkcjonującego systemu.
Handlowiec miał do osiągnięcia wyznaczone cele sprzedażowe ustalone na bazie. Obaj handlowcy mieli (pozornie) takie same warunki.
| Marża (PLN) | Marża (%) | Prowizja (%) | Prowizja | Koszty marketingu B2B | Wynik | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Handlowiec 1 | 100,000 zł | 17% | 3% | 3,000 zł | 12,000 zł | 85,000 zł |
| Handlowiec 2 | 100,000 zł | 17% | 3% | 3,000 zł | 7,000 zł | 90,000 zł |
Jedną z istotnych zmian w systemie prowizyjnym, było uznanie, że koszty marketingu B2B zmniejszają marże i tym samym podstawę prowizyjną. Dzięki temu handlowiec nr 1 z czasem wyrównał swoje wyniki (zmniejszając swoje koszty marketingu i zwiększając marżę).
Zawsze kiedy pracujemy nad systemem premiowym lub prowizyjnym, staramy się go konsultować z managerami czy pracownikami. Piszę “staramy”, bo nie zawsze jest to możliwe, ale na pewno wskazane. Zmiana systemu premiowego czy prowizyjnego to wpływanie na ważny aspekt życia pracowników — na to ile mogą mieć pieniędzy.
Jeśli prowadzisz samodzielnie projekt tworzenia lub modyfikowania systemu, zaangażuj w niego inne osoby. Dzięki temu unikniesz wielu błędów, które mogą wynikać z nieświadomości wszystkich mechanizmów funkcjonujących w danym dziale. Zaangażowanie innych osób ułatwi też jego wdrożenie.
Niezwykle istotne jest także przeprowadzenie symulacji działania systemu przy różnych scenariuszach. Tylko dzięki temu, można upewnić się, że koszty premii nie przekroczą potencjalnych zysków wypracowanych przy osiągnięciu premiowanych celów. To sprawdzenie ile system może nas kosztować w różnych wariantach.
Często analizujemy całoroczny budżet klienta, bierzemy pod uwagę różne scenariusze realizacji wyniku i sprawdzamy, w którym momencie system premiowy może być obciążeniem budżetu.
Kiedy mamy już opracowany ostateczny kształt systemu, należy przygotować dokumentację dla pracowników, która pozwoli im kontrolować poziom osiągania celów oraz odpowiedni system raportowania. Zespoły i poszczególni pracownicy muszą widzieć te wyniki i czuć, że robią postępy.
Przygotowując narzędzia do wyliczania premii, warto też jak najwięcej automatyzować. Często tworzymy dla klientów odpowiednie formatki w programie Excel, które umożliwiają śledzenie indywidualnych wyników pracownika oraz wyników zespołowych. Celem jest to, żeby jak najbardziej uprościć cały system w codziennej obsłudze.
Często w systemach handlowych lub finansowych można także wprowadzić odpowiednie moduły, czy funkcje, które usprawnią naliczanie premii.
Jeśli zasady premiowania nie są dla pracownika transparentne, to system może działać wręcz demotywująco („nie wiem, za co mogę dostać premię, to po co się wysilać”).
Ważne jest, żeby odpowiednio jasno wyjaśnić system premiowy pracownikom i odpowiedzieć na wszystkie ich pytania. Jednocześnie należy też zachować poufność szczegółów systemu, tam, gdzie to zasadne (np. jeśli kwoty premii czy progi premii są różne dla danego stanowiska pracy, czy działu).
Nowoczesny system premiowania to taki system, który jesteśmy w stanie dopasować do zmieniających się warunków otoczenia rynkowego. Z naszego doświadczenia wynika, że system premiowy warto poddawać rewizji raz w roku. Sprawdzić, jak działa ze strategią, omówić go z kadrą managerską, przeprowadzić analizę kosztochłonności, zestawić go z budżetem na nowy rok.
