Dobra komunikacja w zespole jest istotna szczególnie w przypadku gdy mówimy o komunikacji w zespole projektowym. Wdrożenie nowego produktu trwa kilka tygodni i angażuje większość działów firmy. Wykorzystanie narzędzi digital, może wyraźnie zwiększyć efektywność procesu i sprawić, że zespołowi będzie pracowało się lepiej.
Limpol działa na rynku od 25 lat i jest częścią polskiej grupy kapitałowej, w skład której wchodzą firmy z branży spożywczej, budowlanej i logistycznej. Jest jednym z większych i bardziej rozpoznawalnych importerów branży spożywczej w Polsce. Główną działalnością firmy jest bezpośredni import, eksport oraz handel artykułami spożywczymi. W plebiscycie Diamenty Miesięcznika Forbes, Limpol otrzymał tytuł laureata. Niedawno również firma została wyróżniona w rankingu Forum Firm Rodzinnych miesięcznika Forbes w kategorii „Najcenniejsze Polskie Firmy Rodzinne z przychodami powyżej 100 mln złotych”. Firma realizuje projekty wdrażające nowe produkty do największych sieci spożywczych w Polsce. Jest właścicielem marki VERA i dostarcza swoje produkty do tysięcy restauracji i hoteli w całej Polsce, a także eksportuje swoje towary do kilkunastu krajów w Europie i poza nią. Zespół Limpol to grono wysokiej klasy ekspertów, którzy nie tylko świetnie realizują swoje codzienne zadania, ale także stale szukają możliwości usprawnienia swojej pracy. Stąd pojawił się pomysł implementacji nowych narzędzi do procesu pracy.
Komunikacja w zespole projektowym - wyzwanie firmy Limpol
Wdrożenie nowego produktu do sprzedaży to przynajmniej kilkutygodniowy cykl, który angażuje większość działów w organizacji. Konieczna jest szybka i efektywna komunikacja w zespole, ale też pomiędzy osobami z różnych działów oraz dostawcami zewnętrznymi.
Do tej pory komunikacja w zespole projektowym oraz przekazywanie informacji dostawcom odbywało się przy wykorzystaniu następujących narzędzi:
- Wiadomości e-mail
- Załączniki do wiadomości (pdf, xlsx i inne)
- MS Sharepoint
- Wewnętrzny chat firmowy
- Spotkania osobiste
- Wideokonferencje
- Telefony
Celem LIMPOLU było usprawnienie procesu zarządzania projektem wdrażania nowego produktu oraz zarządzania bieżącymi produktami. Wspólnie z klientem stwierdziliśmy, że najlepszym rozwiązaniem będzie znalezienie sposobu na ograniczenie liczby narzędzi i tym samym zoptymalizowanie workflow.
Skuteczne zarządzanie komunikacją w projekcie - plan działania
Pierwszy etap prac to stworzenie planu i prace przygotowawcze.
Plan projektu
- Prace przygotowawcze.
- Szkolenie z metodyk zarządzania projektami i narzędzi do cyfrowej komunikacji interpersonalnej
- Powołanie zespołu roboczego
- Wyłonienie lidera / liderki projektu
- Mapowanie obecnego procesu wdrażania nowego produktu
- Analiza docelowego stack-u narzędziowego
- Prace projektowe (pierwsza iteracja)
- Analiza efektów i zaplanowanie kolejnych kroków optymalizacji procesów biznesowych w firmie
Pierwszym krokiem było rozpoczęcie kompletowania zespołu roboczego. Wspólnie z managerami wyłoniliśmy listę potencjalnych uczestników projektu i sprawdziliśmy, czy są zainteresowani wzięciem udziału w tej inicjatywie. Udało nam się stworzyć duży interdyscyplinarny zespół, złożony z pracowników z różnych działów, pracujących w firmie kilka, a nawet kilkanaście lat i mających różnorodne doświadczenia z projektami digital.
Następnie przeprowadziliśmy szkolenie z podstaw metodyk projektowych oraz narzędzi do cyfrowego zarządzania projektami i komunikacji. Omawialiśmy podstawy metody agile w zarządzaniu projektem oraz metodyki waterfall. Zdecydowaliśmy się działać iteracyjnie, w dużej mierze bazując na zwinnych metodykach, jednak w formie dość uproszczonej, aby framework nie przysłonił nam celu projektu. Zaraz po szkoleniu omawialiśmy dobre praktyki zarządzania projektami, aby zainspirować się do pracy.
