Na temat mapowania procesów powstało już wiele artykułów. Dlaczego więc powinieneś (-aś) przeczytać właśnie ten? Bo jest to praktyczny poradnik mapowania procesu, który został sporządzony przez praktyków specjalistów w tej dziedzinie. W poniższym artykule poznasz nie tylko metody mapowania procesu, ale także zwrócimy Ci uwagę na kluczowe kroki, które będą mieć wpływ na jego skuteczność. Dowiedz się, na czym polega istota podejścia procesowego. Mapowanie procesów to pierwszy krok w kierunku optymalizacji procesów biznesowych.
Co to jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesów to graficzne przedstawienie operacji, zależności i odpowiedzialności w organizacji. Pozwala na dokładne zobrazowanie, jak poszczególne etapy procesów biznesowych przebiegają w rzeczywistości, włączając w to szczegółowe dane wejściowe i wyjścia procesu.
Mapa procesów umożliwia lepsze zrozumienie i zarządzanie działalnością przedsiębiorstwa, dzięki czemu można łatwiej identyfikować obszary wymagające usprawnień i potencjalne problemy. Mapowanie procesów jest kluczowym narzędziem w analizie i optymalizacji działalności organizacji, zapewniając dokumentację procesu i umożliwiając przeprowadzenie analiz procesu.
Kto wymyślił mapowanie procesów?
Mapowanie procesów zostało opatentowane w 1921 roku przez Franka i Lilian Gilbrethów, którzy stworzyli pierwszy diagram przebiegu procesu, znany jako flow chart. Pomimo prostoty i użyteczności flow chartu, początkowo nie znalazł on szerokiego zastosowania.
Dopiero w latach 40. XX wieku mapę procesów docenili inżynierzy Toyoty. Edwards Deminga, będąc jednym z czołowych ekspertów w dziedzinie zarządzania jakością, wprowadził flow chart do japońskich firm, w tym do Toyoty, gdzie narzędzie to stało się integralną częścią systemu zarządzania jakością i lean manufacturing. Inżynierowie Toyoty, wykorzystując flow chart, mogli dokładnie analizować i optymalizować procesy produkcyjne, co przyczyniło się do sukcesu firmy na rynku globalnym.
Jak wygląda mapowanie procesów?
Mapowanie procesów polega na tworzeniu graficznych reprezentacji procesów zachodzących w organizacji. Etapy przeprowadzenia analiz procesu różnią się w zależności od przyjętej metody, gdyż mapę procesu można stworzyć z pomocą różnych technik i narzędzi, niemniej w każdym z nich występują trzy główne punkty:
- identyfikacja procesów,
- tworzenie mapy procesów,
- analiza wykonywanych procesów.
Rodzaje procesów w organizacji
Jeśli chcesz utworzyć mapę procesu, musisz wiedzieć, czego szukać. Na szczęście, każda organizacja, niezależnie od branży, składa się z procesów, które można podzielić na trzy główne kategorie:
- procesy zarządcze – procesy, które obejmują działania związane z planowaniem, organizowaniem, kierowaniem oraz kontrolowaniem działalności przedsiębiorstwa;
- procesy główne – kluczowe działania, które bezpośrednio przyczyniają się do tworzenia wartości dla klienta i generowania przychodów;
- procesy pomocnicze – działania wspierające, które nie generują bezpośrednio wartości dla klienta, ale są niezbędne do sprawnego funkcjonowania procesów głównych.
Identyfikacja procesów - kluczowy element każdej mapy procesów
Wszystkie etapy mapowania procesów są ważne, jednak nieprawidłowo przeprowadzona identyfikacja może całkowicie zniszczyć użyteczność mapy procesu.
Identyfikacja procesów może być przeprowadzona:
- oddolnie (bottom-up) – polega na oddolnej analizie wykonywanych w organizacji czynności, na podstawie których powstaje mapa procesu. Jest bardziej pracochłonna, ale dokładniejsza.
- odgórnie (top-down) – najpierw określa się ogólną działalność organizacji, a następnie uszczegółowienia wskazanych elementów
Elementy identyfikacji procesu obejmują:
- cel procesu
- wejścia i wyjścia – wejścia to wszelkie zasoby, które są potrzebne do rozpoczęcia i realizacji procesu. Mogą być materialne (surowce, półprodukty) lub niematerialne (informacje, dane). Wyjścia to rezultaty procesu, które mogą być przekazywane wewnętrznym lub zewnętrznym klientom. Wyjścia również mogą być materialne (wyroby końcowe) lub niematerialne (raporty, wyniki analiz).
