usługi

Audyt
i optymalizacja procesów biznesowych

Porozmawiaj z naszym konsultantem o wyzwaniu z jakim się mierzysz. Taka rozmowa pozwala poszerzyć perspektywę i spojrzeć na problem z innej strony. Będziesz rozmawiać z ekspertem ds. procesów.

Osoba do kontaktu
Tomasz Pietrzak
Consultant

Klienci odchodzą, marketing nie działa, a handlowcy nie osiągają już tak dobrych wyników w sprzedaży? 

Źródło takiej sytuacji może leżeć w procesach biznesowych. 

Pomożemy Ci usprawnić procesy w biznesie i ułożyć je tak, aby Twoja firma zaczęła osiągać lepsze wyniki i zyski.

Case study firmy handlowej

Projekt optymalizacji procesów w firmie MŚP

Zobacz, jak może wyglądać projekt optymalizacji procesów biznesowych

Audyt procesów w firmie

Audyt procesów biznesowych

Nawet jeśli procesy nie zostały oficjalne spisane, każdy zespół ma swoje „praktyki”, które stosuje na co dzień w różnych obszarach pracy.

Audyt procesów w firmie, wśród których można wyróżnić np. audyt procesów zakupowych, czy audyt procesów sprzedaży pokazuje, jakie dokładnie procesy mamy w firmie.

Audyt może objąć procesy w całej firmie lub tylko  te wybrane.

Mapowanie procesów

Mapowanie procesów, to  zebranie i przedstawienie w graficznej formie rzeczywistych procesów w firmie oraz zależności między poszczególnymi zespołami i działami.

Dzięki mapowaniu każdy pracownik i manager może zrozumieć, jak robimy poszczególne rzeczy w firmie.

Takie przedstawienie procesów ułatwia wdrażanie nowych pracowników, ogranicza ilość błędów i wprowadzanie własnych standardów.

Co po audycie?

Na końcu audytu procesów biznesowych przekazujemy też raport końcowy.

Raport pokazuje, które procesy można zoptymalizować, żeby oszczędzać zasoby firmy. Przedstawiamy w nim też rekomendacje zmian.

Na tym nasza współpraca może się zakończyć, jednak sama wiedza o tym, co warto zmienić, często nie wystarcza naszym klientom, którym zależy na szybkich i realnych zmianach w firmie.

Dlatego zazwyczaj w tym momencie przechodzimy do kolejnego kroku — optymalizacji procesów.

Optymalizacja procesów w firmie

Dla kogo jest usługa optymalizacji procesów biznesowych?

Procesy kojarzą się z produkcją i korporacjami, ale tak naprawdę dotyczą każdego działu i każdej firmy bez względu na jej wielkość. Sprawdzają się doskonale np. w firmach rodzinnych. Wprowadzenie procesów to nie formalizowanie i usztywnianie organizacji, ale sposób na wyjście z chaosu.

Optymalizujemy procesy biznesowe dla małych i średnich przedsiębiorstw. Sami jesteśmy taką organizacją, więc doskonale rozumiemy, że liczą się szybkie efekty i sukcesywne ulepszenia.  Dobre procesy ułatwiają zarządzanie firmą rodzinną.

+17% EBIT
o 17% zwiększa się szansa na realizację celu finansowego
2x mniejsza rotacja
Firmy na poziomie 0 mają 21% rotacji vs 10% na poziomie 4
+40 NPS
firmy na poziomie 0 mają NPS -9, a z poziomu 4 NPS 31

Dobre momenty na optymalizację procesów w firmie:

Wzrost firmy

Konieczność przygotowania organizacji na skalowanie

Spadek sprzedaży

Wyzwania, które pojawiają się, gdy szukamy sposobów jak można zwiększyć sprzedaż lub poprawić marżowość

Przekazanie odpowiedzialności

Chęć przekazania większej odpowiedzialności przez właściciela do swoich managerów

Sygnały, że firmie potrzebna jest optymalizacja procesów

Czy masz poczucie, że:
  • Zarządzanie firmą wymyka się spod kontroli 

  • Pracy jest coraz więcej, ale nie widać jej efektów w przychodach i marży

  • Brakuje jasnego podziału obowiązków

  • Pracownicy mają opór przed tworzeniem nowych produktów i usług

  • Zarządzanie firmą pochłania wiele czasu i energii

  • Pracownicy często popełniają te same błędy

A może Twoją firmę dotykają te wyzwania?
  • Zespół jest przepracowany. Pojawiają się problemy z motywacją do pracy. Często słyszysz, że "na nic nie ma czasu"