Podczas pierwszych spotkań roboczych naturalnie wyłoniła się liderka projektu, Magda – Manager Działu ds. Znakowania i Opakowań. Było to szczególnie pomocne, ponieważ Dział ds. Opakowań jest zaangażowany w proces praktycznie od samego początku. Kolejne kroki w projekcie realizowaliśmy już wspólnie z Magdą.
Zależało nam na stworzeniu narzędzia, które odwzoruje schemat działania poszczególnych procesów, ułatwi komunikację wewnętrzną, ograniczy ilość wiadomości e-mail. Będzie bazą danych dla wszystkich pracowników, w jasny i logiczny sposób pokaże poszczególnym osobom niezależnie od etapu projektu, jakie są kolejne kroki procesu. Ułatwi przekazywanie zadań podczas urlopów oraz wdrażanie nowych pracowników w poszczególnych działach.
Wnioski z pierwszego etapu optymalizacji procesu zarządzania projektem
Po pierwszym etapie prac potwierdziły się nasze obserwacje z analizy wstępnej – wyzwaniem było lepsze ustrukturyzowanie komunikacji w zespole, a wybór używanych narzędzi w dużej mierze zależał od zespołu, który realizował wdrożenie danego produktu.
Okazało się, że obecne narzędzia do komunikacji w zespole projektowym nie były wykorzystywane w sposób, który w pełni wspierał efektywność komunikacji zespołowej i poprawiał skuteczność pracy. Jednak pozytywną informacją było to, że mimo dużych wyzwań w codziennych projektach, pracownicy byli bardzo zmotywowani, żeby zmienić status quo i usprawnić sposób przekazywania informacji.
W pierwszej kolejności w ramach zespołu roboczego zajęliśmy się procesem wprowadzania produktu na rynek, aby poznać silne strony procesu oraz te wymagające poprawy. Pracowaliśmy w relatywnie szerokiej grupie roboczej. Cały proces mapowaliśmy korzystając z podejścia BPMN (Business Process Model and Notation) w Miro podczas warsztatów, które odbywały się w formule spotkań. Projekt rozpoczęliśmy jeszcze przed pandemią. Zablokowanie możliwości spotkań na żywo nie wpłynęło na dynamikę naszego projektu. Bardzo szybko cały zespół przestawił się na model pracy zdalnej.
Kiedy zdefiniowaliśmy modelowy proces wprowadzania produktu, przeszliśmy do kolejnego kroku.
1. W usprawnianiu systemu zarządzania projektami kluczowa jest bliska współpraca lider projektu - konsultant. To pozwala połączenie perspektywy osoby zaangażowanej w projekt i osoby patrzącej na projekt z lotu ptaka.
2. Zanim rozpocznie się optymalizacja procesu, bardzo istotne jest zbudowanie wśród pracowników świadomości, dlaczego to robimy. A właściwie zadanie pytania „Dlaczego WY chcecie to zrobić?”
3. Jeżeli zespół nie jest przekonany to całej idei projektu to lepiej poświęcić czas na przekonanie zespołu niż praca z zespołem, który jest „na nie”.
Lepsza komunikacja w zespole - narzędzia do zarządzania projektami i nowy system komunikacji w firmie
Przystępując do zarządzania komunikacją w projekcie ustaliśmy, że eliminacja komunikacji e-mailowej była ważnym punktem dla uczestników grupy projektowej. Systematycznie narastające zaległości na skrzynce e-mail zaliczali do czynników utrudniających skuteczną komunikację. Na zespół działało to demotywująco.
Rezygnacja z wiadomości e-mail i przejście na model tworzenia zadań w narzędziu do zarządzania projektami miały też zmniejszyć ilości komunikacji skierowanej „do wszystkich” i zawęzić ją jedynie do poszczególnych członków zespołu zaangażowanych w projekt.
Dopiero gdy mieliśmy poczucie, że struktura projektowa, którą mamy jest gotowa do pierwszej iteracji, zaczęliśmy szukać narzędzi. Na tym etapie wybór narzędzia nie był jeszcze wiążący. Pierwszy typem była Asana, jednak po dalszym researchu zdecydowaliśmy się dodać do listy mniej znaną platformę do zarządzania projektami online – Clickup.