- wskaźnik – narzędzie do oceny efektywności i skuteczności procesu, np. czas cyklu, wskaźnik błędów, koszt jednostkowy
właściciel procesu – osoba lub zespół odpowiedzialny za zarządzanie procesem, monitorowanie jego efektywności i wprowadzanie usprawnień
Rodzaje map procesów biznesowych
Mając świadomość tego, jakie procesy przebiegają w Twojej organizacji możesz zacząć tworzyć mapę procesu. W tym zadaniu kluczowa jest znajomość odpowiednich metod i narzędzi. W mapowaniu procesów pomoże Ci znajomość jednej z trzech technik:
- diagramu procesu
- diagramu przepływu
- mapowania strumienia wartości.
Diagram procesu (Flowchart)
Diagram procesu, znany również jako flowchart, jest jednym z najpopularniejszych i najbardziej wszechstronnych narzędzi do mapowania procesów. Przedstawia proces od góry do dołu, używając schematów blokowych, które symbolizują różne etapy procesu.
Symbole mapy procesu Flowchart
Flowchart ma stałe symbole mapowania procesów:
- Owal: Symbolizuje początek i koniec procesu. Każdy diagram zaczyna się i kończy owalem.
- Prostokąt: Reprezentuje poszczególne kroki lub działania w procesie. Każdy prostokąt opisuje jedno konkretne działanie.
- Romb: Używany do przedstawienia punktów decyzyjnych, w których proces może rozgałęziać się na różne ścieżki w zależności od podjętej decyzji.
Strzałki: Pokazują kierunek przepływu procesu między poszczególnymi krokami i decyzjami.
Przykład Flowchartu
Proces zatwierdzania wniosku o urlop w firmie:
- Start: Pracownik składa wniosek o urlop.
- Przełożony odbiera wniosek: Przełożony przegląda wniosek.
- Decyzja (romb): Czy wniosek jest kompletny?
- Tak: Przechodzi do następnego kroku.
- Nie: Wniosek wraca do pracownika do poprawy.
- Przełożony zatwierdza wniosek: Przełożony zatwierdza lub odrzuca wniosek.
- Decyzja (romb): Czy wniosek został zatwierdzony?
- Tak: Wniosek jest przesyłany do HR.
- Nie: Wniosek jest odrzucany, pracownik otrzymuje informację zwrotną.
- HR przetwarza wniosek: Dział HR rejestruje urlop w systemie.
Koniec: Proces jest zakończony, pracownik otrzymuje potwierdzenie urlopu.
Diagram przepływu
Diagram przepływu, znany również jako swimlane diagram jest blisko podejścia zgodnego z notacją BPMN, to narzędzie do mapowania procesów, które przedstawia sekwencję działań od lewej do prawej. Cechą charakterystyczną tego rodzaju diagramu jest wyraźne wskazanie odpowiedzialności poszczególnych działów, osób lub jednostek organizacyjnych za konkretne etapy procesu.
Struktura i symbole Swimlane Diagramu
Swimlane diagram składa się z poziomych lub pionowych „pasów” (swimlanes), które reprezentują różne działy, osoby lub jednostki organizacyjne. Każdy pas pokazuje kroki procesu przypisane do konkretnej jednostki odpowiedzialnej za ich wykonanie. Kluczowe elementy procesu metodą diagramu Swimlane obejmują:
- Pasy (swimlanes): Przedstawiają różne jednostki organizacyjne, takie jak działy, zespoły lub osoby.
- Prostokąty: Symbolizują kroki procesu, które odbywają się w ramach danego działu lub jednostki.
- Strzałki: Wskazują kierunek przepływu procesu między krokami i pasami.
- Romb: Reprezentuje punkty decyzyjne w procesie, które mogą prowadzić do różnych ścieżek działania.
Przykład Swimlane Diagramu:
Przykładowy proces rekrutacji pracownika w firmie:
- HR – Publikacja oferty pracy:
- HR przygotowuje i publikuje ogłoszenie o pracę.
- Kandydat – Aplikacja:
- Kandydat wysyła swoją aplikację na stanowisko.
- HR – Selekcja aplikacji:
- HR przegląda aplikacje i wybiera kandydatów do rozmowy kwalifikacyjnej.
- Dział Techniczny – Rozmowa kwalifikacyjna:
- Przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej z wybranymi kandydatami.
- Decyzja (romb): Czy kandydat spełnia wymagania?
- Tak: Przechodzi do następnego kroku.
- Nie: Odrzucenie kandydatury i informowanie kandydata.
- HR – Oferta pracy:
- HR przygotowuje i wysyła ofertę pracy do wybranego kandydata.
- Kandydat – Akceptacja oferty:
- Kandydat akceptuje lub odrzuca ofertę pracy.
- HR – Onboarding:
- HR organizuje proces wdrożenia nowego pracownika do firmy.
przykładowy diagram
Opowiedz z jakim wyzwaniem się mierzysz naszemu konsultantowi. Podczas takiej rozmowy opowiemy w jaki sposób pracujemy i jak rozwiązaliśmy podobne wyzwaniami. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy!
