Zatrudniasz 80 osób. Płacisz za 80 pełnych etatów. Ale ile z tych 80 etatów faktycznie pracuje na wynik firmy? Nie w sensie: siedzą przy biurkach. W sensie: robią rzeczy, za które klienci płacą, które generują przychód, które przesuwają firmę do przodu. Realna efektywność pracy biurowej to pytanie, które rzadko pada, bo zakładamy, że skoro ludzie siedzą, to pracują.
Według badań APQC z 40-godzinnego tygodnia pracy przeciętny pracownik biurowy poświęca na faktycznie produktywną pracę około 30 godzin. Pozostałe 10? Szukanie informacji, odtwarzanie rzeczy, które już gdzieś istnieją, koordynowanie pracy zamiast jej wykonywania. 80 osób w firmie, 10 godzin straty na głowę tygodniowo. To równowartość 20 etatów zajmujących się „pracą dookoła pracy”.
I tu pojawia się problem, który widzimy u wielu właścicieli MŚP. Gdy brakuje mocy przerobowej, pierwszym odruchem jest rekrutacja. Więcej ludzi, więcej rąk do pracy, problem rozwiązany. Tyle że jeśli procesy są dziurawe, narzędzia chaotyczne, a informacje rozproszone po mailach i folderach, to nowy pracownik wchodzi w ten sam system i zaczyna marnować czas dokładnie tak samo jak reszta zespołu. Dolewasz wodę do dziurawego wiadra.
8 godzin pracy, 4 godziny wartości. Skąd ta różnica
Dane na ten temat są dość spójne, niezależnie od źródła. ProcessMaker przebadał 4 mln urządzeń i wnioski nie napawają optymizmem: ponad 50 proc. czasu pracownika biurowego w UE pochłaniają powtarzalne, mało kreatywne czynności. Tworzenie dokumentów, aktualizacja arkuszy, ręczne wprowadzanie danych, kopiowanie informacji między systemami. Samo przepisywanie danych między Excelem, systemem do obsługi klientów i systemem finansowym pochłania około 10 proc. dnia.
Na polskim rynku wygląda to podobnie. W badaniu SAIO (cytowanym przez Business Insider) tylko 30 proc. pracowników twierdzi, że powtarzalne zadania zajmują im mniej niż godzinę dziennie. 41 proc. deklaruje 1-3 godziny, 19 proc. mówi o 3-5 godzinach, a co dziesiąty pracownik spędza na monotonnych czynnościach 5-7 godzin z ośmiu.
Innymi słowy: u znaczącej części Twoich ludzi połowa dnia pracy znika, zanim dotkną zadań, za które zostali zatrudnieni i opłaceni.
Raporty Asana (Anatomy of Work Index) dokładają do tego kolejną warstwę. 53-60 proc. czasu “wiedzo-pracowników” pochłania koordynacja: zadania, spotkania statusowe, szukanie informacji, przełączanie się między aplikacjami. Nie praca. Organizowanie pracy. Faktyczna robota merytoryczna to 40-47 proc. dnia.
Gdzie znika czas w ciągu dnia pracy biurowej
Żeby zrozumieć skalę, warto rozłożyć typowy dzień na części. Badanie home.pl pokazuje, że przeciętny polski użytkownik firmowej skrzynki spędza około godziny dziennie na obsłudze poczty. Inne badania (Oasys Limited) wskazują, że spora grupa pracowników marnuje nawet 1-3 godziny na samo szukanie konkretnych maili. Przy stawce 80 zł za godzinę to 11-22 tys. zł rocznie na jednego pracownika, spalonych wyłącznie na szperanie w skrzynce odbiorczej.
Do tego dochodzi szukanie informacji. McKinsey i IDC szacują, że 20-30 proc. czasu wiedzo-pracowników upływa na wyszukiwaniu dokumentów, danych i właściwych osób wewnątrz organizacji. Badanie APQC precyzuje: 8,2 godziny tygodniowo na szukanie informacji, szukanie odpowiednich osób i odtwarzanie materiałów, które już gdzieś istnieją.
Jedna osoba w Twoim zespole spędza pełny dzień pracy tygodniowo tylko na szukaniu rzeczy, które ktoś inny już kiedyś zrobił.
