Wartościowanie stanowisk w sektorze publicznym - zgodne z dyrektywą UE 2023/970
Jak uzasadnić przypisanie stanowiska do kategorii zaszeregowania, gdy pytają o to pracownicy albo związki zawodowe? W urzędach, jednostkach samorządowych, spółkach komunalnych oraz instytutach to pytanie ma dziś jeszcze jeden kontekst: dyrektywa UE 2023/970 o jawności wynagrodzeń obejmuje pracodawców z sektora publicznego tak samo jak firmy prywatne. Wartościowanie stanowisk w sektorze publicznym daje organizacji kryteria, na których da się oprzeć odpowiedź w każdej takiej rozmowie.
- doświadczeniew pracy z sektorem publicznym poparte referencjami
- ponad 120projektów Qmatch HR we wszystkich sektorach
- NPS 89ocena współpracy w ankietach klientów Qmatch HR
Wartościowanie stanowisk w sektorze publicznym w skrócie
- Wartościowanie stanowisk to ocena wartości każdego stanowiska dla jednostki według jednego zestawu kryteriów. Wartościujemy stanowiska, a nie ludzi.
- Od raportu płacowego oraz od opisu stanowiska różni się punktem odniesienia. Raport pokazuje stawki na rynku, opis mówi, na czym polega praca na danym stanowisku, natomiast wartościowanie stanowisk ustala, ile ta praca waży w hierarchii organizacji.
- Pracujemy metodą analityczno-punktową, która pozwala ustalić, które stanowiska mają tę samą wartość. Właśnie na takiej ocenie opiera się zasada równej płacy za pracę o tej samej wartości.
- W sesjach wartościowania stanowisk pracują razem kierownictwo oraz HR. W wielu organizacjach dołączają do nich przedstawiciele związków zawodowych.
- Po projekcie jednostka ma taryfikator stanowiskowy i siatkę płac.
- Listy referencyjne wystawiły nam między innymi dwa miejskie przedsiębiorstwa komunikacyjne z Gdańska i Poznania, spółka miejska z Kalisza, jednostka samorządowa oraz państwowy instytut badawczy.
Sytuacje, od których zaczyna się wartościowanie stanowisk
Poniższe sytuacje w instytucji publicznej często mają wspólne źródło w braku jednej miary wartości stanowisk. Często kilka z nich pojawia się naraz.
Regulamin wynagradzania wymienia kategorie zaszeregowania, a uzasadnienie przypisania stanowisk do poszczególnych kategorii zaszeregowania zna tylko kilka osób.
Związki zawodowe oczekują pisemnych zasad przypisywania stanowisk do kategorii zaszeregowania.
Po połączeniu jednostek albo reorganizacji te same zadania mają różne nazwy stanowisk oraz różne stawki.
Przygotowanie do dyrektywy UE 2023/970 wymaga porównywalnych stanowisk, a jednostka nie ma wspólnych kryteriów oceny.
Kandydaci na stanowiska specjalistyczne pytają, z czego wynikają widełki. Organizacja nie ma spisanej oceny, na której mogłaby oprzeć odpowiedź.
Kontrola pyta o podstawę różnic w wynagrodzeniach na stanowiskach o podobnym zakresie zadań.
Bez wspólnej miary każda taka sytuacja wymaga osobnego rozstrzygnięcia, nawet przy stanowiskach omawianych rok wcześniej. Gdy w jednostce pojawia się kilka takich sytuacji naraz, punktem wyjścia bywa wartościowanie stanowisk pracy: jeden zestaw kryteriów dla wszystkich stanowisk wraz z dokumentacją, z której wynika każde przypisanie do kategorii zaszeregowania.
Sygnały w instytucji a wynik wartościowania stanowisk
| Sygnał w instytucji | Co pokazuje wartościowanie stanowisk |
|---|---|
| Stanowisko kierownicze bez podległego zespołu | Realną wartość stanowiska niezależnie od jego nazwy |
| Nowe stanowisko, dla którego trzeba ustalić wynagrodzenie | Miejsce nowego stanowiska w hierarchii i jego kategorię zaszeregowania |
| Ten sam zakres zadań w dwóch komórkach organizacyjnych | Czy oba stanowiska mają tę samą wartość i do której kategorii zaszeregowania należą |
| Stanowiska o tej samej nazwie z różnym zakresem zadań | Czy stanowiska o wspólnej nazwie mają różną wartość i powinny trafić do różnych kategorii zaszeregowania |
| Wzrost płacy minimalnej spłaszcza różnice między kategoriami zaszeregowania | Które kategorie zaszeregowania wymagają nowych widełek, żeby utrzymać różnice wartości stanowisk |
Referencje z instytucji publicznych
Pełna lista ponad 20 listów referencyjnych oraz case studies znajduje się na stronie referencji Qmatch HR. Poniżej przedstawiamy listy wystawione przez organizacje z sektora publicznego. Każdy list publikujemy wraz ze skanem oryginału. Kliknięcie w nazwę instytucji odsłania zakres projektu oraz fragment listu.
