Jak zaprojektować skuteczny system premiowania, który sprawi, że pracownicy będą zmotywowani do działania? Jaka premia sprawi, że zaczną pracować z większą efektywnością i zaangażowaniem?
W artykule zebrałem najważniejsze informacje przydatne przy tworzeniu systemu premiowego oraz dobre praktyki, z których korzystamy na co dzień w naszej pracy. Możesz z powodzeniem wykorzystać je przy tworzeniu własnego systemu premiowego w firmie.
Przygotowałem także narzędzie, które pomoże samodzielnie stworzyć w firmie system premiowania pracowników, wzór, a właściwie kalkulator premii pracowników. Udostępniamy je do pobrania bezpłatnie. Wypełnij formularz i pobierz plik do pracy.
Szukasz kalkulatora premii dla pracowników?
Przygotowaliśmy dla Ciebie specjalny kalkulator, z którym zaprojektujesz własny system premiowania pracowników. Możesz wykorzystać go też do zarządzania obecnym systemem premiowym.
Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać arkusz – wzór systemu premiowania.
Systemy premiowania pracowników w firmach — badania
Badania z 2021 roku przeprowadzone na próbie 75 przedstawicieli firm z obszaru HR pokazało, że w 27% firm obowiązują systemy premiowe uznaniowe, w 24% system oparty na celach, a w 17% nagrody roczne. Z kolei w 15% obowiązuje system prowizyjny, a w 11% premiowany jest udział w projektach.
Mówiąc o premiach uznaniowych warto wspomnieć o badaniu European Bonus & Sales Compensation Survey. Płyną z niego wnioski, że premie nie działają, kiedy są uznaniowe, zasady ich przyznawania są niejasne, a beneficjentami jest wąska grupa osób.
System premiowania oparty na celach to bardzo popularna metoda w wielu firmach, zwłaszcza tych większych. Jednak zarządzanie przez cele, czyli tak zwane MBO (Management by Objectives) rodzi też pewne ryzyka i niekoniecznie sprawdzi się na każdym stanowisku. W przypadku stanowisk specjalistycznych lepiej premiować na przykład za konkretne zadania.
Jeśli natomiast chodzi o system prowizyjny — prowizję najczęściej można spotkać jako premie pracowników działu handlowego lub działu sprzedaży (tutaj więcej o systemach prowizyjnych).
Rodzaje premii
Systemy premiowe i prowizyjne to element systemu motywacyjnego firmy. Na system motywacji pracowników składają się benefity płacowe i pozapłacowe. Podział premii będzie różny zależnie od tego, jakie przyjmiemy kryteria, jednak na liście najczęściej spotykanych rodzajów premii znajdują się:
Benefity okołofinansowe to na przykład:
- karty podarunkowe do konkretnych miejsc,
- system kafeteryjny,
- wszelkie wyjazdy i wycieczki,
- dodatkowy budżet na rozwój.
Wśród benefitów pozapłacowych można wymienić na przykład:
- dodatkowe dni urlopu,
- lepsze narzędzia do pracy (lepszy telefon, samochód, laptop),
- praca hybrydowa (lub praca zdalna),
- workation.
W kontekście systemów premiowych, warto wspomnieć jeszcze o jednej rzeczy, która także wiąże się z wynikami pracy. Warto pamiętać o bieżącym docenianiu pracy i starań pracownika np. chwaląc go. To pomaga rozwijać relacje i pozytywnie wpływa na motywację pracownika.
Jeśli chodzi o częstotliwość przyznawania premii, najczęściej spotykane są systemy:
system premiowy miesięczny
system premiowy kwartalny
system roczny
Jak często przyznawać premię? W firmach często spotykamy system premiowy miesięczny, jednak nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie i wcale nie musimy się zamykać na jeden rodzaj systemu. Szerzej omawiam to poniżej, w punkcie „Określanie okresów premiowania”, ponieważ zanim zdecydujemy, w jakich okresach będziemy wypłacać premię poszczególnym pracownikom, najpierw musimy odpowiedzieć sobie na pytanie jakie są cele systemu premiowania, a także jakie cele firmy ma wspierać.
