Dobiega godzina 17, także powoli będziemy startować. Dajcie tylko proszę znać na czacie, czy mnie widać, słychać oraz czy widać prezentację. Ja już tutaj na czat zerkam, ponieważ powinniśmy być już online. Dobrze, docierają do mnie informacje, że wszystko działa, także możemy powoli zaczynać.

A dzisiaj temat dosyć istotny, ponieważ będziemy rozmawiać o efektywności w naszych firmach. Temat o tyle ważny, bo zacznę od takiej mojej obietnicy, jeśli chodzi o ten webinar. Coś, co już informowaliśmy na stronach, w mailach – że dam z siebie wszystko, żeby pokazać Wam, w jaki sposób odzyskać od 20 do nawet 30% czasu swojego zespołu bez jakichś wielkich wdrożeń w firmach, bez zatrudniania nowych osób. No i dam z siebie wszystko, żebyśmy właśnie ten cel po dzisiejszym webinarze osiągnęli maksymalnie prostymi sposobami.

Zacznę też od przedstawienia się, ponieważ to jest mój pierwszy webinar, jeśli chodzi o Qmatch Consulting, natomiast współpracuję tutaj z Qmatchem już od dłuższego czasu, tylko że pracowałem na backstage’u, pracując z naszymi klientami i wdrażając to wszystko, o czym będę dzisiaj mówił, co będę pokazywać. I stąd taki w ogóle pomysł się narodził, żeby nie pokazywać tylko teorii, ale też tę praktykę z naszej codziennej pracy – w jaki sposób my pomagamy firmom optymalizować swoje procesy, swój styl pracy, żeby wyciskać więcej z tych zasobów, które obecnie mamy.

I dlaczego to jest teraz akurat takie ważne? Ponieważ wszyscy wiemy, że koszty pracy cały czas z roku na rok rosną. Można powiedzieć nawet, że z kwartału na kwartał są coraz wyższe. A też nie oszukujmy się, że ludzi na rynku pracy jest coraz mniej. Mówimy tutaj o faktycznych specjalistach w swoich branżach, takich, na których najbardziej nam zależy. Wszyscy tych specjalistów szukają, a mało kto szuka godzin ukrytych już we własnych procesach. I nie zdajemy sobie często sprawy, że nasz zespół, który mamy już teraz, jest w stanie realizować dwa, nawet trzy razy więcej projektów dla naszych klientów.

I można to w prosty sposób przedstawić na zasadzie takiego dnia z życia naszej firmy, gdzie przeważnie u właścicieli to wygląda tak, że z samego rana mamy 40 nieprzeczytanych wiadomości, spotkania statusowe, cały czas ktoś wchodzi do biura, telefon od klientów, pracowników – tak naprawdę wszystkie nieprzewidziane sytuacje lądują na naszym biurku i ciężko nam tym wszystkim tak naprawdę zarządzić. Na koniec dnia budzimy się ze stertą papierów i raportów i okazuje się, że cały dzień przesiedzieliśmy w biurze, ale co z tego wyniknęło? No właśnie – żaden projekt nie posunął się do przodu, nasza firma nie posunęła się do przodu, a nasz dzień polegał na gaszeniu pożarów.

I dzień naszych pracowników wygląda bardzo podobnie, czyli oni sobie planują swój dzień, swoje priorytety, swoje zadania, natomiast z samego rana też dostają maile, które im te priorytety zmieniają. Muszą uczestniczyć w trzech spotkaniach, na których siedzą, słuchają – nie wynika dla nich z tego tak naprawdę nic. Jakiś dział pisze maila: hej, gdzie jest to zadanie, które miało być zrobione trzy dni temu – i okazuje się, że ta osoba to zadanie zrobiła faktycznie na czas, tylko na zupełnie innej wersji pliku niż ta, z którą pracował ten dział. I na koniec dnia okazuje się, że nasi pracownicy nawet wykonują zadania, ale nie docierają one w odpowiednie miejsca. I też na koniec dnia pracownik zastanawia się: ok, co z tego dnia wyniknęło? I okazuje się, że cały dzień był poświęcony wokół jednego i tak już zrobionego zadania.

I to też widać w raportach. My to oczywiście widzimy tak naprawdę każdego dnia, pracując z firmami, z właścicielami firm. Natomiast coraz więcej trafia do nas raportów, które pokazują, że nawet 60% dnia to tak zwane work about work, czyli praca dla samej pracy – coś, co nie przynosi w naszej firmie tak naprawdę żadnych przychodów, żadnych rezultatów. Są to puste godziny pracy, które mogłoby się wydawać, że ktoś musi zrobić. Natomiast dzisiaj będziemy rozmawiać właśnie o tym, że nie do końca tak musi być, ponieważ patrząc na te statystyki, że realna praca dziennie to około 3–4 godzin, czyli mniej niż połowa, to jest po prostu alarmujące.

Nie pomaga też to, że żyjemy w dosyć dynamicznym środowisku. I oczywiście te wszystkie narzędzia, AI, komunikatory – to wszystko, o czym będziemy dzisiaj mówić i pokazywać, jak to można wykorzystać dla siebie – to ma też swoją ciemną stronę. Inne raporty pokazują, że pracownicy dostają nawet 270 komunikatów dziennie, które bez przerwy odrywają ich od pracy. I okazuje się, że zadanie, które można byłoby po prostu zacząć i skończyć w krótkim okresie czasu, nasz pracownik potrafi się od niego odrywać i do niego wracać nawet 17 razy w ciągu dnia, za każdym razem musząc sobie przypominać, co już zostało zrobione, co jest do zrobienia, od nowa szukać tych wszystkich danych. No i z tego właśnie wynikają te wszystkie liczby, że nawet 9 godzin tygodniowo poświęcamy na szukanie informacji, co można dużo bardziej zoptymalizować, żeby po prostu te informacje cały czas były dla nas dostępne.

Kolejny czynnik, który też na to wszystko wpływa, to polska specyfika takiego niskiego poziomu cyfryzacji – że dalej 75% polskich firm tę cyfryzację ma na niskim poziomie, dalej toniemy w dokumentach, wdrażamy różne technologie bez planu (z oczywiście dobrą intencją tego, żeby zoptymalizować naszą pracę, żeby tego chaosu było mniej). Natomiast kiedy robimy to wszystko bez planu i nie wiemy, jak tych narzędzi używać, to bardzo często okazuje się, że okej, wdrożyliśmy jakieś narzędzie, sporo za nie płacimy, sporo zajęło nam, żeby je wdrożyć, a na koniec dnia tego chaosu jest jeszcze więcej niż było wcześniej.

Widać to też chociażby po AI w polskich firmach, gdzie raporty pokazują, że niecałe tylko 4% polskich firm z tych narzędzi korzysta, przy średniej unijnej 8%, gdzie Unia i tak nie jest tutaj pionierem, jeśli chodzi o te rozwiązania. I to też będę adresować właśnie na tym webinarze – gdzie AI faktycznie można wdrożyć, ponieważ ja rozmawiałem z przedsiębiorcami, słyszę, z czego to wynika. Większość osób myśli, że to jest jakaś chwilowa moda albo że dodaje to tylko więcej pracy, niż to jest tego warte, że wszystko i tak na końcu musi sprawdzić człowiek. I w tym jest dużo racji – AI trzeba używać, natomiast używać go z głową i o tym też będziemy mówić.

I chciałbym Wam to pokazać na liczbach, ponieważ rozmawiałem z przedsiębiorcami i bardzo często słyszę: ok, fajne jest to, co pokazujesz, co opowiadasz, natomiast nas teraz nie stać na jakąś transformację, na wdrażanie zmian. Natomiast wtedy ja zazwyczaj tak pół żartem, pół serio odbijam to pytanie drugim pytaniem: a czy jesteś sobie w stanie pozwolić na te koszty braku zmian? I wtedy przechodzimy właśnie do wyliczenia, ile kosztuje nas ten brak wprowadzania zmiany.