Otwórz list w PDF
Gdańskie Autobusy i Tramwaje Sp. z o.o.
„Na szczególne uznanie zasługuje sposób prowadzenia sesji wartościujących, który zapewnił rzeczową dyskusję i rozwiązania akceptowane przez wszystkie zaangażowane strony.”
Maciej LisickiPrezes Zarządu, Gdańskie Autobusy i Tramwaje Sp. z o.o.
- Metoda analityczno-punktowa dopasowana do specyfiki komunikacji miejskiej
- Sesje z udziałem HR, kierownictwa oraz strony społecznej
- Diagnoza luk płacowych wraz z rekomendacjami
Otwórz list w PDF
Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne w Poznaniu Sp. z o.o.
„Projekt objął całą organizację i zwartościowaliśmy blisko 500 stanowisk.”
Agnieszka Romel-MrózDyrektor ds. Personalnych, MPK w Poznaniu Sp. z o.o.
- Szkolenie kadry kierowniczej z tworzenia opisów stanowisk
- Kryteria wartościowania stanowisk opracowane z uwzględnieniem dyrektywy UE 2023/970
- Sesje z udziałem HR, kierownictwa oraz strony społecznej
Otwórz list w PDF
Zakład Robót Drogowych w Poznaniu
„Zespół Qmatch Consulting wykazał się wysoką kompetencją merytoryczną w zakresie systemów wynagradzania oraz praktyczną znajomością specyfiki jednostek samorządowych.”
Krzysztof BąkowskiDyrektor, Zakład Robót Drogowych w Poznaniu
- Siatka płac zbudowana na wyniku wartościowania stanowisk
- Analiza finansowa kosztów wdrożenia siatki płac
- Opieka powdrożeniowa jako osobny etap
Otwórz list w PDF
Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy
„(…) realizuje usługę opracowania opisów stanowisk pracy oraz ich wartościowania w związku z koniecznością wdrożenia Dyrektywy UE 2023/970.”
dr hab. inż. Jarosław ProtasiewiczDyrektor, OPI PIB
- Audyt przygotowania instytutu do dyrektywy UE 2023/970
- Opisy stanowisk jako podstawa wartościowania stanowisk
- Wartościowanie stanowisk realizowane etapami
Otwórz list w PDF
Aquapark Kalisz sp. z o.o.
„Rekomendujemy firmę Qmatch HR jako profesjonalnego partnera w projektach obejmujących wartościowanie stanowisk, projektowanie systemów wynagrodzeń oraz przygotowanie organizacji do wymogów przejrzystości płacowej.”
Michał JackowskiPrezes Zarządu, Aquapark Kalisz sp. z o.o.
- Sesje z udziałem przedstawicieli związków zawodowych
- Kryteria wartościowania stanowisk opracowane z uwzględnieniem dyrektywy UE 2023/970
- Siatka płac wraz ze wsparciem we wdrożeniu
Specyfika projektu w instytucji publicznej
W instytucjach publicznych wartościowanie stanowisk prowadzimy tą samą metodą analityczno-punktową co w firmach prywatnych. Przebieg prac dopasowujemy natomiast do otoczenia, w którym działa organizacja.
Strona społeczna w sesjach
Przedstawiciele związków zawodowych oceniają stanowiska razem z kierownictwem oraz HR. Zasady oceny znają od pierwszego spotkania, dzięki czemu wynik łatwiej przyjąć.
Źródło: listy referencyjne Gdańskich Autobusów i Tramwajów, MPK w Poznaniu oraz Aquaparku KaliszEtapy z osobnym wynikiem
Zakres umowy dzielimy na etapy, z których każdy kończy się konkretnym wynikiem, co ułatwia odbiór oraz rozliczenie prac. Podział dopasowujemy do potrzeb jednostki (w projekcie dla Zakładu Robót Drogowych w Poznaniu osobnym etapem była opieka powdrożeniowa).
Źródło: listy referencyjne Zakładu Robót Drogowych w Poznaniu oraz OPI PIBKoszt wdrożenia policzony z góry
Na życzenie organizacji obok siatki płac przygotowujemy analizę kosztów jej wdrożenia, potrzebną do zaplanowania budżetu na kolejne okresy. Kierownictwo wie wtedy, ile będzie kosztować nowa siatka płac, zanim zapadnie decyzja o jej wprowadzeniu.