W czasie przeprowadzania ewaluacji warto też wziąć pod uwagę nowe trendy, czy to wątki kafeteryjne, czy dodatkowe dni wolnego urlopu. Sprawdzić, czy nasz system jest adekwatny do tego, co się dzieje na rynku, do tego, jaki system proponuje konkurencja. Pracownicy, którzy znają również ofertę benefitów konkurencji, zwracają uwagę na to, co mamy do zaoferowania.
Skuteczny system premiowy jako część systemu motywacyjnego pracowników
Warto wzmocnić system wynagradzania systemem premiowym. Dobrze skonstruowany system premiowy może być doskonałym narzędziem zwiększającym zaangażowanie i efektywność pracowników. Zanim jednak zaczniemy jakikolwiek prace, trzeba zastanowić się, które konkretnie cele firmy ma wspierać nasz system, skupić się na właściwym wyznaczeniu celów premiowych i opracowaniu jasnych zasad premiowania (przyznawania wynagrodzenia premiowego).
Ile trwa stworzenie systemu premiowania w firmie?
Stworzenie dobrego systemu premiowego to proces trwający około 10-16 tygodni. Kiedy przystępujemy do opracowania kompleksowego systemu premiowania dla naszych klientów, proces ten obejmuje kroki opisane powyżej.
Warto się nimi kierować, niezależnie, czy przygotowanie systemu premiowego zlecamy konsultantom, czy planujemy zaprojektować go samodzielnie.
Podsumowując, te poszczególne elementy, na które warto zwrócić uwagę to:
- Diagnoza aktualnego systemu wynagrodzeń i systemu premiowego.
- Ustalenie podstawowych założeń, celów i wizji systemu premiowego oraz wyzwań organizacji.
- Wypracowanie konkretnych zasad funkcjonowania systemu premiowania (miary, wskaźniki, cele, poziomy, podstawa premii, okresy premiowania).
- Konsultacje z managementem i pracownikami.
- Dopracowanie technicznej strony systemu (mechanizm naliczania premii).
- Analiza kosztochłonności systemu / kontrolowanie kosztów systemu.
- Opracowanie dokumentacji i usprawnienie procesu naliczania premii.
- Komunikacja nowego systemu wraz z niezbędnymi szkoleniami.
- Wdrożenie wypracowanych rozwiązań.
- Ewaluacja działania systemu premiowego.
Projekt prowadzimy ramię w ramię z przedstawicielami klienta, przez cały okres jego obowiązywania. Nadzorujemy, jak funkcjonuje w organizacji, a po pierwszym roku walidujemy efekty i dokonujemy niezbędnych ulepszeń.
Dowiedz się, jak wygląda współpraca przy tworzeniu systemu premiowego: skuteczne systemy premiowe dla firm.
Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz naszemu konsultantowi. Podczas takiej rozmowy opowiemy w jaki sposób pracujemy i jak rozwiązaliśmy podobne wyzwaniami. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!
Masz pytania o systemy premiowe?
Chcesz dowiedzieć się, jaki system premiowy najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie? Wypełnij formularz kontaktowy, skontaktujemy się z Tobą nawet tego samego dnia!
Ekspert w zwiększaniu efektywności strategii i zespołów. Specjalizuję się w budowaniu motywacji w zespołe, poprzez odpowiednie miks twardych zachęt zawartych w systemach motywacyjnych oraz rozwijania kompetencji komunikacyjnych i organizacyjnych. Wierzę, że skuteczny zespół może działać tylko w zdrowej, rentownej organizacji dlatego wspieram C-level w budowaniu skutecznych strategii zgodnych z ich osobistymi ambicjami. Jestem psychologiem z doświadczenia i zamiłowania, a jednocześnie świetnie spełniam się tworząc formuły w excelu . Pracowałem w korporacjach w Polsce i za granicą, m.in. budując program lojalnościowy w Meksyku i rozwijając ogólnoświatową plaformę gamingową CD Projekt. Caly czas potrzebuję nowych wyzwań, dlatego szybko rozpocząłem rozwijanie własnego biznesu.
Poza godzinami piszę, tworzę muzykę i prowadzę praktykę psychoterapeutyczną.