Dla wielu właścicieli małych i średnich firm rachunek zysków i strat to dokument, który trafia do księgowej, a potem do szuflady. Rzut oka na ostatnią linijkę – „plus” czy „minus” – i tyle. Tymczasem RZiS to coś znacznie więcej niż potwierdzenie, że firma zarabia.
Z naszego doświadczenia wynika, że to jeden z najbardziej niedocenianych instrumentów zarządczych w polskich MŚP. Przedsiębiorcy często skupiają się na tym, ile pieniędzy wpłynęło na konto, tracąc z oczu strukturę rentowności całego biznesu. Z kolei ci, którzy do RZiS zaglądają regularnie, nierzadko zatrzymują się na poziomie kilku zagregowanych liczb – a to za mało, żeby wyciągnąć z tego dokumentu realne wnioski.
W praktyce oznacza to, że nie widzą, gdzie dokładnie tracą marżę, które koszty rosną szybciej niż przychody, ani na jakim poziomie faktycznie działa ich firma. A przecież te informacje leżą w RZiS i w danych, które za nim stoją – wystarczy wiedzieć, jak je stamtąd wydobyć.
Czym jest rachunek zysków i strat?
Rachunek zysków i strat to jeden z podstawowych elementów sprawozdania finansowego. Pokazuje przychody firmy, koszty ich uzyskania oraz ostateczny wynik finansowy w określonym okresie – zazwyczaj roku obrotowego.
RZiS można przygotować w dwóch wariantach. Pierwszy to wersja porównawcza, gdzie koszty grupuje się według rodzaju: wynagrodzenia, amortyzacja, zużycie materiałów. Drugi to wersja kalkulacyjna, która dzieli koszty na te związane bezpośrednio ze sprzedażą oraz koszty ogólnego zarządu.
Dla właściciela firmy ważniejsze od formy jest to, co dokument pokazuje. RZiS ujawnia całą ścieżkę powstawania wyniku finansowego: od przychodów ze sprzedaży, przez kolejne kategorie kosztów, aż po zysk netto po opodatkowaniu. To mapa, która mówi, gdzie firma zarabia pieniądze i gdzie je traci.
Struktura dokumentu jest zawsze podobna. Na górze znajdują się przychody operacyjne – te ze sprzedaży produktów lub usług. Niżej pojawiają się koszty: najpierw te bezpośrednio związane z wytworzeniem produktu lub wykonaniem usługi, potem koszty sprzedaży i zarządu. Na końcu wynik finansowy – operacyjny i netto.
Dlaczego warto regularnie analizować RZiS?
W 2024 roku wskaźnik poziomu kosztów polskich przedsiębiorstw wyniósł 95,7% – jeden z najwyższych w ciągu ostatnich 15 lat. Oznacza to, że na każdą złotówkę przychodu firma musi ponieść koszt niemal 96 groszy. Dla porównania – w 2021 roku było to 93 grosze.
Ta różnica wydaje się niewielka, ale w skali całego roku może decydować o tym, czy firma kończy rok na plusie, czy na minusie. Koszty rosną szybciej niż przychody – w wielu sektorach wzrost kosztów wyniósł 7,8%, podczas gdy przychody poszły w górę tylko o 7,1%.
Właściciele firm często nie wiedzą o tym, dopóki nie spojrzą na RZiS. Przychody rosną, więc wszystko wydaje się w porządku. Dopiero analiza dokumentu pokazuje, że marża się kurczy, bo koszty zjadają większość wzrostu.
Trzeba jednak uważać – sam RZiS nic nie mówi bez kontekstu. Marża 8% wygląda inaczej w branży usługowej, a inaczej w produkcji. Dlatego warto porównywać swoje wskaźniki z benchmarkami branżowymi. Średnia marża operacyjna w sektorze MŚP w 2023 roku wyniosła około 6,5%. Jeśli Twoja firma osiąga więcej – dobrze zarządzasz kosztami. Jeśli mniej – warto się zastanowić, co można poprawić.