Jest też temat kopiuj-wklej. ProcessMaker podaje, że przeciętny pracownik biurowy wykonuje ponad 1000 operacji kopiuj-wklej tygodniowo (ponad 52 tys. rocznie). W 20-osobowym dziale to ponad milion takich operacji rocznie. Jeśli Twoi ludzie przez znaczną część dnia przenoszą dane między systemami, to płacisz specjalistom za bycie „żywymi integracjami”.
Zostają jeszcze spotkania. Analiza Microsoft pokazała, że część pracowników spędza 8,8 godziny tygodniowo na mailach i 7,5 godziny na spotkaniach. Łącznie 57 proc. czasu korzystania z narzędzi biurowych to komunikacja, a tylko 43 proc. to tworzenie treści. W praktyce wielu ludziom zostają 2-3 „prawdziwie robocze” dni w tygodniu.
Dodaj do tego przełączanie się między aplikacjami (co samo w sobie generuje utratę kontekstu i potrzebę ponownego „wejścia” w zadanie) i obraz efektywności pracy biurowej robi się dość przygnębiający. Nie dlatego, że ludzie są leniwi. Dlatego, że system pracy, w którym funkcjonują, jest skonstruowany tak, że praca merytoryczna jest ciągle przerywana przez logistykę.
Dziurawe wiadro, czyli dlaczego zatrudnianie kolejnych osób nie rozwiązuje problemu
Znam ten schemat. Dział operacyjny nie wyrabia. Terminy się przesuwają. Klienci czekają. Reakcja: otwieramy rekrutację, szukamy kolejnych dwóch osób. Po trzech miesiącach nowi ludzie są na pokładzie, przeszkoleni i… dział nadal nie wyrabia. Bo nowe osoby weszły w ten sam system pracy, z tymi samymi wąskimi gardłami, tym samym chaosem informacyjnym i tymi samymi narzędziami, które nie łączą się ze sobą.
Przy rosnących kosztach zatrudnienia w Polsce (wynagrodzenia, ZUS, benefity, wdrożenie nowej osoby) każdy nowy etat to inwestycja rzędu 80-120 tys. zł rocznie. A jeśli 25 proc. czasu tego nowego pracownika i tak zniknie w „tarciu operacyjnym”, to realnie kupujesz 0,75 etatu za cenę jednego. Pomnóż to przez 10 takich rekrutacji i masz obraz: wydajesz na 10 etatów, a przy dobrych wiatrach dostajesz efektywność 7.
Alternatywa? Zanim zatrudnisz następną osobę, sprawdź, ile czasu Twoi obecni ludzie tracą na rzeczy, które da się wyeliminować, uprościć albo zautomatyzować. W firmie 50-osobowej 10 proc. czasu na ręczne wprowadzanie danych to równowartość 5 pełnych etatów rocznie. Nie chodzi o to, żeby tych ludzi zwolnić. Chodzi o to, żeby przestali robić robotę, którą może zrobić automat i zaczęli robić to, na czym faktycznie się znają.
Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz naszemu konsultantowi. Podczas takiej rozmowy opowiemy w jaki sposób pracujemy i jak rozwiązaliśmy podobne wyzwania. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!
Jeden plik, sto maili, zero systemu. Ekosystem pracy, który sabotuje efektywność
Poza samymi procesami jest jeszcze kwestia tego, jak ludzie w firmie pracują na co dzień. Bo chaos nie zawsze wygląda jak chaos. Czasem wygląda jak 47 wersji tego samego pliku na dysku wspólnym, jak arkusz Excela przesyłany mailem między trzema osobami (z których każda edytuje swoją kopię), jak spotkanie, które mogło być jednym zdaniem na czacie.
Badania Asana i Atlassian pokazują, że 62 proc. pracowników uważa, że liczba narzędzi w firmie komplikuje pracę zamiast ją upraszczać. A 25 proc. użytkowników korzystających z 16 i więcej aplikacji regularnie gubi informacje i zadania. Dodanie kolejnego narzędzia (do zarządzania projektami, do komunikacji, do raportowania) nie rozwiązuje problemu, a wręcz może go pogłębić.
