Audyt organizacyjny
Audyt organizacyjny, to diagnoza kondycji firmy, dostarcza istotnych informacji, niezbędnych do wprowadzenia efektywnych działań naprawczych. Pozwala na głębokie zrozumienie obecnego stanu biznesu i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Jeśli odczuwasz, że Twoja firma stoi w miejscu i potrzebuje przemyślanej zmiany, lecz nie jesteś pewien, który kierunek będzie odpowiedni, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Doświadczony konsultant pomoże zidentyfikować kluczowe aspekty wymagające interwencji oraz wskaże optymalne ścieżki rozwoju zgodne z indywidualnymi potrzebami Twojej organizacji.
Audyt może obejmować różne elementy funkcjonowania przedsiębiorstwa: poszczególne procesy, usługi, działy, linie produkcyjne czy specyficzne sfery działalności. Rozpoznanie i zrozumienie tych elementów jest kluczowe, ponieważ umożliwia precyzyjne dostosowanie strategii optymalizacyjnych, gwarantując skuteczne i celowe działania naprawcze dostosowane do indywidualnych wymagań i celów biznesowych każdego przedsiębiorstwa.
W Qmatch Consulting podchodzimy do audytu organizacyjnego w sposób szczególny, określając go mianem „Warsztatu Zerowego”. Skupiamy się na udzieleniu odpowiedzi na kluczowe pytania, które mogą zdefiniować przyszły kierunek działań:
- Jakie aspekty działalności firmy można usprawnić?
- Które zmiany przyniosą największy wzrost zyskowności?
- Jakie są kroki niezbędne do wprowadzenia zmian w sposób uporządkowany i efektywny?
„Warsztat Zerowy” to nie tylko diagnoza, ale przede wszystkim plan działania. Analizujemy istniejące procesy i struktury, identyfikując obszary wymagające poprawy, a następnie tworzymy strategię wprowadzania zmian, która jest dostosowana do indywidualnych potrzeb każdej organizacji. Taka kompleksowa usługa zapewnia, że każdy etap transformacji jest przemyślany, a wprowadzane modyfikacje stanowią realną wartość dodaną dla Twojego biznesu.
Audyt organizacji pozwala spojrzeć na organizację z szerszej perspektywy
Spojrzenie z punktu widzenia pracowników lub całej organizacji jest trudne do uchwycenia przez osoby zarządzające. Audyt, czyli analiza z lotu ptaka (helicopeter view) pozwala na zrozumienie przyczyn obecnej sytuacji w firmie, a także możliwych konsekwencji.
Jakie obszary można objąć audytem?
Dobry audyt jest dopasowany do potrzeb firmy. Audyt organizacyjny można również podzielić na części. Pierwsza część audytu może nam wskazać atrakcyjne kierunki działania. Wtedy warto zająć się najbardziej pilnymi obszarami, a drugą część audytu przeprowadzić później.
- Procesy sprzedaży
- Systemy motywacyjne (premiowe i prowizyjne)
- Strategia rozwoju
- Komunikacja między i wewnątrzdziałowa
- Zarządzanie zespołami i delegowanie
- Procesy decyzyjne
- Rekrutacja pracowników
- Wykorzystywane narzędzia i aplikacje
- Obieg dokumentów
- Komunikacja w ramach Zarządu i kadry managerskiej
- Wdrażanie nowych pracowników
- Obsługa klienta
Co analizujemy w ramach audytu organizacyjnego firmy?
Zakres audytu w firmie dopasowujemy do potrzeb organizacji i jej celów. Pracujemy na podstawie modelu strategicznego 7S dopasowanego do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw. Skupiamy się na ocenie 6 kluczowych obszarów w firmie oraz wartościach wspólnych.
Analizujemy procesy i procedury stosowane w organizacji.
Sprawdzamy m.in.:
- czy kluczowe dla firmy obszary mają liderów,
- czy pracownicy wiedzą, które zadania mają największą wartość dla organizacji,
- czy w firmie nie ma powtarzalnych czynności, które można zautomatyzować.
Określamy cele organizacji i sposoby ich osiągnięcia, które były stosowane do tej pory.
