Teraz przejdźmy do naszego Excela. Co mamy w tym Excelu?  Zakładka „Pracownicy”, a potem „Konfigurator”. Kolejne zakładki 1, 2, 3, 4, 5 odpowiadają danym pracownikom. Instrukcja, jak dodać więcej pracowników. Następnie analiza kosztów. Jest też przykładowy pracownik wypełniony.

Zaczynając od tego pierwszego miejsca, ja sobie tutaj pozwoliłem wpisać pracownika. Aha, jeszcze jedna uwaga – ten plik jest zabezpieczony, żeby formuły się nie zmieniły. Oczywiście jest odblokowany tam, gdzie trzeba, czyli tam, gdzie można zmieniać te dane. Natomiast tam, gdzie nie trzeba, jest po prostu zablokowany, żeby nie mieli Państwo problemów, że coś się posypie, i teraz nie wiadomo, co z tym robić.

Zakładka „Pracownicy” – tutaj mamy pracowników. Wpisany jest: pan Zygmunt Waza – dyrektor sprzedaży, Robert Makłowicz jest managerem sprzedaży, no jakieś takie znajome nazwiska. Bolesław Śmiały – specjalista w sprzedaży. Tutaj wpisujemy imię, nazwisko, dział, zaszeregowanie, które wybieramy: dyrektor, manager, specjalista, pracownik fizyczny. Stanowisko i wynagrodzenie miesięczne brutto – i to jest wszystko, co tutaj mamy. Możemy sobie dopisać więcej pracowników, wybrać dla nich zaszeregowanie. Dlatego to jest wybór – że to jest później ważne ze względu na te formuły, które stąd biorą dane .

Zakładka „Konfigurator” – określone są okresy premiowania dla stanowisk na każdym poziomie zaszeregowania. Jeśli premia ma być przyznawana za dany okres, to zostaje on określony. Dla dyrektora, przykładowo, wybrano, że będzie otrzymywał premię kwartalnie. Dla każdego stanowiska określono okresy premiowania: dla dyrektora – kwartalnie i rocznie, dla menadżera – kwartalnie i rocznie, dla specjalisty – tylko miesięcznie i kwartalnie, a dla pracownika fizycznego – tylko miesięcznie. Automatycznie podświetlają się komórki, w których trzeba wybrać budżet premiowy.

Okej, dyrektor ma przyznawaną premię kwartalnie i rocznie. Powiedzmy, że kwartalnie może dostać 10% wynagrodzenia kwartalnego, a rocznie – 15%. Razem to jest budżet – 25% jego wynagrodzenia. Teraz wybieramy sobie managera. Powiedzmy, że to będzie 15% tutaj, a rocznie 10%. Dlaczego 15%? Bo zakładamy, że jego cele kwartalne będą bardziej powiązane z tym, co ma wpływ na całą organizację. A jako manager ma trochę mniejszy wpływ na cele roczne, które mogą zbierać wyniki całej organizacji. Dlatego, pomimo tego, że to jest 25%, tak samo, bo to jednak powinno być wyrównane, ale niekoniecznie, bo też może być także dyrektor ma wyższy poziom, menedżer ma niższy, ale tutaj tak to akurat rozłożyłem.

Specjalista – załóżmy, że specjalista będzie miał miesięcznie o 10%, a kwartalnie też 10%. Tak więc tutaj widzimy, że jest już to trochę rozróżnienie, że ten budżet premiowy jest niższy na poziomie specjalistycznym. A pracownik fizyczny całe 20% dostanie w okresie miesięcznym.

Tutaj mamy te podstawowe rzeczy skonfigurowane. Teraz sobie zajrzyjmy do pliku dla danego pracownika. Tutaj jest instrukcja, a teraz nie będę czytał. Ona jest po to, że jak Państwo będą na tym sobie pracowali, mogą sobie to tutaj szczegółowo obejrzeć.

Zakładki dla poszczególnych pracowników (1,2,3,4) – Tutaj u góry, jest liczba porządkowa danego pracownika. Tutaj, wybieram sobie jedynkę i dlatego jest Zygmunt Waza, dyrektor sprzedaży. Mogę sobie wybrać też wybrać dwójkę, wtedy mi to zmieni na pana Roberta Makłowicza, ale zostaniemy przy panu Zygmuncie, dyrektorze sprzedaży.

Automatycznie jest podstawiane jego wynagrodzenie i automatycznie z tego, co wcześniej wybraliśmy, liczy się premia kwartalna i premia roczna oraz budżet. Tak i razem rocznie, ile tutaj wychodzi, razem na budżet na premie 31,5, czyli 25%. Wszystko się zgadza, czyli kwartalnie ten pracownik może dostać 3000 zł, razem rocznie z kwartalnych 12, roczna to jest 18 900. Razem rocznie 18.900, tak.

