Żeby ocenić jak działa Twoja firma – zadaj sobie kilka prostych pytań.
- Czy mogę pójść na 3 tygodniowy urlop?
- Kiedy ostatnio myślałem o przyszłości firmy?
- Czy mój zespół umie podejmować decyzje?
- Czy jako inwestor chciałbym kupić moją firmę?
Jeżeli jesteś zadowolony, albo wręcz dumny – nie musisz czytać dalej. Jeżeli jednak odpowiedzi pozostawiły więcej znaków zapytania niż odpowiedzi – zapraszamy do lektury.
Właściciele firm często poświęcają całe swoje życie na budowanie biznesu. Są w nim od początku, znają każdy detal, czują puls swojej firmy 24 godziny na dobę. W pewnym momencie jednak, gdy biznes rośnie, a założyciel ma coraz więcej na głowie, pojawia się pytanie: „jak to wszystko ogarnąć?”. Roboty jest tyle, że brakuje czasu na cokolwiek. Ludzie, których zatrudniłeś, wchodzą na głowę, a ty zamiast zajmować się rozwojem, gasisz kolejne pożary.
Wiele firm rodzinnych i właścicielskich dochodzi do tego punktu. Tworzone z pasji i zaangażowania, stają się nagle labiryntem, w którym łatwo się zgubić. Brak jasnej struktury organizacyjnej sprawia, że zespoły, zamiast pracować efektywnie, stają się grupą „pomocników” i „pomagierów”. Każdy coś robi, ale nikt nie wie, kto za co odpowiada. Chaos i brak odpowiedzialności prowadzą do spadku efektywności zespołu, a w konsekwencji – do frustracji właściciela. Dowiedz się więcej na temat audytu organizacyjnego
Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz naszemu konsultantowi. Podczas takiej rozmowy opowiemy w jaki sposób pracujemy i jak rozwiązaliśmy podobne wyzwania. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!
Zaskakujący związek, którego często nie widzimy
Wyobraź sobie firmę jak orkiestrę. Właściciel jest dyrygentem, a pracownicy muzykami. Jeśli każdy gra na innym instrumencie, w innym tempie i bez nut, efekt będzie katastrofalny. A co, jeśli dyrygent gra na kilku instrumentach naraz, a do tego jeszcze biega po scenie, naprawia uszkodzone krzesła i rozdziela partytury? Brzmi znajomo?
To właśnie brak struktury organizacyjnej. W firmie bez jasnych zasad i ról, pracownicy nie wiedzą, co jest ich priorytetem, a właściciel jest przeciążony, bo musi brać na siebie wszystko. Mimo, że ludzie chcą pracować, brak przejrzystości i odpowiednich procedur sprawia, że energia zespołu rozpada się na drobne kawałki.
Właściwa struktura organizacyjna to nic innego jak partytura dla naszej orkiestry. To mapa, która pokazuje, kto za co odpowiada i w jaki sposób jego praca wpisuje się w cele całej firmy. Kiedy każdy wie, co ma robić, zadania są rozdzielone, a odpowiedzialność jest jasno zdefiniowana, można osiągnąć coś, co w chaosie jest niemożliwe – efektywny zespół.
Pierwsze symptomy, że struktura woła o pomoc
Jak rozpoznać, że problemem nie są ludzie, ale brak struktury? Jest kilka sygnałów, które powinny zapalić czerwoną lampkę:
- Właściciel jest wąskim gardłem. Każda decyzja, nawet najmniejsza, musi przejść przez właściciela. Zamiast zarządzać, gasi pożary i podejmuje setki mikro-decyzji dziennie, które powinny być w gestii pracowników.
- „Zawsze to tak robiliśmy.” To hasło, które powstrzymuje rozwój. Kiedy brakuje zdefiniowanych procesów, powtarzalne zadania są wykonywane na pamięć, a ich usprawnienie jest niemożliwe.
- Krótkie terminy i panika. Kiedy brakuje jasnego podziału pracy, zadania nagle stają się pilne, a zespół pracuje w ciągłym stresie, zamiast w sposób zaplanowany.
- Brak odpowiedzialności. Nikt nie chce wziąć odpowiedzialności za błędy, bo nie wie, czy to jego rola. Gdy coś idzie nie tak, winni są wszyscy i nikt jednocześnie.
- Rotacja pracowników. Z frustracji, braku jasnych celów i ciągłego stresu, nawet najlepsi pracownicy zaczynają odchodzić.
Jak połączyć strukturę z efektywnością?
Połączenie struktury organizacyjnej z efektywnością zespołu nie jest jednorazowym projektem, a procesem, który ma sens w dłuższej perspektywie. Oto kilka kroków, które możesz podjąć, aby uporządkować swoją firmę.
Krok 1: Zacznij od siebie – zdiagnozuj problem
Pierwszy i najważniejszy krok to szczera ocena sytuacji. Usiądź i zastanów się: Co jest twoją największą frustracją w zarządzaniu firmą? Jakie zadania zabierają ci najwięcej czasu? Czy wiesz, kto w Twojej firmie za co odpowiada, a czy jest to tylko domniemanie? Uporządkowanie własnej głowy to pierwszy krok do uporządkowania firmy.
Krok 2: Uporządkuj role, a nie ludzi
Wiele firm popełnia błąd, tworząc struktury organizacyjne na miarę konkretnych osób. „Janek robi to, a Zosia tamto”. W rzeczywistości, powinniśmy definiować stanowiska i role. Stwórz opisy stanowisk, które jasno określą zakres odpowiedzialności, cele i kluczowe wskaźniki sukcesu. W ten sposób, niezależnie od tego, kto będzie pełnił daną funkcję, będzie wiedział, co ma robić.
Krok 3: Deleguj i naucz delegować
Wielu właścicieli ma problem z przekazywaniem zadań. Boją się, że nikt nie zrobi tego tak dobrze jak oni. Prawda jest taka, że to właśnie brak zaufania i nadmierna kontrola jest jednym z największych hamulców rozwoju. Zbuduj zaufanie, dając pracownikom przestrzeń i narzędzia do działania.
Delegowanie to nie zrzucanie na kogoś roboty. To przekazywanie odpowiedzialności za konkretny obszar. Upewnij się, że Twoi pracownicy mają wszystko, czego potrzebują, żeby podjąć decyzję i zrealizować zadanie.
Krok 4: Ustanów procesy, a nie przypadki
Gdy w firmie brakuje procesów, wszystko dzieje się na zasadzie „ad hoc”. Wprowadzenie prostych, powtarzalnych procedur (np. jak składać zamówienie, jak obsługiwać reklamację, jak zarządzać projektem) nie tylko usprawni pracę, ale także sprawi, że ludzie będą czuli się pewniej. Dzięki temu, zamiast tracić czas na zastanawianie się „co dalej”, będą mogli skupić się na właściwej pracy.
Podsumowanie
Wiele firm rozwija się w sposób naturalny, rosnąc organicznie, bez ustalonego planu. W pewnym momencie jednak, brak struktury organizacyjnej staje się największym wyzwaniem. Właściciele są przepracowani, a efektywny zespół staje się tylko marzeniem.
Właściwa struktura nie jest celem samym w sobie. Jest narzędziem, które ma służyć rozwojowi firmy. To klucz do odzyskania czasu, spokoju i do zbudowania zespołu, który będzie pracował jak jeden, sprawny organizm.
Jeśli widzisz, że Twoja firma ma kłopoty porozmawiajmy. Mamy doświadczenie we współpracy z firmami właścicielskimi oraz rodzinnymi. Pomogliśmy wielu firmom ułożyć metody działania i wyprowadzić ja na prostą.