W praktyce wielu właścicieli MŚP, z którymi rozmawiamy, ma dokładnie ten problem. Firma kupiła system do obsługi klientów, system do faktur, komunikator, narzędzie do zarządzania zadaniami, wspólny dysk. Ale brakuje jednej rzeczy: zasad. Nikt nie wie, gdzie zapisywać notatki ze spotkań, kto odpowiada za aktualizację statusu projektu ani gdzie szukać aktualnej wersji oferty dla klienta. Bez tych zasad nawet najlepsze narzędzia stają się kolejnymi miejscami, które trzeba przeszukiwać.
Bo to nie jest problem technologii. To problem komunikacji i architektury informacji. I rozwiązanie zaczyna się od ustalenia prostych standardów, zanim wydasz kolejne pieniądze na nowe licencje.
79 proc. pracowników łączy monotonne zadania z wypaleniem zawodowym
Marnowanie czasu to problem znacznie szerszy niż sama efektywność. Przekłada się bezpośrednio na morale i rotację. W badaniu SAIO 79 proc. ankietowanych uznaje powtarzalną pracę za demotywującą i potencjalnie prowadzącą do wypalenia zawodowego. Badanie HP i Talker Research idzie dalej: 85 proc. pracowników wskazuje monotonne, niskowartościowe zadania jako główny czynnik wypalenia, a co trzeci rozważał odejście z pracy z powodu przestarzałych procesów i technologii.
Na polskim Reddicie (wątki typu „Co tak właściwie robicie w korpo?” czy „Jak radzicie sobie z poczuciem bezsensu pracy?”) pracownicy otwarcie opisują swoją codzienność jako „absurdalnie bezsensowne” kopiowanie danych, tworzenie raportów, które nikt nie czyta i wysyłanie maili w sprawie maili. Część przyznaje, że wypełnia czas „udawaną pracą”, bo procesy i narzędzia są tak absurdalne, że nie da się zrobić nic lepszego.
Dla właściciela firmy na 50-200 osób to podwójny cios. Tracisz produktywność (ludzie pracują poniżej swoich możliwości), a jednocześnie tracisz ludzi (ci najlepsi odchodzą, bo mają gdzie pójść). Koszt zastąpienia jednego specjalisty to zazwyczaj 3-6 miesięcznych pensji. Pomnóż to przez rotację wynikającą z frustracji procesowej i wychodzą kwoty, które bolą.
Widzimy to w firmach, z którymi pracujemy. Właściciel narzeka, że „ludzie nie są zaangażowani”, a tymczasem ci ludzie spędzają pół dnia na przepisywaniu danych z jednego systemu do drugiego. Trudno się angażować w coś, co nie ma sensu. Ludzie chcą robić dobrą robotę, ale najpierw muszą mieć warunki, żeby ją robić.
Od czego zacząć, czyli porządek przed automatyzacją
Firmy, które faktycznie odzyskują czas zespołu, zaczynają od porządku, nie od technologii. RPA, AI, nowa platforma do zarządzania projektami. Żadne z tych narzędzi samo z siebie nie naprawi procesu, który jest chaotyczny na wejściu. Automatyzacja chaosu daje chaos szybszy, ale dalej chaos. I kosztuje już na starcie kilkaset tysięcy.
Zasada jest prosta. Najpierw standard, potem narzędzie. Najpierw mapa procesu, potem automat. Najpierw jedno źródło prawdy dla danych, potem dashboard, który z niego korzysta. Gdy ten porządek odwrócisz, technologia nagłaśnia bałagan i utrwala go w kodzie (a wycofanie się z wdrożenia jest często dużo droższe niż samo wdrożenie).
W MŚP lekcja jest prosta. Zanim wydasz kilkadziesiąt tysięcy na system RPA czy platformę AI, zrób trzy rzeczy (a jeśli chcesz podejść do tego systemowo, warto zacząć od audytu i optymalizacji procesów biznesowych):
- Zmapuj, na co ludzie tracą czas: przez tydzień zbieraj informacje od zespołu, jakie powtarzalne czynności zajmują im najwięcej czasu. Szukanie informacji, ręczne przepisywanie danych, spotkania bez agendy. Same odpowiedzi pokażą, gdzie są największe dziury w wiadrze.
- Ustal proste standardy pracy: gdzie zapisujemy dokumenty, jak nazywamy pliki, kto odpowiada za aktualizację danych w CRM, jak wygląda proces akceptacji. Brak takich standardów generuje, według APQC, 8-10 godzin straty tygodniowo na osobę. A proste szablony i listy kontrolne potrafią odzyskać 10-15 proc. czasu zespołu. Bez żadnej technologii.
