usługi

Optymalizacja procesów biznesowych

Chaos podczas codziennej pracy? Marnowanie czasu i pieniędzy? Brak uczenia się na błędach? To wskazówki, że procesy w Twojej firmie i zespole mogą zostać lepiej ułożone. 

Procesy to zestaw zasad, które określają to jak na przykład tworzy się produkty czy wykonuje usługi. Procesy kojarzą się z produkcją, ale tak naprawdę dotyczą każdego działu. Często procesy są mylone z procedurami. Dobry proces pozwala wszystkim jego uczestnikom sprawnie działać i komunikować się, aby zrealizować postawione cele. Proces to nie jest formalizowanie i usztywnianie organizacji. To sposób na wyjście z chaosu. Dlatego optymalizacja procesów jest potrzebna każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. 

Umów konsultację

Nasze usług - optymalizacja procesów biznesowych

Nasze usługi kierujemy przede wszystkim dla małych i średnich przedsiębiorstw. Sami jesteśmy taką organizacją, więc doskonale rozumiemy, że przede wszystkim liczą się szybkie efekty i sukcesywne ulepszenia, a nie wielomiesięczne projekty. Dlatego zanim zaczniemy jakąkolwiek pracę, wspólnie definiujemy cele naszego projektu.

Tworzymy procesy, które żyją i są używane w organizacji, ograniczając dokumentację do niezbędnego minimum. Przekazujemy też zespołom know-how, aby mogły potem samodzielnie dokonywać dalszych optymalizacji procesów. 

Audyt i mapowanie procesów

Przeprowadzimy audyt obecnych procesów. Zmapujemy je w interaktywnej formie, aby praca nad ich optymalizacją była przejrzysta dla całego zespołu. Zweryfikujemy jakie zasoby są zaangażowane w dany proces oraz jakimi narzędziami proces jest zarządzany. To pierwszy i niezbędny krok do rozpoczęcia optymalizacji procesu. 

Optymalizacja i ulepszanie obecnych procesów

Wiedząc jakie kluczowe procesy realizuje organizacja oraz znając cele biznesowe firmy, rozpoczynamy optymalizację. Z reguły realizujemy ten proces w kilku iteracjach, organizując sesje warsztatowe oraz indywidualne spotkania. Pomagamy każdą istotną zmianę zakomunikować do organizacji oraz wdrożyć w życie. 

Digitalizacja procesów

Mając wypracowany proces, który jest zrozumiały i przedstawiony w czytelny dla wszystkich sposób, kolejnym dużym wyzwaniem jest wdrożenie go w życie. Często dobre procesy rozbijają się o nieefektywną, rozproszoną i chaotyczną komunikację. Pomagamy firmom wdrożyć narzędzia do efektywnej komunikacji i zarządzania projektami i zadaniami, aby zachować wysoką wydajność i ciągłość procesu. 

Wdrażanie automatyzacji procesów

Często podczas pracy nad optymalizacją procesu widzimy, że wiele czynności powtarzalnych jest wykonywanych manualnie. Co angażuje czas oraz odciąga pracowników od faktycznej pracy przynoszącej firmie wartość. Pomagamy wtedy wdrażać w firmie automatyzacje, które eliminują powtarzalne czynności. Korzystamy z ogólnodostępnych narzędzi do automatyzacji, które nie wymagają kosztownych wdrożeń oraz umiejętności obsługi przez organizacje. 

Po czym rozpoznać, że potrzebujemy optymalizować procesy biznesowe w naszej firmie?

  • Słyszymy od zespołu: "Na nic nie ma czasu"

  • "Nie chcemy być korporacja" często oznacza preferencję pracy w chaosie

  • Tracimy klientów z nieznanych nam powodów

  • Managerowie są pogrążeni w pracy operacyjnej

  • Zadania realizowane przez pracowników wynikają z bieżących potrzeb, a nie planu lub strategii

  • Te same zadania wykonują równocześnie inne działy bez porozumienia ze sobą

Dla kogo jest usługa optymalizacji procesów biznesowych?