Ostatecznie wybór padł właśnie na Clickup, ze względu na możliwość praktycznie dowolnego dopasowania narzędzia do własnych potrzeb oraz atrakcyjny cennik. Jakie kryteria wyboru przyjęliśmy? Zależało nam na szybkości wdrożenia oraz skalowalności cennika przy wdrożeniu w całej organizacji. Podjęliśmy decyzję, aby korzystać z następującego zestawu:
- Clickup – narzędzie do zarządzania projektami. To tam miały znaleźć się wszystkie informacje o projekcie
- MS Sharepoint – źródło plików dla Clickup
- MS Teams & spotkania – doraźna komunikacja członków zespołu
Dużym wyzwaniem było zaplanowanie pracy nad projektem oraz zmotywowanie wszystkich do działania w terminach. Ponieważ była to nowa forma zarządzania projektami w organizacji, wymagało to dużego nakładu dodatkowej pracy, zaangażowania, otwartości i cierpliwości od zespołu testowego. Wszystkim zależało na stworzeniu produktu, który będzie odpowiadał każdemu działowi w firmie, które często mają inną organizację pracy. Oczywiście w trakcie pracy pojawiały się wątpliwości czy uda się stworzyć produkt, który będzie odpowiedni dla wszystkich, ważne w tych momentach było zaangażowanie i chęć dalszego testowania. Starałam się motywować zespół pokazując zalety, korzyści z produktu oraz jak pozytywnie wpłynie to w późniejszym etapie na naszą pracę.
Ponieważ było to dla mnie nowe doświadczenie, bardzo pomocna była współpraca z konsultantem. Pokazanie schematu działania, jak pracować z zespole oraz wsparcie w trudnych momentach ułatwiło przejście pierwszego etapu pracy, który był najbardziej skomplikowany i decydował, czy projekt będzie kontynuowany.
Efektywne zarządzanie projektem wdrożenia nowego produktu
Kolejnym krokiem, było opracowanie z zespołem projektowym pierwszej iteracji modelowej struktury realizowanego projektu. Do tej pory informacje o danym produkcie krążyły w różnych kanałach, w dużej mierze jakość komunikacji i jej skuteczność zależała od nadawcy. Naszym celem było ustrukturyzowanie procesu wymiany informacji w środowisku pracy i poprawa komunikacji między członkami zespołu. Konieczne było stworzenie spójnego systemu nazewnictwa oraz kategoryzowania produktów, aby zarządzanie pięcioma produktami było równie wygodne i przejrzyste jak pięćdziesięcioma produktami.
Wspólnie z zespołem stworzyliśmy prosty, ale efektywny schemat, który pozwalał efektywnie zarządzać produktami w ramach platformy Clickup:
- [produkt][sezon] – poziom SPACE
- [brand/whitelabel] – poziom FOLDER
- [nr.zamówienia] – poziom LIST
- [brand/whitelabel] – poziom FOLDER
Taka organizacja pozwoliła na efektywne zarządzanie projektami, prostą nawigację oraz skalowalność struktury. Każde narzędzie ma trochę inne podejście do organizowania treści, więc warto dobrze to przemyśleć, ponieważ zmiany struktury w trakcie trwania projektu są dość problematyczne.
W pierwszej kolejności do projektu zaangażowaliśmy kilka działów, które wykazywały największe zainteresowanie oraz miały największy „pain” w ramach obecnego procesu. Wybraliśmy jeden nowy produkt, który niedługo miał zostać wdrożony u klienta i na jego przykładzie przeszliśmy cały proces zarządzania wdrożeniem.
Zdecydowaliśmy się na regularne spotkania statusowe i dzielenie się w ramach grupy roboczej pojawiającymi się wyzwaniami, aby adresować je na bieżąco i rozwijać projekt w sposób iteracyjny.
Rozpoczynając projekt ważne jest, aby wyrównać poziom wiedzy o zagadnieniu, w ramach którego się poruszamy wśród wszystkich uczestników projektu. W naszym wypadku były to:
- Metody zarządzania projektami oraz dobre praktyki
- Korzystanie z cyfrowych narzędzi do komunikacji w zespole i w firmie
Warto też pamiętać, że zmiana sposobu realizowania utrwalonych przez lata czynności zajmuje czas. Musimy mieć świadomość, że nie jest to projekt na kilka tygodni, ale na kilka miesięcy. Dodatkowo istotne jest zaangażowanie lidera projektu. Bez niego narzędzie do zarządzania projektami albo skutecznej komunikacji z zespołem zostaje tylko narzędziem i bardzo szybko wracamy do starych nawyków.