Kolejna sprawa to rozróżnienie między zyskiem a przepływami pieniężnymi. RZiS pokazuje zysk księgowy, ale nie mówi nic o tym, czy pieniądze rzeczywiście wpłynęły na konto. Firma może mieć wysoki zysk w RZiS i jednocześnie problemy z płynnością, bo klienci płacą z 60-dniowym opóźnieniem.
Jak czytać i analizować RZiS?
Analiza RZiS zaczyna się od góry dokumentu. Pierwsze, na co warto zwrócić uwagę, to przychody ze sprzedaży. Czy pochodzą głównie z działalności operacyjnej, czyli z tego, czym firma się zajmuje na co dzień? Czy może znacząca część przychodów pochodzi z działalności finansowej – odsetek, dywidend, sprzedaży aktywów?
Gdy przychody finansowe przeważają nad operacyjnymi, to sygnał ostrzegawczy. Oznacza to, że biznes operacyjny nie funkcjonuje prawidłowo, a firma utrzymuje się dzięki operacjom finansowym.
Po przychodach przychodzi czas na koszty. W wersji porównawczej RZiS dzieli je na kategorie: amortyzacja, wynagrodzenia, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty. Każda pozycja mówi coś o strukturze działania firmy.
- Amortyzacja: Wysoka amortyzacja oznacza, że firma ma dużo środków trwałych – maszyny, nieruchomości, pojazdy. Niska może świadczyć o tym, że biznes operuje głównie na zasobach niematerialnych.
- Wynagrodzenia: W niektórych sektorach wynagrodzenia rosły o ponad 27% rocznie. Jeśli koszty płac rosną szybciej niż przychody, warto sprawdzić, czy wzrost zatrudnienia przekłada się na wzrost efektywności.
- Usługi obce: To kategoria, w której często kryją się niewykorzystane oszczędności. Outsourcing IT, marketing, doradztwo – wszystko to może generować wysokie koszty bez widocznego zwrotu. Do tego tematu jeszcze wrócimy, bo to jeden z najczęściej problematycznych obszarów, z jakimi spotykamy się w praktyce.
- Materiały i energia: Szczególnie ważne w produkcji i handlu. Wzrost cen surowców lub energii bezpośrednio uderza w marżę.
Następnie pojawia się zysk operacyjny – wynik z podstawowej działalności firmy, bez uwzględnienia kosztów finansowych i podatków. Pokazuje, czy firma zarabia na tym, co robi na co dzień.
Na końcu dokumentu znajduje się zysk netto po opodatkowaniu. To ostateczna kwota, którą właściciel może wypłacić sobie jako dywidendę lub reinwestować w rozwój firmy.
Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz naszemu konsultantowi. Podczas takiej rozmowy opowiemy w jaki sposób pracujemy i jak rozwiązaliśmy podobne wyzwania. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!
RZiS to dopiero początek – dlaczego 8 liczb nie wystarczy
I tutaj dochodzimy do momentu, w którym większość właścicieli się zatrzymuje. Widzą 8-10 zagregowanych pozycji w RZiS i na tej podstawie próbują wyciągać wnioski. Przychody – tyle. Koszty wynagrodzeń – tyle. Usługi obce – tyle. Zysk – tyle.
Problem w tym, że to za mało.
RZiS daje Ci obraz z lotu ptaka. Widzisz, że koszty usług obcych wzrosły o 15% rok do roku. Ale nie wiesz, dlaczego. Czy to dlatego, że firma zaczęła korzystać z nowego dostawcy IT? Czy może księgowa inaczej zakwalifikowała jakieś faktury? A może ktoś zlecił usługę na zewnątrz i zapomniał o tym?
Z naszego doświadczenia wynika, że to bardzo częsta sytuacja. Widzisz w RZiS, że rosną usługi obce IT, a przecież nic się w tym temacie w Twojej firmie nie zmieniło. Nowy system nie wchodził, nowy dostawca się nie pojawił, zakres usług nie powiększył się. A mimo to kwota rośnie.
Często okazuje się, że to wynik „losowych” księgowań. Faktura, która powinna trafić do innej kategorii, wylądowała w usługach obcych. Albo odwrotnie – coś, co powinno być widoczne w usługach obcych, trafia do „pozostałych kosztów operacyjnych” i znika z pola widzenia.