A liczby są całkiem spore, ponieważ dla firmy 20-osobowej, gdzie byśmy założyli, że każdy pracownik traci po 10 godzin tygodniowo – to i tak jest bardzo dobry wynik, ponieważ większość raportów pokazuje, że przeważnie jest to ponad 20 godzin – natomiast załóżmy, że mamy w miarę dobrze ułożoną firmę. Każdy pracownik traci po 10 godzin razy średnia jego stawka godzinowa (też trochę zaniżyłem do 50 zł, nie uwzględniając tych wszystkich kosztów podatków, ZUS-ów i tak dalej). To już daje nam koszt miesięczny na poziomie 40 tysięcy złotych – na firmę, przypominam, tylko 20-osobową – gdzie roczny koszt tego braku optymalizacji to prawie pół miliona złotych, często jest to dużo więcej. A nie liczymy tutaj kosztów rotacji pracowników, Twojego wypalenia oraz wszystkich utraconych szans, ponieważ ile razy zdarzyło się tak, że Twoja firma nie przejęła jakiegoś projektu tylko dlatego, że wydawałoby się, że nasz zespół nie jest w stanie kolejnego projektu udźwignąć, nie mamy takich sił przerobowych – a tak naprawdę bardzo często one są, tylko są alokowane w nieodpowiednie miejsca.

I jak opowiadam o tym, to też bardzo często przedsiębiorcy wchodzą w drugą skrajność, że: okej, to w takim razie trzeba teraz tych ludzi bardziej kontrolować, bardziej patrzeć im na ręce – co oni robią, na co poświęcają te dni swojej pracy. Natomiast to też nie jest tak, ponieważ problem prawie nigdy nie jest w ludziach, a w sposobie zorganizowania ich pracy.

I teraz, co się z rynkiem pracy dzieje? To, o czym już wstępnie mówiłem: że koszty tej pracy rosną, że kandydatów brakuje i zatrudnienie kolejnej osoby do tej ręcznej pracy bardzo często nie przynosi rezultatów właśnie dlatego, że próbujemy leczyć objawowo, a nie systemowo. Dorzucamy kolejną osobę do naszego systemu i ta osoba też wpada w ten tryb – też zamiast 8 godzin pracy dziennie poświęca tylko 3 godziny dziennie na pracę, a reszta to jest work about work. I jesteśmy w momencie, gdzie dosypywanie ludzi przestało być skalowalną strategią, co też w dużej mierze widać po największych firmach, które mają już dobrze ułożone procesy i zaczynają wykorzystywać narzędzia takie jak AI.

I tutaj widzimy jednoznaczny trend, jeśli chodzi o zwolnienia, gdzie Amazon zwalnia około 30 tysięcy osób, Salesforce 4 tysiące, Allianz Partners blisko 8 tysięcy miejsc pracy tylko i wyłącznie ze względu na sztuczną inteligencję. Więc pytanie: czy skoro najwięksi ludzi zwalniają, to czy my aby na pewno musimy zatrudniać? Zwłaszcza że teraz raporty pokazują, że blisko 50% pracy, która jest wykonywana przez firmy, już teraz można zautomatyzować.

Natomiast to nie jest tak, że ludzie stali się zbędni. Wręcz przeciwnie – ludzie stali się dużo bardziej cenni niż kiedykolwiek. Natomiast muszą to być odpowiedni ludzie i trzeba im dać odpowiednie środowisko pracy, ponieważ my zatrudniamy specjalistów i płacimy im za ich umiejętności, a nie za przeklejanie tych samych danych z jednego miejsca do miejsca drugiego, na szukanie danych. I optymalizując im tę pracę, dając im możliwość pracy w dużo bardziej zoptymalizowanym środowisku – jeśli chodzi o procesy, jeśli chodzi o narzędzia – to pozwala im wykorzystywać nie tylko jedną godzinę dziennie na pracę, a na przykład pięć godzin i już są w stanie podjąć pięć razy więcej projektów.

Czyli my możemy zautomatyzować czy pomóc sobie przy użyciu AI z tymi powtarzającymi, schematycznymi, nużącymi rzeczami, a naszym ludziom dać właśnie tę pracę specjalistyczną, która wymaga osądu, kreatywności, relacji. I właśnie to tworzy nam tę realną przewagę na rynku.

I rozwiązanie, które my proponujemy, nazwaliśmy je roboczo nowoczesny ekosystem firmy. I o co z tym chodzi? Ponieważ tych rzeczy jest dużo, o tych problemach trochę tutaj wspomniałem i to bardzo często ludzi przytłacza – ok, no to trzeba myśleć o tej technologii, o narzędziach, o procesach, jest tego dużo. I bardzo często właśnie przez to przedsiębiorcy czują się przytłoczeni albo wpadają w taki wir: ok, to my teraz zatrudnimy siedmiu konsultantów od siedmiu różnych rzeczy, będziemy robić to, to, to i to. I znowu na koniec dnia okazuje się, że chcieliśmy mieć dużo mniej chaosu w firmie, a mamy przez to dużo więcej.

Więc my na przestrzeni tych lat wypracowaliśmy sobie taki sposób pracy, który właśnie pomaga w sprawnym zoptymalizowaniu tego systemu, czyli ekosystem jako ekosystem pracy, jako ekosystem naszych procesów, ale też jako ekosystem narzędzi, również tych opartych o AI. I tutaj mam zamiar Wam właśnie pokazać, na jakich filarach to u nas stoi, czyli sześć filarów i trzy zasady, które pomagają nam ten chaos sprowadzić do wartości bliskich zeru. Przy okazji też będę pokazywać, jak już w tym tygodniu tak naprawdę każdy z tych sześciu filarów można u siebie w firmie wdrożyć, co już pozwoli zaoszczędzić naprawdę masę czasu.

Tylko coś sprawdzę. Okej, więc możemy iść.

I teraz tak: my tak naprawdę to wszystko testowaliśmy już na ponad 100 projektach, jakie przeprowadziliśmy, i widzieliśmy, co działa oraz co nie działa. I mogliśmy wyeliminować wszystkie te rzeczy, żebyście Wy też nie musieli się uczyć na swoich błędach, a trochę na błędach naszych. Natomiast o błędach dzisiaj będzie mało. Dzisiaj chciałbym się w pełni skupić na tym, co faktycznie działa, żeby można było to wdrożyć.

I nasz framework opiera się na komponentach, które muszą ze sobą współpracować. My staramy się zawsze te środowiska pracy projektować w taki sposób, żeby one żyły ze sobą w symbiozie, ponieważ bardzo często jest tak, że ok, my tutaj próbujemy jedną rzecz, drugą rzecz i gdzieś tam bardzo często jest tarcie. Dlatego my podchodzimy do tego tak holistycznie – nie siedmiu różnych konsultantów, każdy idzie w swoją stronę, tylko my rozmawiamy z firmami, badamy te potrzeby i patrzymy, gdzie są największe problemy, gdzie osiągniemy największą dźwignię, i dostosowujemy te wszystkie elementy w taki sposób, żeby to wszystko ze sobą grało.

I opieramy to właśnie na tych filarach i zasadach, ponieważ jedno to jest, żeby wdrożyć te rzeczy, a drugie, żeby ustalić trzy proste zasady tego, jak ma to funkcjonować, żeby to faktycznie dawało nam efekt taki, jaki sobie zamierzyliśmy.

Więc zaczynając od pierwszego filaru, czyli filaru, który stosunkowo najprościej u siebie wdrożyć i można to naprawdę zrobić jeszcze w tym tygodniu, a który daje bardzo często największą dźwignię – czyli wspólne środowisko komunikacji. Ponieważ my bardzo często widzimy to, że część komunikacji ląduje na Slacku, część na Teamsach, część na mailu, część w jakimś środowisku projektowym, a część rzeczy po prostu idzie drogą fizyczną gdzieś przez ludzi pracujących ze sobą w biurze. A to sprawia, że większość ustaleń nam po prostu ginie.

I bardzo wiele razy widzieliśmy taką sytuację, jak jest jedna osoba w firmie, która ma największą wiedzę projektową, zna wszystkie ustalenia z klientami i tak dalej (chociaż tutaj też możliwości są ograniczone, jak tych projektów jest dużo), no i mamy osobę B, która ma tylko część tych informacji i ma zrobić jakieś zadanie. No i robi to zadanie w oparciu o swoją najlepszą wiedzę, a potem okazuje się, że „ale to nie jest zgodne z tym, o czym rozmawialiśmy ostatnio z klientem”. Tylko w żaden sposób te informacje do tych ludzi nie dotarły.

A nawet jak ludzie próbują takie informacje uzyskać, to znowu to jest bardzo długi proces, to nam rozciąga proces i to nam zabiera czas, ponieważ jedna osoba musi się skontaktować z tą osobą, która ma tę wiedzę. W tym dziale jest na przykład pięć osób, więc każda z tych pięciu osób pisze prywatnego maila do tej jednej osoby, która te ustalenia zna, albo do siebie nawzajem – i powstaje nam chaos komunikacyjny, ponieważ nic nie jest w jednym miejscu. Dodatkowo jeszcze wchodzi jakiś głuchy telefon, ta sama informacja idzie przez trzy osoby i na samym końcu jest bardzo mocno wypaczona.