Źródło: list referencyjny Zakładu Robót Drogowych w PoznaniuUdokumentowane, neutralne płciowo kryteria
Kryteria, poziomy i wagi zapisujemy w dokumentacji, z której zespół oraz strona społeczna odczytają, skąd wynika każda ocena.
Źródło: list referencyjny Zakładu Robót Drogowych w PoznaniuCo dostarczamy
Wyniki przekazujemy w formie gotowej do pracy działu kadr oraz do rozmowy ze stroną społeczną.
- Opisy stanowiskAktualne opisy stanowisk według jednego szablonu, jako baza oceny.
- Katalog kryteriówKryteria z opisanymi poziomami oraz wagami, dopasowane do zadań organizacji.
- Taryfikator stanowiskowyStanowiska pogrupowane w kategorie zaszeregowania, wraz z uzasadnieniem punktacji.
- Siatka płacWidełki dla każdej kategorii zaszeregowania oraz wskazanie stanowisk, których płace odbiegają od nowej struktury.
- Analiza kosztów wdrożeniaPrzygotowywana na życzenie jednostki, gdy zakres obejmuje budowę siatki płac.
- Raport i plan komunikacjiRekomendacje wdrożeniowe oraz plan przekazania wyników pracownikom.
- Dostęp do platformyPo projekcie można utrzymać dostęp do platformy z wynikami projektu, w której organizacja samodzielnie wycenia nowe stanowiska i aktualizuje oceny przy zmianach w strukturze.
Przebieg wartościowania stanowisk w instytucji
Typowy projekt przechodzi przez pięć etapów merytorycznych, niezależnie od tego, jak organizacja podzieli prace w umowie. Tempo zależy od liczby stanowisk oraz od tego, czy opisy stanowisk są aktualne. Kliknięcie w etap odsłania jego opis.
Przygotowanie projektu
Na spotkaniu otwierającym powołujemy zespół wartościujący z udziałem kierownictwa i HR, a w wielu jednostkach także strony społecznej. Wspólnie dobieramy kryteria oraz wagi. Przed sesjami uczestnicy przechodzą szkolenie z metodyki, żeby oceniać według jednej interpretacji kryteriów.
Opisy stanowisk
Weryfikacja albo przygotowanie aktualnych opisów stanowisk jako bazy oceny. Gdy organizacja ma aktualne opisy, etap skraca się do przeglądu.
Sesje wartościowania stanowisk
Zespół ocenia stanowiska punktowo w moderowanych sesjach, zwykle 15-20 stanowisk na spotkanie. Konsultant pilnuje, żeby każde kryterium znaczyło to samo przy każdym stanowisku.
Kalibracja i hierarchia
Wyniki przeglądamy z perspektywy całej jednostki i sprawdzamy spójność ocen. Zespół ponownie omawia oceny, które odstają od reszty, zanim powstanie hierarchia stanowisk.
Siatka płac i wdrożenie
Stanowiska trafiają do kategorii zaszeregowania z widełkami, a raport rekomendacji z planem komunikacji wyników zamyka prace projektowe. Od tego momentu nowa siatka płac może wejść do regulaminu wynagradzania.
Nową siatkę płac organizacja może wprowadzić do regulaminu wynagradzania samodzielnie albo razem z nami. W obu wariantach rekomendujemy kolejność działań. Na życzenie jednostki wspieramy zespół kadr także przy samym wdrożeniu.
Wartościowanie stanowisk na platformie Qmatch HR
Projekt wartościowania stanowisk prowadzimy na własnej platformie. Warsztat kryteriów i sesje komisji dalej prowadzi konsultant Qmatch HR, a platforma liczy punkty, pilnuje warunków zamknięcia etapów i zapisuje każdą decyzję. Po projekcie można utrzymać dostęp do platformy, która ułatwi organizacji samodzielną pracę nad utrzymaniem aktualności wartościowania stanowisk.
Dziennik decyzji projektu
Dziennik zapisuje, kto i kiedy zmienił listę stanowisk, kryteria albo wagi oraz jak rozstrzygnięto oceny sporne. Gdy kontrola albo strona społeczna pyta o uzasadnienie kategorii zaszeregowania, odpowiedź jest w jednym miejscu.
Ocena sporna wstrzymuje etap
Ocena, co do której komisja nie ma zgody, dostaje oznaczenie sporne. Etap sesji nie zamknie się, dopóki komisja jej nie rozstrzygnie, więc spór nie wraca dopiero przy pytaniu pracownika o jego kategorię.