Szukasz kalkulatora premii dla pracowników?
Przygotowaliśmy dla Ciebie specjalny kalkulator, z którym zaprojektujesz własny system premiowania pracowników. Możesz wykorzystać go też do zarządzania obecnym systemem premiowym.
Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać arkusz – wzór systemu premiowania.
Jak stworzyć system premiowy? Krok po kroku
W toku projektów realizowanych dla naszych klientów wypracowaliśmy praktyki i zasady, o których warto pamiętać jeśli chcemy stworzyć skuteczny system premiowania.
Kierujemy się nimi zawsze, niezależnie od tego czy tworzymy system premiowy od zera, czy ulepszamy istniejący.
Określenie celu i wizji systemu oraz wyzwań organizacji
Początkiem tworzenia dobrze działającego systemu premiowania jest uznanie, że musi on wspierać realizację strategii firmy i dawać zwrot z inwestycji. Zanim zaczniemy „robić system premiowy” powinniśmy dobrze określić cel wprowadzenia systemu.
Pierwszy krokiem przy projektowaniu nowego systemu premiowania powinno być określenie, które cele firmy nasz system premiowania ma wspierać. Brak jasno określonego celu sprawia, że każdy dział koncentruje się tylko na swoich obszarach.
Celem dobrego systemu jest motywowanie pracowników na przykład do:
realizacji celów istotnych dla firmy,
osiągania lepszych wyników,
popełniania mniejszej ilości błędów,
postępowania zgodnie z ustalonymi zasadami.
I tutaj ważna uwaga. Premia powinna wpływać pozytywnie na wynik firmy, w takim rozumieniu, że cele poszczególnych pracowników i zespołów, czy realizowanie zadań, powinny zwiększać wyniki firmy i tym samym, w planie minimum, pokrywać koszty premii. Żeby premia realnie się opłacała, jej koszty nie powinny być wyższe niż zyski wywołane z jej wprowadzenia.
Oczywiście nie zawsze da się dokładnie zmierzyć wpływ każdego aspektu pracy na wynik firmy, ale powinniśmy do tego dążyć.
Opracowanie założeń systemu premiowego i zasad premiowania
Pracownicy chcą wiedzieć, za co konkretnie dostają premię i mieć możliwość wpływania na jej wysokość swoją pracą. Z psychologicznego punktu widzenia: jeżeli biegnę wyścigu, to chcę wiedzieć ile mam przebiec, gdzie jest meta i co mnie czeka na tej mecie.
Kiedy natomiast ktoś przychodzi i mówi: “Słuchaj, możesz dostać premię, ale ta premia zależy od tego, jak pracujesz, jak idzie w organizacji, od wyników innych pracowników działu. Raz na kwartał to ja decyduję, ile tej premii dostaniesz”. Wtedy w odczuciu pracownika otrzymanie premii jest trudne, być może uzna nawet, że wręcz niemożliwe. W takiej sytuacji pracownik nie wie też, gdzie dokładnie ma się starać i co zwiększy jego szanse na otrzymanie premii.
Zasady premiowania muszą być jasno określone. Cele (lub zadania do wykonania) muszą być zrozumiałe dla pracownika oraz mierzalne. Tak, aby wiedział, co konkretnie ma robić i w jaki sposób może zwiększyć swoją szansę na otrzymanie premii.
Warto jasno określić jaka jest podstawa premii. Jaka jest premia minimalna, a jaka maksymalna. Warunki systemu premiowania powinny być jasne. Jeśli chodzi o podstawę to można spotkać kilka modeli:
Podstawa to % wynagrodzenia (np. 20% wynagrodzenia rocznego).
Podstawa to konkretna kwota.
Podstawa to kwota uzależniona od np. wyniku firmy.
Podstawa to % budżetu premiowego przewidzianego na cały dział czy zespół.
Dobór podstawy zależy od specyfiki danej firmy czy zespołu. Zawsze bezpiecznym rozwiązaniem jest opcja pierwsza. Dobre praktyki sugerują, że nie powinno być to mniej niż 10% wynagrodzenia.