Procesy utożsamiane są z dużymi organizacjami, wręcz korporacjami. To mylne założenie. Nawet firma składającą się z dwóch osób powinna mieć procesy. Co prawda wtedy mogą to być procesy ustalone i niespisane, ale dalej procesy nawet w takiej małej organizacji mogą budować jej sprawność i przewagę konkurencyjną.

Zwracają się do nas właściciele i managerowi firmy, którzy mają poczucie, że: 

  • zarządzanie firmą powoli wymyka im się spod kontroli 

  • zarządzanie kosztuje ich bardzo wiele czasu i energii

  • w firmie zdarza się, że panuje chaos

  • często nie ma jasnego podziału obowiązków, ludzie wchodzą sobie w kompetencje, a innymi obszarami nikt się nie zajmuje

  • pracownicy popełniają często te same błędy, nie przekazują sobie wiedzy

  • marnowany jest czas, pieniądze i energia na niepotrzebne rozmowy i ustalenia

Popularnym i dobrym etapem na porządkowanie i optymalizacja procesów są:

  • wzrost firmy i konieczność przygotowania organizacji na skalowanie

  • spadek sprzedaży i nowe wyzwania, które się pojawiają, wtedy szukamy sposobów jak obecnym zespołem i zasobami można zwiększyć sprzedaż lub poprawić marżowość

  • chęć przekazania większej odpowiedzialności przez właściciela do swoich managerów

Często firmy po prostu nie są świadome ilości procesów jakie funkcjonują w ramach ich zespołu i dopiero pierwsze spotkanie z naszym konsultantem naświetla ich mnogość.

Zaufały nam firmy

Wyróżniamy cztery poziomy dojrzałości procesowej organizacji

Poziom 0

Procesy przypadkowe

Poziom 1

Procesy powtarzalne, niezdefiniowane, bez dokumentacji

Poziom 2

Procesy powtarzalne, zdefiniowane, bez dokumentacji, bez pomiaru

Poziom 3

Procesy powtarzalne, zdefiniowane, mierzone, bez zarządzania

Poziom 4

Procesy powtarzalne, zdefiniowane, mierzone, zarządzane

Procesowa dojrzałość organizacji pozytywnie wpływa na kluczowe obszary funkcjonowania firmy

+17% EBIT

o 17% zwiększa się szansa na realizację celu finansowego

+40 NPS

firmy na poziomie 0 mają NPS -9, a z poziomu 4 NPS 31

2x mniejsza rotacja

Firmy na poziomie 0 mają 21% rotacji vs 10% na poziomie 4

Chcesz usprawnić procesy w swojej firmie?
Umów spotkanie, aby porozmawiać o swoim wyzwaniu z doświadczonym konsultantem.

Umów się na rozmowę

Jakie procesy możemy optymalizować?

  • Pozyskiwanie zleceń

  • Zatrudnianie pracowników

  • Obsługa klienta

  • Ocena pracowników

  • Komunikacja z obecnymi klientami

  • Zarządzanie projektami i zadaniami

  • Wystawianie faktur oraz ich windykacja

  • Zarządzanie finansami firmy

Dlaczego warto rozwijać procesy w swojej firmie?

Optymalizacja procesów to podstawa funkcjonowanie sprawnych organizacji. Dobrze zaprojektowane procesy zwiększają efektywność i zaangażowanie pracowników oraz pozytywnie wpływają na relacje z klientami. 

Porozmawiaj z naszym konsultantem o wyzwaniu z jakim się mierzysz. Powiemy jak adresujemy podobne projekty u naszych klientów. Taka rozmowa często pozwala poszerzyć perspektywę i spojrzeć na problem z innej strony. Będziesz rozmawiać od razu z ekspertem ds. procesów.

Umów się na rozmowę

Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!

Pracujemy na sprawdzonej w wielu projektach pętli optymalizacji procesu

1. Analiza obecnych procesów

Na tym etapie analizujemy wszystkie lub wybrane procesy w organizacji. Wtedy też widzimy, które procesy i jak się przenikają. Sprawdzamy też które osoby są właścicielami, a które uczestnikami procesu. 