Błędna alokacja kosztów w księgowości to problem, o którym rzadko się mówi, ale który potrafi całkowicie zaburzyć obraz finansowy firmy. Jeśli koszty są przypisane do niewłaściwych kategorii, Twoja analiza RZiS prowadzi do fałszywych wniosków. Szukasz oszczędności w obszarze, gdzie ich nie ma, a pomijasz ten, który faktycznie wymaga uwagi.
Dlatego od analizy RZiS warto przejść o poziom niżej – do planu kont.
Od RZiS do planu kont – tutaj zaczyna się prawdziwa analiza
Plan kont to miejsce, w którym każda pozycja z RZiS jest rozbita na szczegółowe konta księgowe. Jeśli w RZiS widzisz jedną linijkę „usługi obce” z kwotą 1,3 miliona złotych rocznie, to w planie kont znajdziesz kilkanaście lub kilkadziesiąt kont, na których ta kwota jest rozłożona: usługi IT, usługi transportowe, usługi doradcze, usługi marketingowe, serwis maszyn i tak dalej.
I dopiero na tym poziomie szczegółowości można wyciągać realne wnioski.
W małej firmie właściciel zna każdą fakturę. Wie, ile kosztuje kurier, a ile kawa do biura. Ale kiedy firma rośnie – do 20, 50 czy 100 milionów złotych obrotu – ta pozycja zaczyna rosnąć, a właściciel traci nad nią kontrolę. Nagle widzisz kwotę 1,3 miliona złotych rocznie w usługach obcych i właściwie nie masz pojęcia, co tam jest.
To jest jeden z objawów tego, co nazywamy Pułapką Firmy Właścicielskiej. Nie da się kontrolować wszystkiego osobiście, chociaż się starasz. Dopóki wyniki były dobre, nie musiałeś pytać o szczegóły. Ale kiedy marża topnieje, a Ty nie wiesz dlaczego – zaczyna się nerwowe szukanie oszczędności.
W praktyce bez zejścia do poziomu planu kont i weryfikacji konkretnych faktur – nikt nie wie, co się kryje za zagregowanymi liczbami z RZiS. A tam mogą czekać nieprzyjemne niespodzianki.
Co najczęściej znajdujemy w „usługach obcych”
Gdy schodzimy z klientami do poziomu planu kont, regularnie trafiamy na kilka powtarzających się wzorców:
- Zapomniane abonamenty na oprogramowanie, którego nikt nie używa. Ktoś kiedyś zamówił narzędzie, zespół z niego zrezygnował, ale faktura nadal przychodzi co miesiąc. Nikt jej nie kwestionuje, bo „to tylko kilkaset złotych”. Kilka takich abonamentów i rocznie tracisz kilkanaście tysięcy.
- Dublujące się procesy, które ktoś kiedyś zlecił na zewnątrz i o nich zapomniał. Firma się rozwinęła, część zadań przejął wewnętrzny zespół, ale zewnętrzny dostawca nadal wysyła faktury za tę samą usługę.
- Faktury o niewiadomym pochodzeniu. Nikt w firmie nie pamięta, kto zlecił usługę, ale faktura jest opłacana, bo „tak było zawsze”.
- Usługi, z których nikt nie wyciąga wniosków. Zlecone raporty analityczne, audyty, badania – opłacone, odebrane i schowane w szufladzie. Wartość tych usług wynosi zero, bo nikt ich nie wdrożył.
To nie są wyjątkowe sytuacje. To standard w firmach, które wyrosły z modelu „ja i kilku specjalistów”, ale nie wdrożyły odpowiednich narzędzi do kontrolowania kosztów. Zarządzanie milionowymi wydatkami „na czuja” w pewnym momencie przestaje działać.
Co zyskujesz dzięki systematycznej analizie RZiS i planu kont?
Regularna analiza RZiS w połączeniu z analizą planu kont pozwala na kilka rzeczy, których nie da się osiągnąć inaczej.
- Kontrola nad strukturą kosztów na najniższym poziomie szczegółowości. Wiesz dokładnie, które kategorie kosztów rosną najszybciej i gdzie możesz szukać oszczędności. Nie na poziomie „usługi obce rosną”, ale „konto 402-03 usługi marketingowe wzrosło o 40%, bo w Q3 zleciliśmy kampanię, która nie przyniosła rezultatów”.