Jak często ma być wypłacana premia? Miesięcznie, kwartalnie, rocznie? To zależy od kilku czynników.
stanowisko i poziom zaszeregowania — najczęściej pracownicy na wyższych szczeblach większą część premii mają wypłacaną w dłuższych okresach. To dlatego, że mają istotniejszy wpływ na wyniki całej firmy, a ich wkład jest często widoczny w dłuższym okresie. Z drugiej strony pracownicy fizyczni najlepiej reagują na premię miesięczną, dlatego w tym przypadku dobrze sprawdzą się systemy premiowe miesięczne.
wysokość podstawy — jeśli mamy do dyspozycji wysoką podstawę to możemy ją rozdzielić na mniejsze porcje.
postawione cele czy zadania — to, jakie zostały wyznaczone cele indywidualne, zespołowe i zadania, a także jak często są rozliczane również wpływa na okres premiowania. Niektóre zadania muszą trwać pół roku, a niektóre są na tyle codzienne, że można je rozliczać co miesiąc.
Warto też pamiętać o psychologii postrzegania wartości pieniądza.
W przypadku 20% podstawy, kwota miesięczna także wygląda atrakcyjnie, natomiast premia kwartalna to konkretny zastrzyk gotówki dla pracownika. W przypadku 10% podstawy premia miesięczna to kwota, która może mieć mniejszy potencjał motywacyjny, dlatego lepiej przyznać ją kwartalnie, a nawet rocznie.
Bardzo często premia jest przyznawana na przykład co kwartał, a potem na zakończenie roku. Sprawdza się to szczególnie w przypadku kadry zarządzającej.
Wyznaczanie okresów premiowania i wyliczanie premii znacznie ułatwia kalkulator systemu premiowego, który przygotowaliśmy do pobrania. Stworzysz z nim własny system premiowania lub wykorzystasz do łatwiejszego zarządzania obecnym systemem.
Każdy pracownik, niezależnie od stanowiska, powinien mieć szansę, aby otrzymać wynagrodzenie premiowe adekwatne do swojego wkładu w sukces firmy.
Najczęściej premiowane są działania działów sprzedaży. Dla działów handlowych relatywnie łatwo jest znaleźć konkretne mierniki, które pomogą określić warunki przyznawania premii od sprzedaży (chociaż i tutaj diabeł tkwi w szczegółach).
Premie pracowników działu administracyjnego, czy działu marketingu muszą być oparte na innych wskaźnikach. Ich znalezienie jest trudniejsze, ale jak najbardziej możliwe.
Istnieje jednak możliwość wprowadzenia systemu premiowania dla wszystkich pracowników. Warto stworzyć system premiowy dla pracowników każdego z działów. Na rozwój i sukces organizacji wpływa znacznie więcej czynników niż sama sprzedaż np. tempo fakturowania, ściągania należności czy odpowiednia jakość produktów.
Tylko indywidualne systemy premiowania i wynagradzanie tylko menedżerów lub tylko działu sprzedaży tworzy podział na „lepszych i gorszych” pracowników. To wpływa negatywnie na współpracę i wzmacnia silosy.
Szczególnie w przypadku działów sprzedaży (ale nie tylko), dobrze działa system, w którym pracownik otrzymuje wyższą premię, gdy przekroczy oczekiwania. Należy tutaj zadbać z jednej strony o realność oczekiwań bazowych, a z drugiej o takie zbudowanie progów ponad 100% realizacji, aby były one ambitne i jednocześnie możliwe do realizacji.
Przeczytaj case study z budowania systemów premiowych w firmach
[Case study] System premiowy, który rośnie razem z firmą w 4 Partners TSL S.A.