- Uprość architekturę narzędzi: zamiast dodawać kolejną aplikację, zdefiniuj jasno, co żyje gdzie. Jeden system do zadań, jedno źródło prawdy dla dokumentów, jasne zasady komunikacji (co na czat, co na mail, co na spotkanie). Redukcja chaosu narzędziowego to jedno z najszybszych usprawnień, jakie firma może wdrożyć.
Dopiero potem przychodzi czas na automatyzację. I zaczyna się od 5-10 największych, najbardziej powtarzalnych procesów (faktury, raporty, zamówienia), nie od „automatyzowania wszystkiego”. Bo nawet 30 proc. projektów automatyzacji kończy się na etapie pilotażu z powodu złej jakości danych i niedostosowanych procesów.
Praktyczna wskazówka na koniec. Zanim kupisz licencję, zrób prototyp nawet na kartce papieru. Narysuj proces. Zaznacz, kto co robi, gdzie są wąskie gardła, jakie dane wchodzą, jakie wychodzą. Jeśli nie umiesz tego narysować na jednej stronie A4, automatyzacja niczego nie naprawi (bo sam nie wiesz, co automatyzujesz). Automatyzacja potrzebuje jasnych reguł. Bez nich powiela błędy w skali, zamiast je eliminować.
Ile to wszystko kosztuje. Rachunek dla firmy na 50 osób
Policzmy. 50 pracowników biurowych, średnia stawka godzinowa 80 zł (wynagrodzenie plus koszty pracodawcy). Jeśli każdy z nich traci 10 godzin tygodniowo na nieproduktywne czynności (a dane APQC mówią, że to konserwatywne założenie), to rocznie firma traci: 50 osób × 10 godzin × 50 tygodni × 80 zł = 2 mln zł. Cztery miliony złotych rocznie na „tarcie operacyjne”.
Nie musisz odzyskać wszystkiego. Nawet 20 proc. tej kwoty to 400 tys. zł rocznie. Za tyle możesz wdrożyć porządną platformę do zarządzania wiedzą, przeprowadzić audyt procesowy i jeszcze zostanie na automatyzację trzech najbardziej czasochłonnych procesów.
Pracownicy sami szacują (według Asana i APQC), że usprawnienie procesów i lepsza organizacja informacji mogłyby zwrócić im 4,9-8 godzin tygodniowo. Na osobę. Przy 50-osobowym zespole to równowartość 6-10 dodatkowych etatów. Bez rekrutacji, bez wdrażania nowych osób, bez dodatkowych biurek.
Co z tego wynika dla Twojej firmy
Twoi ludzie nie są leniwi ani niekompetentni. Wręcz przeciwnie, większość z nich prawdopodobnie robi, co może, w ramach systemu, który im dałeś. Problem leży w systemie: procesach, narzędziach, zasadach komunikacji, strukturze organizacyjnej. Zmień system, a ci sami ludzie zaczną dostarczać zauważalnie więcej.
I jeszcze jedna rzecz. Firmy, które zaczynają od optymalizacji procesów (zamiast od kolejnej rekrutacji), często odkrywają coś niespodziewanego. Ludzie się angażują. Bo nagle widzą, że ich czas jest szanowany, że ktoś usunął bezsensowne czynności, że mogą się skupić na pracy, która ma sens. A zmotywowany zespół, który pracuje w dobrze ułożonym systemie, jest wart więcej niż dwa razy większy zespół walczący z chaosem.
Efektywność pracy biurowej to temat, który w polskich MŚP wciąż traktuje się trochę po macoszemu. Firmy inwestują w marketing, w sprzedaż, w rozwój produktu, ale rzadko patrzą na to, jak pracują ludzie w środku organizacji. A to właśnie tam leży największy, najszybszy do odblokowania potencjał wzrostu. Nie na zewnątrz. W środku.
Jeśli chcesz sprawdzić, ile czasu Twoja firma traci na „pracę dookoła pracy” i od czego zacząć optymalizację, zapraszamy na rozmowę. Pracujemy z polskimi MŚP i pomagamy przekładać tego typu analizy na konkretne działania. Dobrym pierwszym krokiem bywa audyt organizacyjny, który pokazuje, gdzie naprawdę leżą wąskie gardła.