Dlatego tak ważne jest to, żeby ustalić tylko jedno środowisko pracy i sobie ustalić zasadę: ok, korzystamy powiedzmy ze Slacka, więc nie wysyłamy już sobie maili, jeśli chodzi o projekty. I, co ważne, piszemy też na kanałach, a nie na prywatnych wiadomościach, żeby znowu był ten przepływ informacji, żeby każdy był na bieżąco z tym, jakie są ustalenia z klientami, co już próbowaliśmy, co już zostało zrobione i tak dalej. Te informacje po prostu nie giną.

Drugi filar to system zarządzania pracą i to wydawało mi się już taką oczywistością, że praktycznie każda firma ma jakiś system do zarządzania zadaniami: Asana, ClickUp, Monday, jest tego mnóstwo. Natomiast im więcej z tymi firmami współpracujemy, tym częściej widzimy to, że nie zawsze to jest takie kolorowe i bardzo często faktycznie jakiś system jest, tylko pytanie – jak z niego ludzie korzystają?

I tutaj przytoczę taką sytuację ostatnią z klientem, z którym współpracowaliśmy w tym obszarze. Ten klient miał Asanę. To była dosyć spora firma, kilkadziesiąt osób. No i zaczęliśmy rozmawiać z ludzi. Co się okazało? Okazało się, że okej, Asana faktycznie jest, faktycznie tam się coś dzieje, ale nie wszystkie osoby z niej korzystają – tylko jakieś 60% osób z niej korzystało, uzupełniało statusy, odhaczało zadania i oznaczało inne osoby w tych zadaniach i nigdy deadline’y nie były pilnowane. A z czego to wynikało? Że tamte osoby po prostu do tej Asany wchodziły może raz na tydzień, może wcale, i to, co już było w Asanie, to oni pisali mailem: hej, jaki jest status tego i tego projektu? A to wszystko było – tylko właśnie trzeba ustalić zasady, że faktycznie cała firma z tym pracuje.

I to faktycznie musi być cała firma, ponieważ w tym case jeszcze był taki problem, że sam właściciel nie za bardzo chciał z tego korzystać i wymagał od pracowników, żeby z tej Asany korzystali, a sam tego nie robił, sam zlecał zadania przez maila. A przykład zawsze idzie z góry, więc o tym też musimy pamiętać, że to, co my robimy i to, w jaki sposób my pracujemy, to też wpływa na nasz zespół. Oni po prostu widzą i też w taki sposób pracują.

Więc to, co my polecamy, to wybranie jednego narzędzia, wprowadzenie zasady (to też możesz zrobić już w tym tygodniu): jeśli jeszcze nie masz żadnego narzędzia – wybrać narzędzie dla siebie; jeśli masz – to zrewidować, czy aby na pewno wszyscy z nim pracują i czy wszyscy pracują tak samo. Bo może dla niektórych deadline w tych zadaniach to świętość, dla innych coś, co po prostu „dobrze, żeby było” w taki sposób.

Więc też jest ważne to, że jeśli chodzi o system zarządzania zadaniami, to tutaj perfekcję osiągamy nie tym, że już nic więcej nie możemy dodać, tylko tym, że już nic więcej nie możemy odjąć. I u tego klienta też weszliśmy na bardzo dużą Asanę z wieloma projektami, ale okazało się, że większość z nich w ogóle nie była wykorzystywana. Zmniejszyliśmy ilość projektów dwukrotnie, ale wszystko było dużo przejrzystsze i ludziom po prostu dużo łatwiej się na tym pracowało.

Filar trzeci, czyli firmowa baza wiedzy. I to jest już rzecz, której nie zbudujemy w tym tygodniu, ale gdzie możemy zrobić pierwszy krok, bo bazę wiedzy buduje się miesiącami i buduje się latami. Natomiast to jest bardzo ważne, ponieważ nie może być tak, że wiedza i nasze know-how istnieje tylko w głowach ludzi. Mówimy tutaj również o nas, o właścicielach firm – czyli jeśli tylko my mamy pewne informacje w głowie, tylko my wiemy, jak pewne procesy działają, jakie były ustalenia, to my nie jesteśmy w stanie od firmy odłączyć się na jakiś dłuższy czas i jesteśmy niezbędni. Potem nie mamy się co dziwić, że wszystko ląduje na naszym biurku, ponieważ tylko my mamy tę wiedzę.

A budowanie bazy wiedzy nie jest wcale trudne, narzędzia też są całkowicie darmowe. Ja preferuję Notion, ponieważ, tak jak mówię, można korzystać w firmie nawet bezpłatnie, trzymać tam najważniejsze informacje i dobudowywać, dobudowywać, dobudowywać. Wtedy też wdrażanie nowych pracowników nie trwa trzy miesiące, a miesiąc. I ten pracownik, który został na nowo zatrudniony, nie musi teraz chodzić po całym naszym zesole, do każdego pokoju się pytać: a jak robimy to? A jak robimy to? A co w takim przypadku? Tylko może sobie odpalić bazę wiedzy i tam wszystko jest. Z tym że bardzo niedoceniany filar, ale bardzo ważny – i my preferujemy to, żeby po prostu to budować. I prowadzenie firmy staje się od razu łatwiejsze, współpraca z naszym zespołem staje się dużo łatwiejsza.

Kolejna rzecz to CRM, czyli system do zarządzania klientami, do obsługi zgłoszeń. I to też wydaje się być podstawa, ale to, że jakiegoś CRM-a mamy, to też nie jest jednoznaczne z tym, czy dobrze go wykorzystujemy, czy dobrze go używamy. Ponieważ jeśli chodzi w ogóle o samych klientów, to pamiętajmy o tym, że to jest woda na młyn naszej firmy i my musimy mieć ten dopływ klientów, musimy też budować z nimi dobre relacje. A bez odpowiedniego systemu, zwłaszcza jak firma jest coraz większa, zgłoszeń jest coraz więcej, to jest to bardzo trudne.

I bardzo często wtedy zdarza się tak, że my z tymi klientami rozmawiamy – w sensie, że jeden handlowiec z daną osobą rozmawia, z danym klientem – ale nie jest przypisany do niego na stałe. Potem dzwoni do niego drugi handlowiec, potem trzeci handlowiec i ten klient musi trzy razy powtarzać to samo i mówi, i się frustruje, bo „przecież ja już wam to mówiłem, czemu mnie o to pytacie?”. Albo: dlaczego ten projekt oddajecie mi w taki sposób, skoro ja to chciałem zupełnie inaczej? Ale nigdzie to nie było zapisane.

Albo przychodzi do naszej firmy jakiś potencjalny klient i nasz czas reakcji to jest dwa, trzy dni, bo jeden handlowiec myśli, że już drugi to zrobił, drugi myśli, że to było zadanie tego pierwszego. I znowu, jeśli nie mamy dobrze poukładanego CRM-a, nie mamy tam na bieżąco aktualizowanych statusów, to nasz czas reakcji jest mocno spowolniony i wyprzedzi nas konkurencja, która jest dużo szybsza.

Nawet możecie sobie zrobić taki eksperyment myślowy: załóżmy, że bardzo chcecie współpracować z jakąś firmą, bardzo coś od niej chcecie, no i kontaktujecie się, ale ten kontakt zwrotny jest po trzech dniach. Rozmawiacie z jednym handlowcem, macie jakieś ustalenia, powiedzmy ustaliliście, że tego dnia coś dostaniecie – nie dostajecie. Drugiego dnia też nic nie dostajecie, po trzech dniach dzwoni inny handlowiec i pyta znowu o to samo. No i wiadomo, nawet jak w samym początku chcieliśmy z tą firmą współpracować, to już widzimy, że tam jest taki chaos, że chyba jednak musimy zmienić partnera biznesowego.

Więc to jest kolejne zadanie, które można zrobić jeszcze w tym tygodniu – czyli sobie przejrzeć naszego CRM-a: czy tam są statusy na bieżąco zaktualizowane, czy nasze leady są przypisywane do konkretnych osób i czy faktycznie ktoś się tym zajmuje, jaki mamy czas reakcji. Ponieważ to jest znowu bardzo ważne i to pierwsze wrażenie, jakie wywołujemy na kliencie, może zadecydować, czy w ogóle ta współpraca dojdzie do skutku.