4 Partners TSL S.A. zajmuje się spedycją i logistyką na terenie całej Europy. Współpracuje z firmami reprezentującymi różne branże i sektory gospodarki, realizując przewozy ładunków ekspresowych i niebezpiecznych. Oferuje także usługi takie jak magazynowanie czy składowanie. System premiowy dla firmy 4 Partners TSL S.A. Siłą 4 Partners TSL S.A. są
[Case study] Digitalizacja procesów komunikacji w zespole
Dobra komunikacja w zespole jest istotna szczególnie w przypadku gdy mówimy o komunikacji w zespole projektowym. Wdrożenie nowego produktu trwa kilka tygodni i angażuje większość działów firmy. Wykorzystanie narzędzi digital, może wyraźnie zwiększyć efektywność procesu i sprawić, że zespołowi będzie pracowało się lepiej. Limpol działa na rynku od 25 lat
[Case study] Geotest – budowanie strategii organizacji opartej na procesach
Wzrost firmy oznacza zmiany. Wejście na wyższy poziom wymaga modyfikacji sposobów działania w firmie i dokładnego przyjrzenia się wszystkim procesom. Jeśli chcemy, żeby następował rozwój organizacji, musimy pomyśleć o planie rozwoju i odpowiedniej strategii firmy. Rozrastająca się firma musi wprowadzać zmiany w swojej strukturze. Wzrost i rozwój firmy – czy
[Case study] System premiowy w Dekpol Deweloper – jak stworzyć system odporny na trudne czasy
Celem każdego systemu premiowego powinno być z jednej strony zwiększanie szans na zrealizowanie założonych celów, a z drugiej motywowanie pracowników i zwiększanie ich zadowolenia z pracy. Te dwa elementy są uniwersalne dla każdej firmy, a jednocześnie muszą być zawsze dostosowane do wymagań organizacji, co okazało się prawdą także w przypadku
Wskaźniki, czyli to za co premiujemy, muszą być tak dobrane, aby z jednej strony miały realne znaczenie dla biznesu, a z drugiej strony były czymś na co pracownik ma wpływ.
Dlatego też sugerowaliśmy, aby znaleźć inny wskaźnik zbliżony do wskaźnika typu North Star. W ciągu kilku tygodniu udało się stworzyć odpowiednie lejki sprzedażowe na stronie tak, aby śledzić konwersję ruchu i ustawić cele marketingu na konwersję. Dzięki temu można było skupić się na tworzeniu leadów i rozliczaniu z nich w systemie premiowym.
Niestety często spotykamy także systemy prowizyjne oparte o nieadekwatne wskaźniki, czyli takie, które nie wskazują faktycznej rentowności funkcjonującego systemu.
Handlowiec miał do osiągnięcia wyznaczone cele sprzedażowe. Obaj handlowcy mieli (pozornie) takie same warunki.
Jedną z istotnych zmian w systemie prowizyjnym, było uznanie, że koszty marketingu B2B zmniejszają marże i tym samym podstawę prowizyjną. Dzięki temu handlowiec nr 1 z czasem wyrównał swoje wyniki (zmniejszając swoje koszty marketingu i zwiększając marżę).
Budmech
Qmatch Consulting przeprowadził w naszej firmie proces wdrożeniu systemu motywacyjnego dla całej ponad 80-osobowej organizacji. W ramach projektu powstał system premiowy oparty o cele i zadania dla ośmiu działów i czterech oddziałów, a także system prowizyjny dla pięciu działów w Pionie Handlowym. Po pelnym roku funkcjonowania systemu w organizacji widzimy jego pozytywny wpływ zarówno na motywację pracowników jak i wyniki firmy. Zarówno system premiowy jak i prowizyjny zdecydowanie spełniły nasze oczekiwania i zwiększyły efektywność firmy.
Konsultacje
Zawsze kiedy pracujemy nad systemem premiowym lub prowizyjnym, staramy się go konsultować z managerami czy pracownikami. Piszę “staramy”, bo nie zawsze jest to możliwe, ale na pewno wskazane. Kiedy mamy zamiar zmieniać system premiowy czy prowizyjnego musimy mieć świadomość, że jest to wpływanie na ważny aspekt życia pracowników — na to ile mogą mieć pieniędzy.
Jeśli prowadzisz samodzielnie projekt tworzenia lub modyfikowania systemu, zaangażuj w niego inne osoby. Dzięki temu unikniesz wielu błędów, które mogą wynikać z nieświadomości wszystkich mechanizmów funkcjonujących w danym dziale. Zaangażowanie innych osób ułatwi też jego wdrożenie.