- Weryfikacja poprawności księgowań. Przejście z RZiS do planu kont pozwala wykryć sytuacje, w których koszty są przypisane do niewłaściwych kategorii. To brzmi banalnie, ale w praktyce potrafi zmienić wnioski z analizy o 180 stopni.
- Świadome decyzje cenowe. Znając marżę brutto i operacyjną – i wiedząc, że te marże są oparte o prawidłowo przypisane koszty – możesz ustalić ceny, które rzeczywiście przynoszą zysk. Bez analizy planu kont ryzykujesz kalkulacją opartą o nieprawidłowe dane.
- Identyfikacja trendów. Jeden RZiS to zdjęcie. Seria RZiS z ostatnich kilku lat to film. Widzisz, czy przychody rosną konsekwentnie, czy koszty rosną szybciej niż przychody, czy marża się zawęża, czy powiększa. Ale dopiero dane z planu kont mówią Ci, dlaczego.
- Realne budżetowanie. I tutaj pojawia się punkt, o którym wielu właścicieli nie wie: budżet powinno się budować na bazie planu kont, nie na bazie samego RZiS. 8-10 zagregowanych pozycji z RZiS to za mało, żeby zaplanować realistyczny budżet na przyszły rok. Potrzebujesz szczegółowych danych z kont – ile wydajesz na konkretne kategorie usług, jakie są koszty materiałów w podziale na dostawców, jak rozkładają się wynagrodzenia po działach. Dopiero z tego poziomu da się rzetelnie zaplanować wydatki.
- Wczesne wykrywanie problemów. Wzrost kosztów operacyjnych bez odpowiadającego wzrostu przychodów to sygnał, że trzeba coś zmienić. Analiza pozwala na szybkie zidentyfikowanie problemów i podjęcie działań, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.
Praktyczny przykład z naszego doświadczenia
Jeden z naszych klientów – firma usługowa z Warszawy – przez lata osiągała stabilną marżę netto na poziomie 8%. Wszystko wydawało się w porządku. Przychody rosły, firma zatrudniała nowych pracowników, właściciel był zadowolony.
Gdy zaczęliśmy analizować RZiS z ostatnich trzech lat, zauważyliśmy niepokojący trend. Koszty wynagrodzeń rosły szybciej niż przychody. W ciągu dwóch lat wzrosły o 34%, podczas gdy przychody poszły w górę tylko o 22%. Marża operacyjna spadła z 12% do 9%.
Ale sam RZiS nie mówił nam, dlaczego tak się dzieje. Widzieliśmy, że wynagrodzenia rosną – ale czy dlatego, że firma zatrudniła za dużo ludzi? Czy dlatego, że podwyżki były za wysokie? Czy może problem leżał zupełnie gdzie indziej?
Dopiero zejście do planu kont i analiza struktury zespołu dały odpowiedź. Problem tkwił w organizacji pracy. Firma zatrudniała specjalistów na podobnych stanowiskach, bez jasnego podziału odpowiedzialności. Ludzie duplikowali swoją pracę, brakowało standardów, a koszty rosły bez proporcjonalnego wzrostu efektywności.
Po wprowadzeniu zmian – uporządkowaniu struktury, wdrożeniu prostych procedur operacyjnych i optymalizacji procesów rozliczeniowych – marża netto wzrosła do 13%. Czasy oczekiwania na zapłatę skróciły się o 4 dni. Firma zaczęła zarabiać więcej na każdym złotym sprzedaży.
Warto dodać, że przy okazji analizy planu kont odkryliśmy też kilka pozycji kosztowych, które były przypisane do niewłaściwych kategorii. To zaburzało obraz rentowności poszczególnych obszarów działalności i utrudniało właścicielowi podejmowanie trafnych decyzji.
To jest właśnie ta różnica, o której mówimy: sam RZiS pokazał, że jest problem. Ale dopiero analiza planu kont pozwoliła zrozumieć, na czym ten problem polega i co z nim zrobić.