Mapowanie strumienia wartości (VSM)
Mapowanie strumienia wartości (VSM) to zaawansowane narzędzie stosowane w lean manufacturing, którego celem jest identyfikacja wąskich gardeł i eliminacja strat w procesie. VSM jest kluczowym elementem podejścia lean management, skupiającym się na optymalizacji procesów w celu maksymalizacji wartości dostarczanej klientom przy jednoczesnym minimalizowaniu marnotrawstwa.
Struktura VSM
Mapowanie strumienia wartości składa się z kilku kluczowych elementów, które pozwalają na szczegółową analizę i optymalizację procesów:
- Strumień wartości: To cała sekwencja działań (zarówno wartościowych, jak i niewartościowych) potrzebnych do dostarczenia produktu lub usługi klientowi.
- Mapowanie stanu obecnego: Wizualizacja obecnego przepływu materiałów i informacji w procesie. Umożliwia identyfikację obszarów problemowych, takich jak wąskie gardła, opóźnienia i marnotrawstwo.
- Mapowanie stanu przyszłego: Projektowanie idealnego przepływu procesów, w którym zidentyfikowane problemy są wyeliminowane, a procesy są zoptymalizowane pod kątem efektywności i wartości dodanej.
- Czas cyklu (Cycle Time): Określenie czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych działań w procesie.
- Czas przejścia (Lead Time): Całkowity czas, jaki upływa od początku do końca procesu.
Przykład VSM
Rozważmy przykładowy proces produkcji, aby lepiej zrozumieć, jak działa VSM:
- Zamówienie klienta:
- Proces zaczyna się od złożenia zamówienia przez klienta.
- Zakup surowców:
- Firma zamawia niezbędne surowce od dostawców.
- Produkcja:
- Surowce są przetwarzane w produkty końcowe. VSM analizuje czas cyklu każdej operacji oraz identyfikuje wąskie gardła, takie jak opóźnienia w dostawach surowców czy przestoje maszyn.
- Kontrola jakości:
- Gotowe produkty są sprawdzane pod kątem jakości, a VSM pomaga zidentyfikować potencjalne przyczyny defektów.
- Magazynowanie:
- Produkty są składowane w magazynie przed wysyłką do klienta. VSM może ujawnić zbędne zapasy, które generują dodatkowe koszty.
- Wysyłka do klienta:
- Produkty są pakowane i wysyłane do klienta. VSM analizuje czas przejścia, aby zidentyfikować możliwości skrócenia czasu dostawy.
Diagram stanów i przepływu danych wejściowych
Diagram stanów i przepływu danych to narzędzie stosowane głównie w programowaniu i IT. Jego celem jest wizualizacja stanów obiektów w systemie oraz przepływu danych między różnymi elementami systemu. Dzięki tym diagramom programiści i inżynierowie mogą lepiej zrozumieć i zarządzać złożonością systemów informatycznych.
Diagram stanów
Diagram stanów, znany również jako diagram maszyny stanów, polega na mapowaniu procesów, w jakich może znajdować się obiekt, oraz przejścia między tymi stanami w odpowiedzi na określone zdarzenia.
Kluczowe elementy diagramu stanów obejmują:
- Stany (States) – reprezentują różne statusy obiektu. Każdy stan jest zazwyczaj oznaczony prostokątem lub elipsą z nazwą stanu wewnątrz.
- Przejścia (Transitions) – linie łączące stany, wskazujące zmiany stanu obiektu w odpowiedzi na zdarzenia. Każde przejście jest opatrzone etykietą z nazwą zdarzenia wywołującego zmianę.
- Stan początkowy (Initial State) – oznaczony czarnym kółkiem, wskazuje początkowy stan obiektu.
- Stan końcowy (Final State) – oznaczony kółkiem z wypełnionym wnętrzem, wskazuje zakończenie cyklu życia obiektu.
Przykład diagramu stanów wejściowych
Rozważmy przykład automatu biletowego, aby zrozumieć, jak działa diagram stanów:
- Stan początkowy:
- Automat jest w stanie bezczynności, czekając na działanie użytkownika.
- Wprowadzanie monet:
- Użytkownik wprowadza monety do automatu, który przechodzi w stan wprowadzania monet.
- Wybór biletu:
- Użytkownik wybiera rodzaj biletu, co powoduje przejście do stanu wyboru biletu.
- Drukowanie biletu:
- Automat drukuje bilet i przechodzi do stanu drukowania biletu.
- Wydanie biletu:
- Bilet jest wydawany użytkownikowi, a automat wraca do stanu początkowego.