Analiza kosztochłonności systemu / kontrolowanie kosztów systemu
Niezwykle istotne jest także przeprowadzenie symulacji działania systemu przy różnych scenariuszach. Tylko dzięki temu, można upewnić się, że koszty premii nie przekroczą potencjalnych zysków wypracowanych przy osiągnięciu premiowanych celów. To sprawdzenie ile system może nas kosztować w różnych wariantach.
Często analizujemy całoroczny budżet klienta, bierzemy pod uwagę różne scenariusze realizacji wyniku i sprawdzamy, w którym momencie system premiowy może być obciążeniem budżetu.
Opracowanie dokumentacji
Kiedy mamy już opracowany ostateczny kształt systemu, należy przygotować dokumentację dla pracowników, która pozwoli im kontrolować poziom osiągania celów oraz odpowiedni system raportowania. Zespoły i poszczególni pracownicy muszą widzieć te wyniki i czuć, że robią postępy.
Przygotowując narzędzia do wyliczania premii, warto też jak najwięcej automatyzować. Często tworzymy dla klientów odpowiednie formatki w programie Excel (kalkulatory premii), z którymi można liczyć premię znacznie szybciej. Umożliwiają też śledzenie indywidualnych wyników pracownika oraz wyników zespołowych. Celem jest to, żeby jak najbardziej uprościć cały system w codziennej obsłudze.
Często w systemach handlowych lub finansowych można także wprowadzić odpowiednie moduły, czy funkcje, które usprawnią naliczanie premii.
Komunikowanie zasad premiowania
Jeśli zasady premiowania nie są dla pracownika transparentne, to system może działać wręcz demotywująco („nie wiem, za co mogę dostać premię, to po co się wysilać”).
Ważne jest, żeby odpowiednio jasno wyjaśnić system premiowy pracownikom i odpowiedzieć na wszystkie ich pytania. Jednocześnie należy też zachować poufność szczegółów systemu, tam, gdzie to zasadne (np. jeśli kwoty premii czy progi premii są różne dla danego stanowiska pracy, czy działu).
Weryfikacja działania systemu premiowego
Nowoczesny system premiowania to taki system, który jesteśmy w stanie dopasować do zmieniających się warunków otoczenia rynkowego. Z naszego doświadczenia wynika, że system premiowy warto poddawać rewizji raz w roku. Sprawdzić, jak działa ze strategią, omówić go z kadrą managerską, przeprowadzić analizę kosztochłonności, zestawić go z budżetem na nowy rok.
W czasie przeprowadzania ewaluacji warto też wziąć pod uwagę nowe trendy, czy to wątki kafeteryjne, czy dodatkowe dni wolnego urlopu. Sprawdzić, czy nasz system jest adekwatny do tego, co się dzieje na rynku, do tego, jaki system proponuje konkurencja. Pracownicy, którzy znają również ofertę benefitów konkurencji, zwracają uwagę na to, co mamy do zaoferowania.
Kawczyński Logistics
Pragnę wyrazić zadowolenie i satysfakcję z przebiegu dotychczasowej współpracy z Qmatch Consulting. Zespół wspiera nas w transformacji procesów biznesowych. Kluczowymi obszarami działań jest projektowanie strategii zarządzania, mapowanie procesów oraz przemodelowanie systemu wynagrodzeń i premiowania.Wiedza z zakresu strategii zarządzania, procesów, finansów i budowania zespołów, a także doświadczenie i entuzjazm wkładane w projekt sprawiły, że dotychczas wdrożone rozwiązania usprawniły procesy biznesowe oraz działania zespołów
Skuteczny system premiowy to element systemu wynagrodzeń w firmie
System premiowy może dobrze uzupełniać system wynagrodzeń podstawowych. Warto wzmocnić system wynagradzania systemem premiowym. Dobrze skonstruowany system premiowy może być doskonałym narzędziem zwiększającym zaangażowanie i efektywność pracowników, a wypłacana dodatkowo do wynagrodzenia premia ma motywować do dalszej realizacji celów. Zanim jednak zaczniemy jakikolwiek prace, trzeba zastanowić się, które konkretnie cele ma wspierać nasz system, a następnie skupić się na właściwym wyznaczeniu celów premiowych i opracowaniu jasnych zasad premiowania (przyznawania wynagrodzenia premiowego).