Bez instalacji i bez danych osobowych
Platforma działa w przeglądarce, bez instalowania programu na komputerach komisji. Projekt opiera się na stanowiskach, więc imiona ani nazwiska pracowników nie są potrzebne do żadnego wyliczenia.
Raport i aktualizacja po projekcie
Raport w formacie Word składa się z danych projektu: metodyka z tabelą kryteriów, taryfikator stanowiskowy oraz siatka płac. Przy utrzymanym dostępie organizacja samodzielnie wycenia nowe stanowiska tym samym zestawem kryteriów.
Pytania o wartościowanie stanowisk w sektorze publicznym
To ocena wartości stanowisk w urzędzie, jednostce samorządowej, spółce komunalnej albo instytucie według jednego zestawu kryteriów. Stanowiska układają się w hierarchię, a na niej powstają taryfikator stanowiskowy oraz siatka płac.
Tak. Dyrektywa UE 2023/970 dotyczy pracodawców z sektora publicznego oraz prywatnego. Szczegółowe obowiązki w Polsce określą przepisy krajowe wdrażające dyrektywę. Uporządkowanie stanowisk przyda się niezależnie od ostatecznego brzmienia tych przepisów. Raportowanie luki płacowej będzie natomiast wymagało osobnej analizy danych o wynagrodzeniach.
Po stronie jednostki pracuje zespół wartościujący, który uczestniczy w szkoleniu z metodyki oraz w sesjach oceny. Wiedzę o stanowiskach wnoszą osoby, które je znają. Konsultant Qmatch HR moderuje sesje oraz przygotowuje dokumentację.
Tak. W organizacjach, w których działają związki zawodowe, rekomendujemy to wprost. Przedstawiciele strony społecznej uczestniczyli w sesjach w Gdańskich Autobusach i Tramwajach, w MPK w Poznaniu oraz w Aquaparku Kalisz. Ograniczeniem jest czas (przy większym składzie każda ocena wymaga dłuższego uzgodnienia).
Pierwszym krokiem jest bezpłatna konsultacja, na której ustalamy zakres, liczbę stanowisk, podział na etapy oraz harmonogram. Na tej podstawie przygotowujemy ofertę, którą jednostka może wykorzystać we własnym postępowaniu.
Zwykle od 1 do 4 miesięcy. Przy aktualnych opisach stanowisk projekt zamyka się jeszcze szybciej. Dłużej trwają projekty obejmujące dużą strukturę albo audyt przygotowania do dyrektywy.
Każdy projekt wyceniamy indywidualnie. Cena zależy od liczby stanowisk, stanu opisów stanowisk oraz od tego, czy zakres obejmuje siatkę płac wraz z analizą kosztów wdrożenia. Zakres i ofertę ustalamy na bezpłatnej konsultacji.
Zastrzeżenia rozstrzygamy przed ułożeniem hierarchii stanowisk. Na etapie kalibracji zespół sprawdza spójność wszystkich ocen i poprawia te, które odstają. Wynik powstaje w sesjach z udziałem pracowników organizacji, więc zastrzeżenia pojawiają się zwykle jeszcze w trakcie prac.
Już od jednostki zatrudniającej kilkadziesiąt osób, o ile różnych stanowisk jest w niej tyle, że ich porównanie wymaga wspólnych kryteriów.
Kolejne kroki po wartościowaniu stanowisk
Po wartościowaniu stanowisk oraz budowie siatki płac organizacja zwykle zajmuje się wynagrodzeniem zmiennym albo raportowaniem wymaganym dyrektywą UE 2023/970.
Rozmowa o wartościowaniu stanowisk w sektorze publicznym
Zapraszamy do trzydziestominutowej rozmowy z konsultantem Qmatch HR o liczbie stanowisk w jednostce, stanie ich opisów oraz roli strony społecznej. Na tej podstawie proponujemy przebieg projektu.
- 1Umawiamy rozmowę online w dogodnym terminie.
- 2Ustalamy wstępny zakres i planowany termin.
- 3Przygotowujemy ofertę z etapami i harmonogramem.
Tomasz Pietrzak
Managing Director, osoba do kontaktu w Qmatch HROdpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego. Konsultacja jest bezpłatna i nie zobowiązuje do współpracy. Prosimy o służbowy adres e-mail: wiadomości na skrzynki komercyjne mogą nie dotrzeć. Administratorem danych jest Qmatch Consulting Sp. z o.o., szczegóły w polityce prywatności.