No i teraz co mamy niżej. Przechodzimy do większych szczegółów. Premia miesięczna. Ten okres premiowania nie dotyczy tego pracownika, nie wypełniamy tej części okna. Przy określeniu warunków promieniowania wypełnił tylko pola zaznaczone na zielono, czyli mogę wypełniać sobie tylko te pola. Określ wyzwalacze dla pracownika i ich wagi, następnie określ poziom realizacji od 1 do 5 oraz przypisany im poziom Premii. Można sobie zobaczyć też jak to jest wypełnione dla przykładowego pracownika w momencie oceny realizacji warunków premiowania danym okresie. Wypełniamy pola zaznaczone na niebiesko.

Wyzwalacze – tutaj mamy wyzwalacze – w tym przykładzie kopiujemy. Czyli mamy wygenerowanie sprzedaży powyżej 500 tysięcy złotych, wprowadzenie trzech nowych produktów do sprzedaży i sprzedaż razem na poziomie minimum 40 tysięcy złotych, pozyskanie 20 nowych klientów przez zespół sprzedaży. No i tutaj są wagi do tego zdefiniowane, czyli 20%, 50%, 10%. Razem powinno być 100%, dlatego tutaj wrzuca mi błąd.

No dobrze, no to definiujmy. Załóżmy wpływ sprzedaży i to będzie 40%, wprowadzenie trzech nowych produktów 30%, pozyskanie 20%. No i teraz widzę, że to mi się od razu przeniosło. Tutaj mamy wygenerowanie sprzedaży, mamy te wagi i mamy następnie budżet na składnik. Czyli to się bierze z tą rzeczą 40% tej wagi i tutaj się to po prostu ułoży. Można podejrzeć formułę, to się mnoży na podstawie tego pola 3000 zł razy x 40%.

Czyli widzimy, że taki jest budżet na składnik. Jeżeli ta sprzedaż zostaje wygenerowana powyżej 500 tysięcy, to maksymalna ta premia wynosi 1260 złotych. Znaczy może nie maksymalna, podstawowa. To jest też ważny element, że to jest ta premia podstawowa. Później wpisujemy te opisy poziomu. Ja teraz znowu sobie pozwolę to z arkusza przykładowego pracownika pożyczyć. Skopiujemy to i wkleimy tutaj.

Rozszerzymy troszkę o sprzedaż poniżej 350 000. Sprzedaż pomiędzy 350 tysięcy a 440 tysięcy, to powiedzmy jest 40% tego poziomu. Sprzedaż pomiędzy 440 a 480 to jest powiedzmy 70%. To może sobie wybrać czwórka jest założona, jak i taki poziom wyjściowy. Czyli tutaj mamy między 480 a 510, to jest ważne. Cały system premierowy nie powinien być skonstruowany „tak” albo „nie”. Czyli zrobiłeś target, dostajesz, nie zrobiłeś, nie dostajesz. No bo jednak niekiedy jest trudno trafić. Może były jakieś wskaźniki obiektywne, które powiedziały, że jednak te 480 się udało, ale było blisko. To oczywiście też musi być ujęte.

To są bardzo bardzo przykładowe rzeczy. W niektórych firmach ktoś by powiedział „Jak to 20 000 różnicy”. To jest wszystko do dyskusji. Ktoś by powiedział, jak to w ogóle dawać premię przy tak niskiej realizacji. Też tak może być, że to się w ogóle w rachunku zysków i strat nie klei. I tak naprawdę ten poziom 40% to jest przy realizacji 470 tysięcy. To są tylko przykłady, a natomiast ten 100% jest gdzieś w tym miejscu i to jest jakiś zakres. I to też znowu zależy od budżetu. Jeżeli założymy, że ten procent może być wyższy, że na przykład ja mogę wysłać 120% tego elementu, no to wtedy też budżet premiowy się zmienia. To będzie zaraz widoczne w analizie kosztów.

Więc mamy tak: mamy realizację. Tutaj już jest wybrana, załóżmy. Ja teraz to wykasuję, żeby to było wszystko na zero, żeby nam to tutaj nie zmieniało obrazu. Ja w realizacji daje sobie, załóżmy, że ten człowiek to zrealizował na trójkę. Wiemy, że sprzedaż była. Ten człowiek na tym jego zespołowa sprzedaż była między 440 a 480. Tutaj automatycznie system mi liczy, że to jest 70% tej kwoty. I tak samo jest później z każdym innym elementem. Definiujemy sobie zakres. Znowu przykładowo, wkleję to. Definiujemy sobie zakres. Widzimy, że wprowadzenie mniej niż dwóch produktów na 100% jest niewystarczające. Wprowadzenie trzech produktów i sprzedaż minimum 40 tysięcy jest na poziomie 70%. Natomiast wprowadzenie trzech produktów i sprzedaż powyżej 50 tysięcy to 100%. Definiujemy te poziomy. Ja lubię tworzyć taki system, w którym jest jakaś logika i porządek. Gdy raz zdefiniujemy poziomy, powinny być one podobne. Jednak to nie jest konieczne, bo celem biznesowym jest to, by logika nie przesłaniała celów. Może się zdarzyć, że stwierdzę: „Jak sprawdzą trzy produkty, to dam im 140%”. No i teraz widzę, że okej, tutaj ten człowiek wprowadził 3 produkty i nawet większą sprzedaż zrobił. No to daje mu tu piątkę. Widać, że to jest 140% z tych 945 zł, więc maksymalnie taka osoba dostanie 1323 zł za ten składnik.