Retro team meeting - czyli spotkanie podsumowujące etap projektu optymalizacji procesu biznesowego
Po przejściu całego cyklu spotkaliśmy się w gronie projektowym, aby podsumować pierwszy sprint. Podczas spotkania retro team, pojawiło się bardzo wiele wartościowych informacji zwrotnych płynących od zespołu.
Na tej podstawie przygotowaliśmy kilka przydatnych wskazówek:
- Systematyczność i elastyczność – regularne spotkania projektowe i obecność lidera projektu jest kluczowa. To daje członkom zespołu motywację w trudnych chwilach. Projekt bez lidera jest skazany na porażkę
- Wsparcie w korzystaniu z nowego narzędzia – każde nowe narzędzie wdrażane w zespole ma pociągać za sobą dokładne wdrożenie całego zespołu i indywidualnego podejścia.
- Wspólny cel – poczucie wspólnego celu i silny leadership wspierały zaangażowanie w projekt.
- Akceptowanie niepowodzeń – wizja celu oraz upór pomagały nie zniechęcać się drobnymi niepowodzeniami i realizować cel. W naszym przypadku było to: usprawnienie procesu zarządzania projektem i efektywna komunikacja w zespole.
- Dobrze zdefiniowany problem – wszystkich denerwował brak zasad skutecznej komunikacji i nieefektywne komunikowanie się w ramach projektu. Zespół chciał to zmienić za wszelką cenę.
Wspólnie z zespołem zdefiniowaliśmy też obszary do poprawy, które były punktem startowym do kolejnego sprintu projektu.
- Integracja z innymi używanymi narzędziami – czyli zautomatyzować powtarzalne zadania, tak, żeby więcej czynności było wymuszonych przez proces i działo się w tle bez angażowania pracowników.
- Wyeliminowanie martwych obszarów procesu – jeżeli coś nie jest stosowane i nie wpływa na jakość projektu to wyeliminujemy to z procesu szybko i zdecydowanie.
- Szybsza dystrybucja wiedzy i dobrych praktyk – opracowanie sposobu na lepszy przepływ informacji i dzielenie się wiedzą oraz dobrymi praktykami w ramach zespołu i organizacji. To duży krok w kierunku poprawy efektywności pracy zespołu.
- Otwarty feedback – mówienie wprost, że coś nie jest dobrym pomysłem przyznawanie się do błędów i w razie konieczności powrót do poprzedniego stanu. Świadome eksperymentowanie i wyciąganie wniosków, czyli otwarta komunikacja i przekazywanie informacji zwrotnej, które jest ważnym elementem komunikacji. Zespołowi zależało na wprowadzeniu metod i zasad dobrej komunikacji.
Efekty optymalizacji procesu biznesowego
Podczas współpracy naszym celem była optymalizacja procesów biznesowych – usprawnienie zarządzania projektem wdrożenia nowego produktu i zwiększenie efektywności komunikacji w zespole, czyli wsparcie kompleksowe pracy zespołu. Dzięki efektywnej komunikacji członkowie zespołu pracują skutecznej i czują się lepiej w zespole oraz w swoim miejscu pracy.
Wdrożenie produktu było skuteczne i znaczącą ułatwiło pracę w prawie wszystkich działach w firmie, które korzystają z produktu. Komunikacja dotycząca projektów w większości została przeniesiona do ClickUp. Praca nad produktem cały czas trwa, dodawane są nowe elementy. Co jakiś czas testujemy bieżące rozwiązania i zastanawiamy się nad aktualizacjami. Chcemy aby produkt cały czas się rozwijał i dostosowywał do naszej pracy.
Dzięki współpracy z Qmatch udało się rozpocząć projekt i skutecznie kontynuować pracę nad produktem. Szkolenia, spotkania oraz wsparcie w trudnych momentach były bardzo pomocne i znaczące dla projektu.
Optymalizacja procesów biznesowych, w tym procesu komunikacji w zespole projektowym, zarządzania komunikacją w projekcie oraz w firmie w ogóle to część naszej codziennej pracy w ramach Qmatch. Jeśli komunikacja w zespole w Twojej firmie wymaga usprawnienia, umów się na bezpłatne spotkanie z naszym konsultantem.
Zadaj nam pytanie
Jeśli komunikacja w zespole w Twojej firmie wymaga usprawnienia, wypełnij formularz kontaktowy. Nasz konsultant skontaktuje się z Tobą i odpowie na Twoje pytania.