I filar piąty, jeden z najważniejszych – czyli mapowanie procesów. I tutaj taką ciekawostkę Wam od razu powiem, że mapowanie procesów to jest coś, z czym przychodzą do nas firmy najczęściej, ponieważ to jest rzecz, która nie jest aż taka prosta, żeby zrobić ją samodzielnie, w odróżnieniu od czterech pozostałych, natomiast daje ona ogromny zwrot z inwestycji.

Ponieważ mapowanie procesów i ich w ogóle standaryzacja jest o tyle ważna, że jeśli my nie wiemy, w jaki sposób procesy u nas działają, to w jaki sposób my chcemy wdrażać naszych ludzi? W jaki sposób my chcemy sprawdzić, czy czegoś nie da się zrobić szybciej? W jaki sposób sprawdzić, co się w ogóle dzieje po drodze? Czy coś nie siedzi na jakimś pracowniku naszym powiedzmy 2–3 dni, mimo że mogłoby się zadziać automatycznie?

Bez procesów nie mamy w ogóle możliwości zautomatyzowania czegokolwiek. I to na przykład ostatnio rozmawiałem ze znajomym przedsiębiorcą, który właśnie zajmuje się automatyzacjami, i mówi: „Do nas bardzo dużo firm przychodzi, chcą automatyzować rzeczy, natomiast oni nie mają zmapowanych procesów, więc my musimy tę współpracę zawiesić do czasu, aż te procesy będą mieli, ponieważ jak mamy zautomatyzować coś, czego w ogóle nie wiemy, jak wygląda?”. Więc pokazanie tego wszystkiego na schemacie pokazuje bardzo często m.in. takie rzeczy, że często ludzie nawet nie w jednej organizacji, ale w jednym dziale tej organizacji mogą ten proces postrzegać w zupełnie inny sposób. Osoba A myśli, że coś się dzieje w taki sposób. Osoba B myśli, że jest zupełnie inna kolejność tych zadań. I znowu są tarcia i cały proces trwa dużo dłużej, niż mógłby trwać, a co za tym idzie – jest dużo droższy w obsłudze niż mógłby po prostu być.

Więc znowu – to jest jedna z rzeczy, którą robimy najczęściej. Natomiast staramy się na tym nie poprzestawać i jak już wiemy, w jaki sposób procesy u nas funkcjonują, to można wyłapywać te wąskie gardła i zastanawiać się, w jaki sposób ten proces można ułożyć bez chaosu. Natomiast, gdybyśmy chcieli podjąć jakieś znowu pierwsze działanie w tym tygodniu, to zastanowienie się, który proces jest u nas najważniejszy, który generuje nam na przykład największe przychody albo który odpowiada za jakąś optymalizację kosztów – i porozmawiać z ludźmi, jak oni ten proces widzą. I zakładam, że na 90% każdy powie ten proces w trochę inny sposób niż jego koledzy z działu – i to nam pokaże, że jest jakiś problem, który wtedy warto rozwiązać.

No i ten filar szósty, czyli warstwa automatyzacji, to o czym dzisiaj rozmawialiśmy na samym początku. Badania pokazują, że nawet już połowę rzeczy, połowę zadań w firmach można już automatyzować, można robić albo całkowicie automatycznie, albo półautomatycznie. Tylko tutaj musimy mieć ten fundament w postaci zmapowanych procesów, zoptymalizowanych procesów. Tylko wtedy możemy sobie na takie automatyzacje pozwolić. No i właśnie to sprawia, że mamy tę przewagę na rynku. To sprawia, że nasi specjaliści nie muszą przeklejać danych z jednej tabelki do drugiej, tylko że mogą cały dzień skupić się na tym, za co im faktycznie płacimy, za to, w czym po prostu się specjalizują.

I jako taki bonus, czyli w sumie już filar siódmy, to warstwa AI, ponieważ obiecywałem, że też pokażę, w jaki sposób można wdrożyć AI w swojej firmie, żeby to nie był tylko taki buzzword, a żeby faktycznie to miało wartość, żeby nie musieć się tym bać. Przy czym – no właśnie – to powinien być siódmy filar. Natomiast to, o czym mówię, testowaliśmy przez ostatnie lata jeszcze, jak o AI się w ogóle nie słyszało i te pozostałe sześć filarów działało. Natomiast odkąd AI weszło, to jesteśmy w stanie dodać tam taki mnożnik, bo AI to nie jest ani zoptymalizowanie procesu, ani automatyzacja. Dodając AI bez fundamentów tak naprawdę jest to tylko gadżet i nie przekłada się na żaden wzrost wydajności. Natomiast kiedy już wszystko mamy ułożone i dodamy tę warstwę AI, to możemy robić dużo więcej w tym samym czasie.

To znaczy: jeden handlowiec zamiast obsłużyć jedną ofertę w danym czasie jest w stanie obsłużyć pięć ofert. Osoba, która się specjalizuje w swojej dziedzinie, zamiast odpisywać, tworzyć od nowa, od zera draft maila, to może dostać taki draft z AI i tylko go dostosować. To jest coś, co możemy zrobić już dzisiaj, czyli wrzucić do AI-a 100 naszych ostatnich maili, jakie napisaliśmy, albo innych komunikatów, które napisaliśmy i zadać takie zadanie: „hej, to są moje wiadomości, wyciągnij z tego zasady pisania, w jaki sposób ja piszę i skopiuj mój styl”. I wtedy możemy do takiego projektu AI-owego wrzucać różne komunikaty, które do nas docierają, i już od razu będziemy mieli draft odpowiedzi. Może ten proces być nawet zautomatyzowany i my wtedy nie musimy poświęcać 10 minut na pisanie tego maila czy jakiejś wiadomości od zera, tylko możemy już dostać gotową wiadomość i poświęcić tylko minutę na jakieś drobne korekty i wysłanie. I w tym AI jest naprawdę dobre.

Kolejna rzecz, coś bez czego już tak naprawdę nie potrafiłbym funkcjonować, czyli notatki ze spotkań. Bardzo często jest tak, że rozmawiając z klientem i chcąc się w pełni skupić na nim, nie jesteśmy w stanie wszystkiego zanotować i później po spotkaniu okazuje się, że klient nam mówił o czymś, co było dla niego bardzo ważne, natomiast my tego nie pamiętamy i albo tego nie zapisaliśmy, albo jakoś to zapisaliśmy źle – zwłaszcza jak to są bardzo długie spotkania i jest bardzo dużo wątków. No i wtedy rodzi się problem i musimy szyć, w jaki sposób tę sytuację rozwiązać.

Natomiast to, co my robimy teraz – czy rozmawiając z klientami podczas konsultacji, czy rozmawiając tutaj wewnątrz naszego zespołu – mamy narzędzie AI do tworzenia notatek. I wtedy możemy się w pełni skupić na naszym rozmówcy, na jego potrzebach, a notatki tworzą się w tle. Wtedy też od razu można po takim spotkaniu notatki rozesłać do naszych kolegów z zespołu i nie musimy robić spotkania na pięć osób – tylko wystarczą dwie osoby, a reszta dostaje tylko brief z najważniejszymi ustaleniami, które są w stanie przeczytać i wyciągnąć z tego wnioski w ciągu 10 minut, a nie w ciągu półtoragodzinnego spotkania.

Czy chociażby klasyfikacja leadów – zwłaszcza jak mamy tych leadów dużo. Możemy w jakiś sposób oznaczyć, co jest dla nas ważne u naszych potencjalnych klientów i też od razu dostawać taką selekcję bazy.

Więc tak, to AI można wdrożyć w swojej firmie, można wdrożyć mądrze i wcale nie trzeba do tego jakichś wielkich wdrożeń, bo to, o czym ja tutaj powiedziałem, to są bardzo proste rzeczy. Wrzucenie naszych ostatnich maili do AI i powiedzenie „wyciągnij z tego zasady” to jest 10 minut pracy. Zainstalowanie wtyczki do robienia transkrypcji ze spotkań to jest 5 minut pracy. Zrobienie klasyfikacji leadów – może 30 minut. Rzeczy oczywiście można robić dużo bardziej zaawansowane, które nam jeszcze bardziej pomagają, natomiast ja na tym webinarze wolałbym się skupić na tych rzeczach właśnie prostych, tych rzeczach, które możemy wdrożyć jeszcze w tym tygodniu.