Załóżmy, że tutaj też wprowadziłbym te kolejne elementy, a razem mi się sumuje tutaj ta kwota. Widzę, że to jest 90% z tej premii, która została zabudżetowana.To jest 90%. To jeszcze, żeby to zrobić, to bym musiał tutaj wyklikać, że tu jest 40, tu jest 70, a tu jest załóżmy 120. Tak i wtedy mi to liczy, że max premia to jest 126%, bo to wynika z tego, że jak ktoś by zrobił wszędzie te piątki 120, 140, 120, no to wtedy te 126 to jest maksymalna premia do uzyskania.Ten człowiek akurat tutaj uzyskał 2205, albo tutaj nie ma realizacji, jakby załóżmy tutaj zrobił realizację na czwórkę. No to by wykręcił 3150 zł, czyli akurat dokładnie wstrzeliłby się w budżet tą swoją podstawę realizując jeden z celów powyżej. Jakby wszystkie z tych celów zrealizował na piątkę, no to wtedy dostanie tą maksymalną premię, która wynosi 126% podstawy.

To jest też ważne, żeby sobie określić tutaj na tym poziomie, czy ten poziom piąty ma funkcjonować. On nie musi funkcjonować. Nie funkcjonuje w każdej organizacji. Teraz mamy taki projekt dla firmy produkcyjnej, technologicznej. Tam po prostu na poziomie tej bazowej premii jest określony pewien budżet. Nie ma przekroczeń. Tam za bardzo nie ma co przekraczać. Nie wszystko da się przekroczyć, więc tam kończy się na czwórce.

Teraz nie będę tego robił, natomiast to też jest pokazane tutaj na przykładzie pracownika. Mamy premię roczną i przykładowego pracownika, który wygenerował sprzedaż, zwiększył marżę i pozyskał klientów. Na magazynie utrzymał poziom poniżej 25 dni, i każdy z tych celów ma swój budżet składnikowy, a każdy z celów ma swoją realizację i na tej podstawie wyliczana jest premia roczna. Teraz mamy kolejnych pracowników: pierwszego, drugiego, trzeciego, czwartego i piątego, a tutaj mamy przykładowego pracownika numer 7, Jeffa Bezosa, który pracuje w magazynie ;). Teraz, jeśli ja tutaj sobie zmieniam nazwę na „siódemka”, bo to jest ten siódmy pracownik, i teraz tutaj wpiszę sobie „Tomasz Kowalski, administracja, specjalista, specjalista o 4 600”.

Jak wprowadzić kolejnego pracownika?

Arkusz wzorcowy o nazwie X to był ten przed chwilą. Wprowadzamy kolejnego pracownika do tabeli w arkuszu „Pracownicy”. Zmieniamy nazwę nazwę nowego arkusza stworzonego na podstawie arkusza wzorcowego na liczbę porządkową przypisaną do danego pracownika w komórce C1. Wybieramy liczbę porządkową taką samą jak nazwa arkusza do danego pracownika, czyli to działa w ten sposób, że robię sobie przenieś lub kopiuj. Utwórz kopię, przenoszę sobie na koniec. Przesuwam sobie, zmieniam sobie od razu na ósemkę, bo patrzę, że ten pracownik ma tutaj ósemkę. Zmieniam sobie ID na ósemkę. No i tu mi się aktualizują te wszystkie informacje, że to już jest Tomasz Kowalski, wszystko jest wyliczone. No i jest napisane, że OK, ten człowiek ma premię miesięczną, ma premię kwartalną nie ma premii rocznej. Moim zadaniem jest teraz podpisywać te wyzwalacze, powpisywać wszystkie wagi. Jak to już wszystko wpiszę, wtedy jest jeszcze ostatnia tabelka, która podsumowuje koszty.

Arkusz „Analiza kosztów” –  Czyli mamy wszystkich pracowników, których sobie wpisaliśmy razem już z Tomaszem Kowalskim, którego sobie tutaj dopisaliśmy. Mamy ich wynagrodzenie, mamy ich premie miesięczną, mamy ich premie kwartalną  tam, gdzie dotyczy, mamy maksymalny poziom realizacji wyzwalacza.

Przy premii kwartalnej mamy wynik 126. Skąd to się bierze? To jest wyliczone w tym miejscu. To wynika z tego, że te wyzwalacze na poziomie piątym są powyżej 100. Jeżeli tego byśmy w ogóle nie mieli, to 126 tutaj nie miałoby miejsca. Jednak to jest ważne, ponieważ ten poziom maksymalny jest wtedy wyższy. On wynosi wtedy nie 12 600, ale 15 tysięcy w tym obszarze. Kiedy zdefiniujemy to dla wszystkich, wtedy pojawi nam się poziom podstawowy budżetu premii 124 tysiące i poziom maksymalny. W tym momencie tylko dla dyrektora, ale po zdefiniowaniu w każdym pliku dla każdego pracownika, to się policzy dla wszystkich.

Myślę, że to tyle, jeśli chodzi o ten plik.