Ile trwa stworzenie systemu premiowania w firmie?
Stworzenie dobrego systemu premiowego to proces trwający około 10-16 tygodni. Kiedy przystępujemy do opracowania kompleksowego systemu premiowania dla naszych klientów, proces ten obejmuje kroki opisane powyżej. Niezależnie od tego, czy tworzymy go od zera, czy wprowadzamy zmiany do funkcjonującego systemu premiowania.
Warto się nimi kierować, niezależnie, czy przygotowanie systemu premiowego zlecamy konsultantom, czy planujemy zaprojektować go samodzielnie.
Podsumowując, te poszczególne elementy, na które warto zwrócić uwagę to:
Diagnoza aktualnego systemu wynagrodzeń i systemu premiowego.
Ustalenie podstawowych założeń, celów i wizji systemu premiowego oraz wyzwań organizacji.
Wypracowanie konkretnych zasad funkcjonowania systemu premiowania (miary, wskaźniki, cele, poziomy, podstawa premii, okresy premiowania).
Konsultacje z managementem i pracownikami.
Dopracowanie technicznej strony systemu (mechanizm naliczania premii).
Analiza kosztochłonności systemu / kontrolowanie kosztów systemu.
Opracowanie dokumentacji i usprawnienie procesu naliczania premii.
Komunikacja nowego systemu wraz z niezbędnymi szkoleniami.
Wdrożenie wypracowanych rozwiązań.
Ewaluacja działania systemu premiowego.
Stwórz własny system premiowania pracowników - wzór kalkulatora premii
Na co dzień budujemy systemy premiowe dla firm oraz pomagamy wprowadzać zmiany w obecnym systemie premiowym (oraz prowizyjnym). Na bazie naszych doświadczeń i dobrych praktyk powstał kalkulator systemu premiowego, dzięki któremu można łatwo liczyć premię pracowników nie poświęcając na to wielu godzin.
Arkusz zawiera m.in.
➡ Podział na różne okresy premiowania zależnie od zaszeregowania
➡ Możliwość wyboru określonego % wynagrodzenia za dany okres, zależnie od zaszeregowania
➡ Arkusze dla każdego pracownika w firmie wraz z miejscem na zdefiniowanie wyzwalaczy oraz dobrymi praktykami jak je określać
➡ Automatyczne wyliczenia premii dla pracowników
➡ Podsumowanie pozwalające na ocenę kosztochłonności systemu
Szukasz kalkulatora premii dla pracowników?
Przygotowaliśmy dla Ciebie specjalny kalkulator, z którym zaprojektujesz własny system premiowania pracowników. Możesz wykorzystać go też do zarządzania obecnym systemem premiowym.
Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać arkusz – wzór systemu premiowania.
Jak korzystać z pliku tłumaczyłem w trakcie webinaru „Jak samodzielnie stworzyć system premiowy”
Poniżej znajdziesz nagranie wraz z napisami, a pod tym linkiem transkrypcję webinaru o systemie premiowania w firmie. W trakcie webinaru omawiam m.in. przykłady systemów premiowych oraz omawiam jak można ustalić system premiowania na przykładzie jednego z naszych klientów (case study).
Omówienie arkusza trwa od 51:06 do 1:10:30 minuty nagrania. Pod filmem znajdziesz oznaczenie rozdziału poświęconego arkuszowi.
Jeśli w trakcie pracy z arkuszem pojawią się jakieś pytania, wątpliwości lub trudności, skontaktuj się ze mną pod adresem tomasz.nalewajk@qmatch.pl, pomogę 🙂
Masz pytania o systemy premiowe?
Chcesz dowiedzieć się, jaki system premiowy najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie? Wypełnij formularz kontaktowy, skontaktujemy się z Tobą nawet tego samego dnia!