I ważne jest też to, żeby nie porwać się z motyką na słońce i najpierw zrobić audyt, a potem dobrać narzędzia, czyli zastanowić się w ogóle, jakie my mamy potrzeby, żeby nie wdrażać jakichś wielkich rozwiązań w mniejszej firmie, która te potrzeby ma dużo mniejsze. Więc my zawsze też od tego audytu zaczynamy i zastanawiamy się w ogóle, gdzie jest jakiś ból, bo może się okazać, że coś już teraz działa dobrze i bez sensu do tego dokupywać kolejne narzędzie, skoro można to rozwiązać już tymi zasobami, które mamy.

Też zapisałem sobie takie zadanie z dziesięcioma pytaniami audytowymi, jak taki audyt w swojej firmie przeprowadzić. Tutaj ze względu na ograniczony czas nie będę przez to wszystko przechodził, natomiast po webinarze oczywiście też wyślę do Was tę prezentację, więc będziecie mogli sobie te wszystkie pytania zadać i zobaczyć, czego tak naprawdę Wasza firma potrzebuje i wybrać to, od czego zacząć.

I teraz tak, trzy zasady jeśli chodzi o same narzędzia. To przede wszystkim: jedno środowisko, żeby ich nie mieszać, ponieważ – ja to wpisałem jako osobną zasadę, ponieważ bardzo często widzimy w firmach, że korzystają jednocześnie z Google’a, z Microsoftu, z takich narzędzi, z takich narzędzi i wszystko jest rozproszone. Lepiej wybrać jedno środowisko, nawet które będzie miało jakieś konkretne, pojedyncze funkcje ograniczone, niż rozdrabniać się na wiele różnych ekosystemów. Bo podstawą takiej optymalnej pracy jest to, żeby wszystko było w jednym miejscu, żeby każdy działał na tym samym ekosystemie.

Druga sprawa to to, o czym wspomniałem – żeby dobrać narzędzie do dojrzałości firmy, czyli żeby nie wdrażać Jiry w firmie, gdzie jeszcze pracuje się na papierze albo gdzie nie mamy tych zgłoszeń jakoś dużo. Więc to jest ważne, żeby nie przestrzelić, nie iść teraz w skrajność, że musimy wszystko automatyzować, musimy mieć jakieś nie wiadomo jakie systemy. Często w mniejszych firmach, gdzie dopiero na przykład zaczyna się pracę nad zadaniami, zamiast wdrażać ClickUpa, warto wdrożyć trochę prostszą Asanę albo jeszcze prostsze Nozbe. I to są może proste systemy, natomiast jeśli firma dopiero zaczyna, dopiero chcemy nauczyć się tego całego systemu, to właśnie warto wtedy od prostszych rozwiązań zacząć.

I trzecia sprawa, czyli to, o czym często się zapomina – żeby najpierw zadbać o proces, a dopiero potem o narzędzia, ponieważ bez procesu, próbując cokolwiek zautomatyzować, będziemy mieć bałagan. Musimy najpierw zastanowić się, jakie mamy procesy, w jaki sposób one wyglądają i dopiero potem możemy dobrać narzędzia właśnie do tych naszych procesów, żeby to nie było tak, że to ogon macha psem. My potrzebujemy narzędzi, które dostosowują się pod nas, a nie my, żebyśmy musieli się dostosowywać pod narzędzia. Ale od tego, żeby to osiągnąć, to trzeba właśnie od tych procesów zacząć.

Tak, więc wszystko to, o czym powiedziałem: jedno środowisko – jeszcze gwoli podsumowania – narzędzia do dojrzałości firmy i najpierw proces, dopiero potem narzędzia. I bardzo często też spotykam się z tym, że ludzie jak słuchają o tych narzędziach, to myślą, że to musi być na pewno drogie: tyle jest tych narzędzi, tyle teraz tych tokenów podobno to AI zjada. Natomiast tak naprawdę jak sobie sprawdzimy, jak bardzo nam te narzędzia ułatwiają pracę, jak bardzo pomagają nam zoptymalizować ten czas pracy, ile nam odzyskują tak naprawdę czasu, to koszt tych kilku, maksymalnie kilkunastu tysięcy złotych rocznie to jest tak naprawdę ułamek kosztu tylko jednego etatu, a jeden etat nie pozwoli nam na taką dźwignię jak właśnie te narzędzia. Więc nie mówię oczywiście o tym, żeby kupować je na potęgę, bo bardzo często w firmach tych narzędzi jest za dużo, ale jak już korzystamy z jakiegoś narzędzia i faktycznie widzimy, że ono nam pomaga, to żeby na nim nie oszczędzać. Ale na samym początku też zacząć od tych darmowych wersji, ponieważ wiele narzędzi te darmowe wersje posiada i jesteśmy je sobie w stanie przetestować, a nawet bardzo długo na nich pracować, jak chociażby na Slacku czy w Notion, gdzie bardzo, bardzo dużo rzeczy możemy zrobić całkowicie za darmo. I to wcale nie musi być drogie, bo o to nam chodzi, żeby nie tworzyć nowych kosztów, a żeby zoptymalizować te już istniejące.

I teraz 10 rzeczy, które możesz zrobić sam jeszcze w tym tygodniu. Też nie będę przez to dokładnie przechodził, ponieważ o tych rzeczach już dużo rozmawialiśmy, ja bym się wolał skupić na tych fundamentach, o których powiedziałem, te sześć filarów – to jest moim zdaniem najważniejsze. Natomiast, tak jak wspomniałem, ja tę prezentację jeszcze będę wysyłać. Gdybyście mieli więcej czasu i chcieli wdrożyć inne ciekawe rzeczy, to tutaj jeszcze na prezentacji właśnie będzie ta lista. Czyli tak: jeden komunikator i wdrożenie zasad – to jak miałby być mój strzał, jakbym miał zrobić tylko jedną rzecz i zapamiętać tylko jedną rzecz z tego spotkania, to zrobiłbym właśnie to. Widzimy, trochę tych quick winów jest, trochę pomysłów, natomiast to, tak jak mówię, żeby nie przedłużać naszego spotkania, to myślę, że po webinarze też każdy wybierze coś dla siebie.

I swoją drogą możecie napisać na czacie, który problem z tych, o których rozmawialiśmy, jest największy i potem sobie też o tym powiemy. Dzień dobry, dzień dobry. Też jeszcze na końcu naszego spotkania będzie sesja pytań i odpowiedzi, więc jak w międzyczasie jakieś pytania się pojawiają, to też warto je na koniec zachować i postaram się na nie odpowiedzieć, doradzić, pomóc itd. Ale do tego przejdziemy.

I teraz tak, w jaki sposób w ogóle wybrać to, od czego zacząć, ponieważ my tutaj mówimy o dziesięciu quick winach, o sześciu filarach, o trzech zasadach – od czego zacząć? I to jest też ważne, ponieważ to bardzo często przedsiębiorców przytłacza, że „okej, tego jest tak dużo, od czego zacząć?”. To najlepiej zapytać samego siebie, gdzie po prostu obecnie w naszej organizacji jest największy ból, gdzie najbardziej potrzebujemy jakiegoś wsparcia, gdzie najbardziej coś nie działa, jakiego typu sprawy najczęściej lądują na naszym biurku, gdzie powstaje najwięcej pożarów, które musimy potem gasić – to jest pierwsze pytanie.

Drugie pytanie, jakie warto sobie zadać, to: które rzeczy są najłatwiejsze? Ponieważ jeśli któreś z tych pomysłów po prostu nie jest z nami spójne, nawet z tym komunikatorem – że nie za bardzo wiemy, w jaki sposób ustalić zasady tego wspólnego komunikatora – ale coś innego przemawia do nas dużo bardziej, to warto zacząć właśnie od tych nisko wiszących owoców, od tego, co ma niską złożoność, a wysoką wydajność.

I teraz najważniejsze pytanie, to o którym ludzie często zapominają, czyli: kto będzie ownerem tego procesu, że tak sobie pozwolę na anglicyzm? Czyli kto będzie odpowiadał za to wdrożenie, ponieważ ile razy spotykałem się z jakimiś projektami, gdzie było na spotkaniu bardzo hucznie: „okej, to teraz robimy to, to i to”. I wymyślaliśmy 10 rzeczy, ale nie ustaliliśmy, kto będzie za to odpowiedzialny, kto będzie pilnować terminów, kto będzie w cudzysłowie rozliczany z tego i kto po prostu weźmie za to odpowiedzialność. Jeśli tego nie zrobimy, tego nie ustalimy, to jest bardzo duże prawdopodobieństwo, graniczące z pewnością, że to po prostu nie będzie zrobione.