Sprawdzamy m.in.:
- czy decyzje podejmowane są spontanicznie, czy wynikają z planu,
- czy zespół jest świadomy, dokąd zmierza firma,
- czy firma planuje i wdraża działalność strategiczną, czy wyłącznie operacyjną.
Weryfikujemy, w jaki sposób działa organizacja. Jaki jest podział odpowiedzialności między pracownikami a zarządem.
Sprawdzamy też m.in.:
- czy firma ma przejrzystą strukturę, która wspiera rozwój,
- czy jest jasny podział obowiązków pracowników,
- czy pracownicy wiedza, co leży w zakresie ich obowiązków,
- jak wygląda przepływ informacji w firmie.
Analizujemy usługi i produkty. Sprawdzamy poziom umiejętności i kompetencji pracowników.
Sprawdzamy też m.in.:
- czy firma ma unikatowe / rzadko spotykane produkty lub usługi,
- czy istnieją wyraźne przewagi konkurencyjne firmy,
- czy pracownicy posiadają kompetencje potrzebne do realizacji strategii organizacji.
Analizujemy zasoby ludzkie w firmie – liczbę i jakość pracowników w organizacji.
Sprawdzamy też m.in.:
- czy zespół posiada wyjątkowe kompetencje rzadko spotykane na rynku,
- czy w firmie są jednostki, które mają znaczący wpływ na firmę,
- czy w firmie są obecne systemy motywacyjne.
Definiujemy sposób zarządzania organizacją i panującą kulturę organizacyjną.
Sprawdzamy też m.in.:
- czy w firmie są wypracowane dobre praktyki komunikacji w zespole,
- jak zarząd komunikuje się z zespołami i pracownikami firmy,
- czy komunikacja w firmie wspiera biznes, czy go spowalnia.
Audyt organizacyjny wieńczy analiza wspólnych wartości, które czasami nazywane są też kulturą organizacyjną.
To przekonania, wartości i normy, które powszechnie występują w organizacji. Kształtują jej zachowania i wpływają na podejmowane decyzje.
Zgodność wartości z pozostałymi strategicznymi elementami pozwala organizacji skutecznie działać efektywnie i osiągać zakładane wyniki.
Wynik audytu firmy
Do każdego audytu podchodzimy bardzo pragmatycznie, tj. dostosowujemy jego skalę do możliwości i potrzeb firmy. Naszym celem nie jest przygotowanie kilkudzisięciostaronnicowego raportu, ale wyłonienie kilku najważniejszych inicjatyw, które spowodują, że firma zrobi skok do przodu w wybranym obszarze. Na podstawie informacji zebranych w trakcie prowadzenia audytu organizacyjnego konsultant sporządza dokument, który składa się z kilku części:
Ocena Strategiczna (0-10): Każdy z siedmiu elementów jest oceniany w skali od 0 do 10, co pozwala na szybką i klarowną identyfikację obszarów wymagających natychmiastowej interwencji oraz tych, które stanowią mocne strony organizacji.
Analiza Przyczyn: Dokładnie badamy obecną sytuację w firmie, identyfikując przyczyny konkretnych problemów i wyzwań. Dzięki temu nasi klienci zyskują jasność, co do źródeł trudności, przed którymi stoją.
Optymalizacja Procesów: Proponujemy rozwiązania, które eliminują przeszkody w kluczowych procesach, zwiększając ich efektywność i wpływając na lepsze wyniki firmy.
Strategia i Wdrożenie: Na podstawie zgromadzonych danych i przeprowadzonej analizy, opracowujemy spersonalizowane strategie działania. Nasz zespół zapewnia wsparcie na każdym etapie wdrażania, monitorując postępy i dostosowując plany zgodnie z dynamicznym otoczeniem biznesowym.
Silne Strony Organizacji: Uwydatniamy i analizujemy mocne strony firmy, pomagając w zrozumieniu, na jakich fundamentach można budować dalsze strategie rozwoju.
Obszary do Poprawy: Z zimną precyzją identyfikujemy elementy, które hamują rozwój firmy lub obniżają jej efektywność. Sugerujemy konkretne kroki, które pomogą zoptymalizować te obszary.