Wskaźniki rentowności – proste narzędzia do regularnej kontroli
Analiza RZiS nie wymaga zaawansowanej wiedzy finansowej. Wystarczy kilka podstawowych wskaźników, które możesz liczyć samodzielnie.
- ROS (Return on Sales): To rentowność sprzedaży. Pokazuje, ile groszy zysku netto pada na każdy złoty przychodów. Wzór: zysk netto podzielony przez przychody ze sprzedaży, pomnożony przez 100%. Jeśli ROS wynosi 10%, oznacza to, że na każdy złoty sprzedaży zostaje 10 groszy czystego zysku.
- Marża operacyjna: Zysk operacyjny podzielony przez przychody. Pokazuje rentowność z podstawowej działalności, zanim uwzględnisz koszty finansowe i podatki. To dobry wskaźnik do porównań z konkurencją.
- Wskaźnik poziomu kosztów: Koszty ogółem podzielone przez przychody. Im niższy, tym lepiej. Wskaźnik powyżej 95% oznacza, że firma pracuje z bardzo niską marżą i każdy dodatkowy koszt może wygenerować stratę.
Warto też spojrzeć na dynamikę – porównać wskaźniki z tego roku z rokiem ubiegłym. Jeśli ROS rośnie, firma poprawia efektywność. Jeśli spada, trzeba szukać przyczyny.
Trzeba jednak pamiętać o jednym: te wskaźniki są tak dobre, jak dane, na których się opierają. Jeśli koszty są błędnie przypisane do kategorii w planie kont, wskaźniki będą dawać mylny obraz. Dlatego zanim zaczniesz liczyć marże i rentowności, upewnij się, że dane źródłowe są poprawne. Czasem okazuje się, że spadek marży operacyjnej to nie problem z efektywnością – tylko z księgowaniem.
Nie każda firma potrzebuje skomplikowanej analizy finansowej. Ale te podstawowe wskaźniki powinien znać każdy właściciel MŚP. Dają one obraz tego, jak firma działa i czy zmierza w dobrym kierunku – pod warunkiem, że obraz nie jest zaburzony przez błędy w alokacji kosztów.
Podsumowanie
Rachunek zysków i strat to nie jest dokument dla księgowej. To narzędzie zarządcze, które pokazuje strukturę rentowności firmy i ujawnia obszary wymagające uwagi. Ale sam RZiS to dopiero punkt wyjścia.
Prawdziwa wartość pojawia się, gdy od zagregowanych liczb z RZiS schodzisz do poziomu planu kont. Tam widzisz, co konkretnie składa się na każdą pozycję kosztową, czy koszty są prawidłowo przypisane do odpowiednich kategorii i gdzie faktycznie tracisz pieniądze. Bez tego poziomu szczegółowości Twoja analiza opiera się na zbyt ogólnych danych, żeby wyciągnąć z nich trafne wnioski.
Regularna analiza RZiS i planu kont pozwala kontrolować koszty, podejmować świadome decyzje cenowe, identyfikować trendy i reagować na problemy, zanim wymkną się spod kontroli. Pozwala też budować realistyczne budżety – oparte o szczegółowe dane, nie o zagregowane kwoty. Dla właścicieli MŚP, którzy często zarządzają firmą instynktownie, to sposób na wprowadzenie do biznesu odrobiny systemowości – bez konieczności budowania skomplikowanych struktur kontrolingu.
W praktyce wymaga to konsekwencji. Nie wystarczy raz spojrzeć na RZiS i zapomnieć o nim na rok. Firmy, z którymi współpracujemy, zwykle analizują dokument co kwartał. To pozwala na szybkie wychwytywanie odchyleń i korygowanie kursu.
Jeśli widzisz, że Twoja firma mogłaby lepiej kontrolować koszty i marże, możemy to przeanalizować wspólnie. W Qmatch Consulting regularnie prowadzimy projekty pogłębionej analizy finansowej – schodzimy od RZiS przez plan kont aż do poziomu pojedynczych faktur, porównujemy strukturę przychodów i kosztów Twojej firmy z benchmarkami branżowymi i weryfikujemy poprawność księgowań. To pozwala zobaczyć, gdzie dokładnie Twoja firma odstaje od rynku i które obszary warto poprawić w pierwszej kolejności.