Więc ownerami możecie być na przykład Wy sami – czyli ustalamy, że coś zostanie wdrożone i po prostu robimy wszystko, co w naszej mocy, żeby to wdrożyć i rozliczamy samych siebie. Albo, jeśli widzimy, że w naszym zespole jest jakaś osoba, która w czymś jest dobra i która mogłaby wziąć na siebie tę odpowiedzialność, możemy z nią porozmawiać i powiedzieć: „słuchaj, widzę, że w naszej firmie na przykład komunikacja nie działa, Ty jesteś obeznany bardzo dobrze w takich rzeczach jak komunikatory itd., często pomagasz innym członkom zespołu, co Ty na to, żeby wziąć na siebie coś takiego, żeby ustalić takie jedno środowisko pracy itd.” – i dać też swoim ludziom się wykazać, bo to też pozwala uwolnić ich potencjał i zdelegować odpowiedzialność, a nie zadanie.

I teraz, jak my to w ogóle robimy? Ponieważ powiedziałem, jak to można zrobić u siebie w firmie samemu, a jak my do tego podchodzimy, jak my współpracujemy z klientami. My bardzo często spotykamy się z menedżerami konkretnych działów w danej firmie i pytamy: jak w ogóle u Was wygląda sprawa, gdzie ostatnio było najwięcej pożarów, co nie wychodziło, co myślisz, że można byłoby zrobić lepiej? Potem identyfikujemy te rzeczy, czyli co z tego wynika, jakie to generuje straty. Przygotowujemy rozwiązania, czyli zastanawiamy się: ok, mamy takie informacje, takie straty – co możemy z tym zrobić? No i to wdrażamy.

I też możesz skopiować trochę ten system i nie pytać też samego siebie, bo możesz nie mieć pełnego wglądu, jak pewne rzeczy funkcjonują, ale właśnie porozmawiać czy to z menedżerami swoich zespołów, czy to z poszczególnymi osobami i podpytać: „słuchaj, takie luźne pytanie – co na przykład Ci tam najbardziej nie wyszło albo z czym ostatnio jest największy problem, gdzie są największe przestoje? Porozmawiajmy o tym”. Bo to ludzie, którzy na co dzień się z tymi problemami borykają, po prostu wiedzą, co działa, co nie działa i rozmowa z nimi daje dużo więcej niż jakiekolwiek audyty, zadawanie sobie samemu pytań itd. Więc warto porozmawiać z tymi ludźmi, zidentyfikować te problemy i zastanowić się właśnie, co można zrobić. Dlatego właśnie przybraliśmy taki system pracy, że z tymi menedżerami rozmawiamy, te problemy identyfikujemy i co tydzień dostarczamy nowe rozwiązanie, które odpowiada na ten konkretny problem. Także i ludzie, i sami przedsiębiorcy widzą z tygodnia na tydzień, że coś się zmieniło: „okej, w tym tygodniu poprawiła się komunikacja, w tym tygodniu poprawiło się zarządzanie projektami”. I to jest też bardzo ważne, żeby działać w miarę sprawnie, żeby nie robić takich wielkich projektów, które ciągną się przez kolejne miesiące i tak naprawdę my nie wiemy, czy cokolwiek z tego będzie.

Więc my preferujemy w ogóle zaczynać od tych nisko wiszących owoców i potem przechodzić tydzień po tygodniu, żeby każdego tygodnia coś w tej firmie się zmieniło, żeby ludziom pracowało się lepiej, żeby ludzie pracowali wydajniej, żeby koszty były niższe, żeby przychody były wyższe – i pracowanie takie właśnie iteracyjne, z tygodnia na tydzień.

I teraz tak, porozmawialiśmy sobie trochę o fundamentach, czyli o tych prostych rzeczach, które można zrobić już teraz. Natomiast nasz system też opiera się o takie trzy poziomy, o trzy poziomy dojrzałości firmy, gdzie na samym początku zajmujemy się fundamentami, czyli – to, o czym mówiłem – że nie porywamy się z motyką na słońce, nie próbujemy wdrażać jakiegoś zaawansowanego rozwiązania, kiedy nasz zespół nie jest na to gotowy. Dlatego na samym początku pracujemy na fundamentach, na procesach, na komunikacji, na tym, żeby ludzie ze sobą po prostu lepiej współpracowali, żeby powyłapywać wszystkie wąskie gardła. Dopiero wtedy przychodzi czas na ten poziom drugi, czyli na automatyzację, na integrację narzędzi, na procesy ofertowe, raporty, które same się generują i są dużo dokładniejsze, niż zrobiłby to człowiek. I poziom trzeci, czyli dźwignia – czyli dodanie tych rozwiązań opartych o AI, jakieś bardziej zaawansowane rozwiązania, które sprawiają, że jeden specjalista może obsłużyć w tym samym czasie nie jeden projekt, a sześć projektów.

Także to wszystko jest możliwe, ale trzeba pamiętać, żeby robić to po kolei. Zacząć od fundamentów, jak fundamenty już działają, przejść do tej automatyzacji i zobaczyć, że jest to możliwe, żeby rzeczy działy się same. No i na poziomie trzecim to już wdrażamy u klientów takie rozwiązania, które dają realne przełożenie na rynek, które zwiększają realnie konkurencyjność, które sprawiają, że projekty na przykład trwają dwa, trzy razy krócej. Także to wszystko da się zrobić, tylko trzeba pamiętać o tym, żeby dobierać te rozwiązania do cyfrowej dojrzałości naszej firmy, no i naszych zespołów rzecz jasna.

Te use case’y też mamy na prezentacji, także będzie można później zobaczyć. Ja tak wstępnie np. powiem o jednym z nich, czyli automatyczny proces ofertowy – czyli coś, co wcześniej trwało 3–4 godziny i powodowało, że czas reakcji naszych handlowców to były dwa dni, ponieważ było trzeba ręcznie sprawdzić maile, ręcznie sprawdzić dane danej firmy, dowiedzieć się, czy w ogóle ten klient pasuje do naszej oferty, uzupełnić jakiegoś CRM-a, spróbować się skontaktować z tym klientem, i proces się bardzo dłuży wtedy. A kiedy go zautomatyzujemy i sprawimy, że wszystkie leady wpadają nam do formularza, AI automatycznie sprawdza dane o tej firmie i podsyła nam już gotowy brief, żebyśmy wiedzieli, z czym się dana firma mierzy, z czym się dany klient mierzy, w jakiej działa branży, ile ma osób, jakie ma mniej więcej przychody – to już pomaga naszemu handlowcowi w tym, żeby zadzwonił z konkretami, żeby nie musiał badać całego gruntu od zera, tylko żeby już zadzwonił przygotowany, żeby zadzwonił do tych firm, gdzie ten potencjał na współpracę jest największy.

Ponieważ zwłaszcza jak mamy bardzo dużo zapytań, bardzo dużo leadów, to musimy też je priorytetyzować – które warto obsłużyć w pierwszej kolejności, a które i tak już widzimy, że raczej nic z tego nie będzie, więc można to odłożyć na później. I teraz tak, oczywiście można zatrudnić kolejnego człowieka, który będzie wsparciem dla handlowca i będzie segregował te wszystkie leady i określał, do których warto zadzwonić w pierwszej kolejności, do których warto zadzwonić później, ale to wszystko może dziać się właśnie automatycznie. Więc na samym tym use case można robić wszystko 10 razy szybciej, zaoszczędzić naszym ludziom tego przepisywania danych i osiągnąć ten jeden, nawet dwa dni przewagi nad naszą konkurencją, która odezwie się do tego samego klienta dużo później. A to jest też ważne, ponieważ często jak klienci szukają firmy, z którą chcą współpracować, mają jakiś problem, to robią jeden dzień, gdzie po prostu przeszukują wszystkie oferty i kontaktują się z każdym po kolei. No i my, jak skontaktujemy się z takim leadem dwa dni później, to to już może być o dwa dni za późno.

Także tych use case’ów jeszcze tutaj mamy dwa, ale to, tak jak mówię, to będzie w prezentacji – żeby nie przedłużać, to na koniec tę prezentację wyślę.