  • Firma traci klientów z nieznanych powodów

  • Rosną koszty operacyjne i spadają marże

  • Zadania realizowane przez pracowników wynikają z bieżących potrzeb, a nie planu lub strategii

  • Te same zadania wykonuje równocześnie kilka działów bez porozumienia ze sobą

Optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie pozytywnie wpływa na jego funkcjonowanie

Stosujemy sprawdzoną metodę optymalizacji procesów

1. Audyt procesów w firmie

Na tym etapie analizujemy wszystkie lub wybrane procesy w organizacji. Wtedy też widzimy, które procesy i jak się przenikają. Sprawdzamy też które osoby są właścicielami, a które uczestnikami procesu. 

2. Mapowanie procesów w firmie

Wiedząc jakie mamy procesy w organizacji, rozpoczynamy proces mapowania procesu, aby mieć wizualną podstawę do optymalizacji procesu w ramach zespołu roboczego i uczestników procesu. 

3. Warsztat optymalizacji procesu

W zależności od wielkości procesu przeprowadzamy 4 godzinny lub całodniowy warsztat, którego celem jest optymalizacja procesu i wytworzenie poprawionej iteracji procesu gotowej na weryfikację.

4. Wdrożenie ulepszeń procesu

Mając opisany proces oraz osoby w niego zaangażowany planujemy wdrożenie procesu. Określamy ramy czasu, jakich efektów się spodziewamy i kto będzie osobą odpowiedzialną za codzienne "doglądanie" procesu. 

5. Analiza efektów wdrożenia

Po umówionym czasie spotkamy się w gronie zespołu roboczego i weryfikujemy postawione wcześniej założenia w procesie. Często korzystamy z frameworku: Start, Stop, Continue.Present your content in an attractive Circle layout item 5. You can highlight key information with click or hover effects and style it as per your preference.

6. Korekty i dalsze optymalizacje

To ostatni element pętli optymalizacji nawyku. Naszym celem przekazanie jest właścicielom procesu w organizacji umiejętności i narzędzi, aby mogli samodzielnie optymalizować i rozwijać dany proces. 

Optymalizacja procesów biznesowych

  • Optymalizacja procesu sprzedaży

  • Optymalizacja procesów zakupowych

  • Optymalizacja procesów operacyjnych

  • Optymalizacja procesu rekrutacji

  • Obsługa klienta

  • Komunikacja z obecnymi klientami

  • Zarządzanie projektami i zadaniami

  • Wystawianie faktur oraz ich windykacja

  • Zarządzanie finansami firmy

Tworzymy procesy, które są używane w organizacji.
Dokumentację ograniczamy do minimum. Przekazujemy też know-how. Po zakończeniu współpracy zespoły mogą samodzielnie dokonywać dalszych optymalizacji procesów w firmie.

Dlaczego warto optymalizować procesy w firmie?

  • Pozytywny wpływ na relacje z klientami

  • Mniej czasu poświęcanego na "gaszenie pożarów" i "bieżące sprawy", więcej na wartościowe zadania

  • Jasny podział obowiązków w firmie

  • Poprawa efektywności pracowników (mniej powtarzalnych błędów)

  • Optymalizacja kosztów i zasobów

Zaufały nam firmy
Klienci o nas
Umów konsultację

Pracujemy z różnymi organizacjami:

  • firmy rodzinne i właścicielskie
  • firmy handlowe, usługowe, produkcyjne
  • spółki technologiczne
  • szybko rosnące małe firmy 

Rozumiemy, że każda z tych firm mierzy się z innymi wyzwaniami.  Odpowiednio dopasujemy rozwiązania do potrzeb i skali Twojego biznesu.


Newsletter
Praktyczna wiedza i sprawdzone rozwiązania, które możesz wdrażać w swojej firmie

Zapisz się na nasz newsletter. Zyskasz dostęp do dostęp do treści i dodatkowych materiałów, z którymi rozwiniesz swoją firmę.

Scroll to Top