Diagram przepływu danych wejściowych
Diagram przepływu danych (DFD) przedstawia, jak dane przepływają przez system. Składa się z kilku podstawowych elementów:
- Procesy (Processes) – oznaczone prostokątami, reprezentują operacje przetwarzania danych.
- Magazyny danych (Data Stores) – przedstawione jako otwarte prostokąty, wskazują miejsca przechowywania danych.
- Przepływy danych (Data Flows) – linie z strzałkami pokazujące kierunek przepływu danych między procesami, magazynami danych i terminami zewnętrznymi.
- Terminatory (Terminators) – symbolizują źródła lub miejsca przeznaczenia danych na zewnątrz systemu, często oznaczane prostokątami.
Przykład diagramu przepływu danych
Przykład prostego DFD dla systemu zarządzania zamówieniami:
- Proces składania zamówienia (Order Processing):
- Dane wejściowe: Informacje o zamówieniu od klienta.
- Dane wyjściowe: Potwierdzenie zamówienia, aktualizacja stanu magazynowego.
- Magazyn danych klientów (Customer Data Store):
- Przechowuje dane klientów, które są wykorzystywane przez proces składania zamówienia.
- Magazyn danych produktów (Product Data Store):
- Przechowuje informacje o produktach dostępnych w magazynie.
- Przepływy danych:
- Informacje o zamówieniu przepływają od klienta do procesu składania zamówienia.
- Dane zamówienia są przechowywane w magazynie danych zamówień i wysyłane do procesu wysyłki.
Mapowanie procesów - narzędzia, które warto znać
Pierwsze mapowanie procesu jest trudne bez pomocy eksperta, jednak niektóre narzędzia mogę nieco uprościć to zadanie.
MS Office Visio
MS Office Visio to dedykowane narzędzie do tworzenia profesjonalnych diagramów przebiegających procesów oferowane przez Microsoft.
DRAW.IO
DRAW.IO to darmowa aplikacja online, która pozwala na tworzenie schematów blokowych i map procesów bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Jest to intuicyjne i łatwe w użyciu narzędzie, które sprawia, że szczegółowa mapa procesu może być łatwo stworzona nawet przez laika.
Lucidchart
Lucidchart jest inteligentną aplikacją do tworzenia diagramów, która łączy zespoły w celu podejmowania lepszych decyzji i budowania przyszłości. Prosty w użytkowaniu, pozwala dzięki wielu wzorom diagramów rozpocząć proces mapowania i optymalizacji procesów.
Dlaczego warto robić mapowanie procesów?
Jeśli zdecydujesz się analizę czynności i na jej podstawie formułowanie przebiegających procesów, to łapiesz ster wszystkich zadań, które są wykonywane w Twojej firmie. Mapa procesu ma naprawdę wiele korzyści, które ciężko opisać w kilku zdaniach, jednak wśród głównych można wymienić m.in.:
- Budowanie świadomości jakości: Poprzez mapę procesów, organizacja zyskuje lepsze zrozumienie swojej działalności.
- Standaryzacja operacji: mapy procesu eliminują wolną amerykankę i minimalizują błędy.
- Usprawnienia i optymalizacja: mapa procesu umożliwia identyfikację obszarów wymagających ulepszeń i pozwala na tworzenie bardziej efektywnych procesów.
- Szkolenie nowych pracowników: Mapy procesów ułatwiają zrozumienie i wdrożenie nowych pracowników.
- Audyt i zgodność: Mapowanie procesów zapewnia dokumentację procesu, co jest kluczowe podczas audytów.
Mapowanie procesu - najlepsze praktyki
Samo zadanie stworzenia mapy procesów to duży krok, jednak jeśli chcesz, mieć pewność, że proces przebiega prawidłowo, to niezbędne będą:
- Regularna aktualizacja: Procesy zmieniają się z czasem, dlatego mapy procesów powinny być regularnie przeglądane i aktualizowane.
- Zaangażowanie zespołu: Pracownicy, którzy są bezpośrednio zaangażowani w procesy, powinni uczestniczyć w ich mapowaniu.
- Transparentność: Mapa procesu powinna być zrozumiała i dostępna dla wszystkich pracowników.
- Dokumentacja: Wszystkie kroki i decyzje powinny być dokładnie udokumentowane.
Mapowania procesów - podsumowanie
Mapowanie procesów to kluczowe narzędzie dla każdej organizacji, która chce zoptymalizować swoje procesy, poprawić jakość i zwiększyć efektywność. Dzięki mapom procesów firmy mogą lepiej zarządzać swoimi operacjami, eliminować marnotrawstwo i wprowadzać skuteczne usprawnienia. Celem mapowania procesu jest m.in. utrzymanie konkurencyjności na rynku i ciągłe doskonalenie działalności.