Kontynuując temat AI jako narzędzie. Kilka pomysłów, w jaki sposób to AI można wykorzystać. Już sobie o tym wstępnie rozmawialiśmy, natomiast tutaj jeszcze warto właśnie przypomnieć o tym streszczaniu spotkań, bo to jest bardzo prosta rzecz – 5 minut zainstalowanie wtyczki, a może zaoszczędzić nam naprawdę masę czasu. Ja już teraz widzę u siebie w ramach naszej firmy, ile to nam na spotkaniach po prostu czasu zaoszczędza – że te spotkania mogą się opierać na mniejszej ilości osób, że mamy z tego większą ilość danych. Draft odpowiedzi na maile, czyli właśnie zadanie takiego zadania dla AI-a, żeby nauczył się odpisywać tak jak my; klasyfikacja tych zgłoszeń; i wewnętrzny chatbot w bazie wiedzy – to jest bardzo ciekawe, to jest coś, co my teraz testujemy. Czyli jak już zbudowaliśmy sobie tę bazę wiedzy, gdzie mamy wszystkie te informacje o naszym know-how, to też zamiast przeszukiwać tej bazy wiedzy ręcznie – na przykład dołącza do nas nowy pracownik i okej, on dostaje tę bazę wiedzy, to jest dla niego wygodne, że nie musi teraz chodzić po całej naszej firmie i pytać o nurtujące go rzeczy – ale co jest jeszcze prostsze, można postawić takiego chatbota, który ma dostęp do tej naszej bazy wiedzy i my mu tylko zadajemy pytanie, on sam przeszukuje wszystko to, do czego ma dostęp, i daje nam konkretną odpowiedź. To też maksymalnie nam skraca czas na pozyskiwanie tych informacji, a jednak te statystyki dosyć mocno pokazują, że tygodniowo 7–8, czasami nawet 9 godzin czasu pracy ludzi to jest właśnie szukanie informacji, a tutaj można skrócić to całkowicie do zera. Więc znowu jedna zmiana, tak naprawdę dwie – bo postawienie swojej bazy wiedzy wewnętrznej i postawienie takiego AI-a, który będzie się tym zajmować – a jak bardzo jest w stanie skrócić ten nasz czas pracy, ile jest w stanie nam to po prostu dostarczyć tej wartości. Liczby oczywiście są duże.

I teraz tak, jak w ogóle znaleźć luki w tych naszych systemach? Czyli znowu tutaj wracamy do tej rozmowy z ludźmi, ponieważ jest to naprawdę najcenniejsze źródło wiedzy o problemach, z którymi oni się mierzą na co dzień, pracując. My za swojego biurka bardzo często tych problemów nie widzimy i nie wiemy, z czego pewne rzeczy wynikają. Dlatego bardzo ważne jest to, żeby raz na jakiś czas porozmawiać: co nie gra, gdzie widzą jakiś potencjał do automatyzacji, nie bać się tego pytać wprost, pokazywać im, że chcemy iść naprzód, chcemy ułatwiać swoją pracę. I porozmawiać albo ze wszystkimi naraz, albo – nawet osobno, co bardzo często dużo lepsze efekty przynosi.

Więc nawet już jutro, będąc w biurze, możecie zadać bardzo proste pytanie swojemu zespołowi: co w tym tygodniu zabrało Ci albo Twoim ludziom najwięcej czasu, a nie powinno? I odpowiedzi często są bardzo ciekawe i trochę nas naprowadzają na rzeczy, które warto zoptymalizować.

Kolejna kwestia to jest to mapowanie procesów, czyli już oczko wyżej. To już wymaga trochę większego projektu, przy czym my na przykład pracujemy w sprintach z naszymi klientami. Do nas klienci bardzo często przychodzą na to mapowanie procesów, ponieważ to daje największy zwrot z inwestycji. My, nie znając swoich procesów, nie za bardzo jesteśmy w stanie wprowadzać jakiekolwiek zmiany i cokolwiek optymalizować. Więc my przybraliśmy taki sposób pracy w sprintach i to jest też coś, do czego ja zachęcam – żeby nie robić z tego takiego wielomiesięcznego procesu, gdzie rozpisujemy sobie wszystko, tylko rozmawiamy z ludźmi, mapujemy proces tak, jak on wygląda obecnie, przychodzimy do nich, pokazujemy to, pytamy, czy to faktycznie tak wygląda, jak to rozrysowaliśmy. Wtedy okazuje się, że okej, to trzeba jeszcze przestawić coś. I w taki sposób można dużo szybciej te procesy zmapować.

I to jest ważne, żeby na tym nie poprzestawać, na samym zmapowaniu, ale właśnie żeby znaleźć te momenty, gdzie są różne wizje tego procesu. To jest bardzo częste, zwłaszcza jak firma ma kilka działów, że każdy z działów patrzy na ten proces przez swój pryzmat i tutaj powstaje najwięcej tarć, więc warto to wyłapywać. Druga kwestia: brak odpowiedzialności. Jeden dział myśli, że to jest odpowiedzialność drugiego działu, drugi dział myśli, że to jest odpowiedzialność tego pierwszego działu. Często wewnątrz jednego działu w firmie nie wiadomo, kto konkretnie za to odpowiada. A też, jak już wspominaliśmy, jak nie nada się konkretnej odpowiedzialności, że za ten proces, za to zadanie odpowiada konkretna osoba, to bardzo często to nie jest po prostu dopilnowane. No i zbędne kroki – znowu bardzo częsta sytuacja: coś, co na przykład leci przez trzy maile, okazuje się, że mogłoby polecieć tylko jeden raz i już usuwamy sobie jedno wąskie gardło.

Właśnie dlatego tak dużo klientów do nas na to mapowanie procesów przychodzi, ponieważ po takim mapowaniu wychodzi masa rzeczy. Masa rzeczy, których my, jako przedsiębiorcy w swojej firmie pracujący przez ostatnie kilkanaście lat, po prostu nie dostrzegamy – pewne procesy już po prostu jakoś się tak utarły i my nawet nie widzimy tych problemów, no one tam są. Tylko trzeba to najpierw rozrysować, czyli zrobić taką mapę graficzną tego procesu i wtedy od razu widać. Bo jak my to sobie gdzieś rozpiszemy tekstowo, to tego nie widać, dlatego właśnie my pracujemy w tym BPM-ie, czyli my te procesy rozrysowujemy i wtedy każdy pracownik, nieznający się nawet na procesach, jest w stanie zerknąć na ten proces i powiedzieć: „tutaj jest problem, w tym konkretnym miejscu”. Bardzo to ułatwia pracę.

I teraz tak, minęła godzina, także powiedzieliśmy sobie o tych najważniejszych rzeczach. Mam nadzieję, że na ten moment było mięsiście i że już każdy sobie wybrał przynajmniej tę jedną rzecz, którą może spróbować w swojej firmie już jutro. Zaraz też przejdziemy do sekcji pytań i odpowiedzi. Natomiast też jeszcze chciałbym w ogóle przedstawić to, w jaki sposób my jesteśmy w stanie pomóc, ponieważ – tak jak mówię – było tutaj dużo rzeczy. Część z Was pewnie ma trochę zapasu czasu, żeby spróbować to wszystko zrobić samemu czy we współpracy ze swoimi zespołami, zwłaszcza że tę prezentację jeszcze będę wysyłać, też wysłałem do Was taką listę stu rzeczy, które można wdrożyć. Więc to oczywiście wszystko można robić samemu, jakieś pierwsze kroczki. Natomiast zwłaszcza dla tych osób z większymi zespołami, które mają dużo mniej czasu, gdzie sytuacja jest dużo poważniejsza, no to oczywiście jesteśmy w stanie pomóc, żeby zrobić to właśnie i szybciej, i systemowo, i bez błędów, na podstawie tego naszego doświadczenia z ponad 100 projektów, jakie już przeprowadziliśmy.

Ponieważ tych rzeczy jest sporo. To, o czym mówiliśmy, czyli audyty, mapowanie procesów, dobór tych narzędzi, budowa automatyzacji – i to jest ten nasz framework, żeby to wszystko łączyć. To jest ten problem, o którym wspominałem, że przedsiębiorcy bardzo często właśnie popadają w coś takiego, że „okej, teraz zatrudnimy siedmiu różnych specjalistów, konsultantów od różnych rzeczy”, tylko na koniec to nie jest ze sobą spójne. Dlatego my to robimy tak holistycznie i robimy to tak, żeby to wszystko ze sobą współgrało, żeby narzędzia współgrały z procesami, żeby procesy współgrały z narzędziami, żeby i procesy, i narzędzia współgrały z tym, w jaki sposób Ty prowadzisz swoją firmę, w jaki sposób operuje Twój zespół. Ponieważ nie każdy zespół będzie dobrze sobie radził w takim narzędziu, dla innego zespołu lepsze narzędzie będzie zupełnie inne.