Identyfikacja „Wąskich Gardeł”: Skupiamy się na kluczowych procesach biznesowych, rozpoznając ich „wąskie gardła”, które mogą zatrzymywać przepływ wartości w organizacji. Nasze rekomendacje dotyczą zarówno krótkoterminowych rozwiązań, jak i strategii na przyszłość.
Planowanie Długoterminowych Zmian: Poza pilnymi problemami, zwracamy uwagę na obszary, gdzie zmiany mogą być wprowadzane w dłuższej perspektywie. Dzięki temu podejściu, Twoja firma nie tylko radzi sobie z bieżącymi wyzwaniami, ale także ewoluuje, stając się bardziej odporna i konkurencyjna na rynku. Oferujemy strategiczne wskazówki dotyczące wprowadzania tych zmian, upewniając się, że są one zgodne z ogólną wizją i celami biznesowymi.
Wskazówki dotyczące Wprowadzania Zmian: Zmiana, nawet jeśli jest pozytywna, może wywołać opór. Dlatego dostarczamy praktycznych wskazówek, jak zarządzać zmianą w organizacji, zachęcając do akceptacji i zaangażowania ze strony zespołów. Dzielimy się sprawdzonymi metodami, które pomagają w łagodzeniu niepokojów, komunikacji z różnymi interesariuszami i efektywnym wdrażaniu nowych procesów czy systemów.
Zestaw Rekomendacji: Po dogłębnej analizie stanu Twojej firmy, przedstawiamy zestaw wyważonych rekomendacji, które są zaprojektowane, aby przełamać status quo. Te strategiczne sugestie są skoncentrowane na realiach Twojego biznesu i branży, uwzględniając unikalną kulturę, strukturę oraz cele Twojej organizacji.
Kluczowe Zmiany do Wdrożenia: Nasz audyt wyłania nie tylko obszary wymagające interwencji, ale przede wszystkim wskazuje kluczowe zmiany, które mogą przynieść największe korzyści operacyjne i strategiczne. Koncentrujemy się na tych inicjatywach, które będą miały bezpośredni i pozytywny wpływ na efektywność, zyskowność oraz konkurencyjność firmy na rynku.
Action Plan: Wiedza bez działania jest bezużyteczna, dlatego kluczowym elementem naszego doradztwa jest opracowanie szczegółowego planu działania. Ten krok po kroku przewodnik zawiera konkretne, mierzalne i osiągalne działania, które Twoja firma musi podjąć. Określamy priorytety, zasoby, odpowiedzialności oraz ramy czasowe, zapewniając, że masz jasny i skuteczny plan realizacji swoich celów biznesowych.
Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz naszemu konsultantowi. Podczas takiej rozmowy opowiemy w jaki sposób pracujemy i jak rozwiązaliśmy podobne wyzwania. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!
Dlaczego warto przeprowadzić audyt w swojej firmie?
Zaufały nam firmy
Klienci o nas
Umów konsultację
Pracujemy z różnymi organizacjami:
- firmy rodzinne i właścicielskie
- firmy handlowe, usługowe, produkcyjne
- spółki technologiczne
- szybko rosnące małe firmy
Rozumiemy, że każda z tych firm mierzy się z innymi wyzwaniami. Odpowiednio dopasujemy rozwiązania do potrzeb i skali Twojego biznesu.
Newsletter
To nie newsletter sprzedażowy o naszych usługach, to raczej zbiór opinii na podstawie tego co się dzieje w projektach realizowanych w Qmatch Consulting.
Naszym celem jest koncentracja na wyzwaniach, z którymi zmaga się nasz klient, oraz prezentowanie metod, którymi im wspieramy. Zagadnienia, które omawiamy, intensywnie stymulują nasze procesy myślowe, i mam nadzieję, że będą miały podobny wpływ na Ciebie.
W każdym wydaniu naszego biuletynu skupimy się na jednym konkretnym temacie, dając Ci możliwość głębszego zrozumienia i refleksji nad istotnymi aspektami prowadzenia biznesu.