2. Stworzenie mapy procesu

Wiedząc jakie mamy procesy w organizacji, rozpoczynamy proces mapowania procesu, aby mieć wizualną podstawę do optymalizacji procesu w ramach zespołu roboczego i uczestników procesu. 

3. Warsztat optymalizacji procesu

W zależności od wielkości procesu przeprowadzamy 4 godzinny lub całodniowy warsztat, którego celem jest optymalizacja procesu i wytworzenie poprawionej iteracji procesu gotowej na weryfikację.

4. Wdrożenie ulepszeń procesu

Mając opisany proces oraz osoby w niego zaangażowany planujemy wdrożenie procesu. Określamy ramy czasu, jakich efektów się spodziewamy i kto będzie osobą odpowiedzialną za codzienne "doglądanie" procesu. 

5. Analiza efektów wdrożenia

Po umówionym czasie spotkamy się w gronie zespołu roboczego i weryfikujemy postawione wcześniej założenia w procesie. Często korzystamy z frameworku: Start, Stop, Continue.Present your content in an attractive Circle layout item 5. You can highlight key information with click or hover effects and style it as per your preference.

6. Korekty i dalsze optymalizacje

To ostatni element pętli optymalizacji nawyku. Naszym celem przekazanie jest właścicielom procesu w organizacji umiejętności i narzędzi, aby mogli samodzielnie optymalizować i rozwijać dany proces. 

Case study firmy handlowej

zarządzanie komunikacją w projekcie - poprawa komunikacji w firmie Limpol

Dobra komunikacja w zespole jest istotna szczególnie w przypadku gdy mówimy o komunikacji w zespole projektowym. Wdrożenie nowego produktu trwa kilka tygodni i angażuje większość działów firmy. Wykorzystanie narzędzi digital, może wyraźnie zwiększyć efektywność procesu i sprawić, że zespołowi będzie pracowało się lepiej. Spis treści Add a header to begin …

Klienci o nas

Ile kosztuje optymalizacja procesów

Pracujmy z małymi i średnimi przedsiębiorstwami, więc rozumiemy jakie wyzwania stoją przed liderami takich organizacji. Realizujemy projekty z firmami, które mierzą się z następującymi wyzwaniami:

  • właściciele i kadra managerska jest zbyt zaangażowana w operacyjną działalność spółki

  • zespół jest przepracowany i pojawiają się problemy z motywacją do pracy

  • pracy jest coraz więcej, ale nie widać efektów tej pracy w przychodach i marży

  • rosną koszty operacyjne i spadają marże

  • pracownicy mają opór przed tworzeniem nowych produktów i usług

Zależy nam na tym, aby jak najwięcej firm mogło korzystać z naszych usług, niezależnie od etapu rozwoju na, którym się znajdują. Pierwszym krokiem jest zawsze darmowa konsultacja. Podczas takiego spotkania porozmawiamy o potrzebach i wyzwaniach w sprzedaży, z którymi mierzy się Twoja firma i dobierzemy odpowiednie rozwiązania.

Skontaktuj się z nami
Tomasz Pietrzak
Consultant
tomasz.pietrzak@qmatch.pl
+48 519 340 636

Jeśli w kalendarzu nie widzisz pasującego terminu, skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy poniżej.

Napisz do nas



    Wyrażam zgodę na wysłanie moich danych w celu przetworzenia zapytania. Akceptuję fakt, iż podanie danych jest dobrowolne, oraz że przysługuje mi prawo do dostępu do swoich danych, możliwości ich poprawienia, żądania zaprzestania ich przetwarzania. Twoje dane przetwarzane będą przez QM Tomasz Pietrzak, ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa, która będzie przetwarzać Twoje dane wyłącznie w celu przeprocesowania Twojego zapytania i odpowiedzi na wszystkie nurtujące Cię pytania dotyczące naszej działalności.

    Inflacja, spowolnienie gospodarcze – to wszystko staje się rzeczywistością polskich firm.

    Jak zoptymalizować swoje koszty, a jednocześnie utrzymać zaangażowanie pracowników❓

    Jakie systemy premiowe tworzyć w warunkach wysokiej inflacji❓

    Opowiemy o tym w czasie webinaru. Szczegóły i zapisy poniżej ⬇