Budowanie tych automatyzacji, AI – tego jest naprawdę dużo. Natomiast my pomagamy to zrobić tak, żeby to po prostu ogarnąć, żeby to było ze sobą spójne. Zaczynamy od audytu, patrzymy, gdzie jest największy potencjał do tego, żeby coś zadziałać, no i właśnie działamy w tym modelu iteracyjnym, czyli robimy tak, żeby z tygodnia na tydzień coś w Twojej firmie się zmieniło, żeby nie było tak, że mamy jakiś długi, wielki projekt na kilka miesięcy i obiecujemy, że za pół roku Twoja firma będzie działała zupełnie inaczej, tylko „musisz poczekać”. Nie – my działamy w taki sposób, że zmienia się coś co chwilę i Ty na bieżąco te zmiany widzisz i też oczywiście jesteś w stanie skorygować ten kurs.

Więc jeśli jest to dla Was coś interesującego, jeśli chcielibyście zobaczyć w ogóle, jak możemy tutaj pomóc, czy jest jakaś szansa na współpracę, to serdecznie zachęcam do umówienia takiej bezpłatnej sesji diagnostycznej, całkowicie bezpłatnie, całkowicie bez żadnych zobowiązań. To jest taki w ogóle nasz framework pracy, żeby wszystko, co oferujemy, żebyś mógł tylko zyskać, mógł bądź mogła zyskać. Więc w najgorszym wypadku po prostu podpowiemy, gdzie u Ciebie jest potencjał na te zmiany i wyjdziesz bogatszy bądź bogatsza o tę wiedzę. I taką sesję diagnostyczną możesz umówić albo pisząc do nas na maila na kontakt@qmatch.pl, albo umawiając się przez stronę internetową na qmatch.pl/konsultacja.

Więc ja serdecznie zapraszam i to jest też dobry moment na Wasze pytania. Jeśli po drodze jakieś pytania się pojawiły, to właśnie jest na to dobry moment, żeby je zadać. Ja postaram się odpowiedzieć. I też w trakcie tego, jak pytania będą spływać, to też powiem o tych najczęstszych pytaniach, jakie się u nas pojawiają, jak rozmawiamy z przedsiębiorcami. A pierwsze z nich to to, że „moi ludzie nie odnajdą się w nowych narzędziach”. I jeśli zrobimy to bez planu, to faktycznie bardzo możliwe, że tak będzie. Dlatego tak ważne jest to, żeby dobierać te narzędzia do dojrzałości naszych zespołów, żeby zaczynać od tych prostszych, żeby dobudowywać pomału cegiełka po cegiełce, żeby nie porywać się na zbyt duże rozwiązania i pamiętać o tym, że narzędzia to tylko dla nas dodatek i coś, co powinno nam ułatwiać pracę, a nie coś, co po prostu musimy mieć, bo wszystkie firmy akurat z tego korzystają, to my też musimy z tego korzystać. Tylko że inne firmy mają inną sytuację: może mają większe zespoły, może mają mniejsze zespoły, może ich zespoły lepiej sobie radzą w środowisku cyfrowym, a może gorzej. Dlatego tak ważne jest, żeby właśnie te narzędzia dobierać do naszego zespołu i do nas samych.

Wspominam, że można na czacie pytania wysyłać.

I druga kwestia, która bardzo często jest do nas skierowana, to: „nie mamy czasu na wdrożenie”. No i właśnie – my staramy się robić wszystko w taki sposób, żeby to nie wymagało Twojego czasu, ponieważ my, pracując na co dzień z przedsiębiorcami, wiemy, jak dużo każdy z nas ma na głowie: są klienci, są projekty, to są te rzeczy priorytetowe. I usprawnianie naszej firmy oczywiście jest ważne, ale nie może jej wywracać do góry nogami. Dlatego my właśnie działamy w tych naszych sprintach, w modelach iteracyjnych, na dużo mniejszych zmianach, gdzie robimy sobie małe kroczki i zmieniamy coś każdego dnia, żeby to faktycznie przynosiło jakiś zwrot z inwestycji.

Trzecia sprawa jest taka, że „to na pewno jest drogie”. Teraz tak, jeśli chodzi o same narzędzia, to – jak wspominałem – wiele z nich jest całkowicie darmowych. Jeszcze inne, nawet te najbardziej zaawansowane, te najdroższe – to jest koszt kilku, maksymalnie kilkunastu tysięcy złotych rocznie, co jest ułamkiem kosztu jednego pracownika. Więc w skali naszego budżetu te narzędzia są naprawdę tanie w kontekście tego, ile one faktycznie nam dostarczają wartości, ile nam uwalniają czasu. Natomiast oczywiście, jeśli takiego budżetu na narzędzia nie mamy, możemy korzystać z darmowych odpowiedników albo nawet z tych samych narzędzi, tylko po prostu w planach darmowych. Przykładowo my teraz współpracujemy z jedną firmą, która ma dosyć duży zespół na chyba 30–40 osób i oni korzystają z Asany, ale z takiego podstawowego planu, bez jakichś zaawansowanych funkcji. Jak jakąś funkcję potrzebują, to po prostu da się to ograć w zupełnie inny sposób, więc nie trzeba inwestować nie wiadomo jak dużo pieniędzy.

Teraz tak, jeśli chodzi o specyficzne branże, o to, czy „zadziała, czy nie zadziała”, to my na przestrzeni tych ostatnich lat – jak już wspominałem – ponad 100 projektów zrealizowaliśmy w naprawdę różnych branżach. I były to branże handlowe, medyczne, produkcja, usługi zarówno B2C, jak i B2B. I oczywiście każda branża jest inna, natomiast pewne rzeczy są niezmienne i pewne rzeczy działają dla każdej branży, niezależnie od tego, jak specyficzna by nie była. Mówimy chociażby o tym mapowaniu i optymalizacji procesów – procesy biznesowe zachodzą w każdej branży, w każdej działalności, i od nas tylko zależy, czy one będą optymalne, czy będą nieoptymalne i będziemy tam tracić czas, pieniądze i frustrację naszych ludzi. Więc te rzeczy są niezmiennie skuteczne dla wszystkich branż. Jeśli chodzi o inne rzeczy, to my zawsze rozmawiamy z ludźmi i słuchamy, czego oni potrzebują, a czego nie potrzebują, żeby nie wdrażać też zmian na siłę, bo nie o to w tym wszystkim chodzi, żeby na siłę takie zmiany wdrażać, nawet pomimo tego, że coś działać po prostu nie będzie. Więc to jest ważne, żeby z tymi ludźmi najzwyczajniej w świecie rozmawiać.

Także jeśli nie ma więcej pytań, to ja bardzo dziękuję za dzisiaj. To była przyjemność, żeby poprowadzić to spotkanie. Mam nadzieję, że coś z tego dla siebie wyciągnęliście, że już mniej więcej wiecie, w którą stronę iść, że już w tym tygodniu spróbujecie coś u siebie w firmie wdrożyć, zoptymalizować trochę to, w jaki sposób nasze zespoły pracują, ponieważ – jak pokazywałem na początku – z tym wiążą się bardzo, bardzo duże koszty, jeśli ta praca naszych zespołów optymalna po prostu nie jest. A owoce bardzo często wiszą bardzo nisko. Pokazywaliśmy tutaj co najmniej 10 prostych rzeczy, które naprawdę można wdrożyć jeszcze w tym tygodniu i one już będą działać.

Ja tę prezentację oczywiście jeszcze będę do Was wysyłać, także jeszcze raz będzie sobie można to wszystko przejrzeć i wybrać to, co działa dla Was najlepiej. Zachęcam też oczywiście do kontaktu, gdybyście byli zainteresowani współpracą albo gdybyście po prostu byli zainteresowani tym, od czego możecie zacząć – niezależnie od tego, czy będziecie potrzebować w tym wsparcia, czy będziecie próbować to wdrażać własnymi siłami. My oczywiście jesteśmy dla Was dostępni i to na tyle dzisiaj. Także życzę Wam miłego wieczoru i mam nadzieję, że Wasze firmy będą działać z tygodnia na tydzień tylko lepiej. Dziękuję i do usłyszenia.